Підприємство втратило документи фінансово-господарської діяльності: що робити?

Підприємство втратило документи, що відображають фінансово-господарську діяльність, бухгалтерський і податковий облік. Що потрібно зробити в такій ситуації?

У разі втрати документів фінансово-господарської діяльності, бухгалтерського та податкового обліку підприємству необхідно:

1. Повідомити орган ДФС за основним місцем обліку про втрату документів. Зробити це потрібно протягом п'яти днів із моменту втрати документів, незалежно від причини їх втрати (п. 44.5 Податкового кодексу, далі – ПК).

Форма повідомлення про втрату документів законодавчо не встановлена, тому його можна подати в довільній формі.

Існує два способи повідомлення органу ДФС:

• або передати заяву безпосередньо податковій інспекції (на другому примірнику робиться позначка про отримання заяви),
• або направити цінним листом з описом вкладення і повідомленням про вручення. Опис вкладення, засвідчений підписом працівника і печаткою поштового відділення, підтвердить, що на адресу податкової інспекції направлено саме сповіщення про втрату документів, а повідомлення про вручення підтвердить факт отримання податковою інспекцією такого сповіщення.

Наприклад, орган ДФС призначив позапланову виїзну документальну перевірку підприємства тривалістю 10 робочих днів – із 3 по 16 липня 2015 року. Оскільки в офісі підприємства був ремонт, перевірка (за погодженням сторін) проводилася у приміщенні органу ДФС. Бухгалтер підприємства 3 липня повезла документи фінансово-господарської діяльності до податкового органу, але по дорозі у неї стався гіпертонічний криз і швидка допомога доставила працівницю до лікарні. У сум'ятті сумка з документами підприємства була загублена. Підприємство зобов'язане повідомити орган ДФС про втрату документів не пізніше 8 липня.

У цьому випадку провести перевірку неможливо, і її потрібно перенести до дня відновлення підприємством (підприємцем) документів для перевірки і подання їх органу ДФС.

2. Документально підтвердити причину втрати документів.

Найчастіше необхідність документального підтвердження факту втрати документів фінансово-господарської діяльності, бухгалтерського та податкового обліку зумовлена відповідними вимогами органу ДФС. Адже, приймаючи рішення про перенесення строку перевірки, орган ДФС хоче переконатися в тому, що підприємство дійсно не може на цей момент подати документи для перевірки у зв'язку з їх втратою, а не просто ухиляється від їх подання. На підтвердженні причини втрати таких документів зацікавлене саме підприємство, особливо якщо це сталося не з його вини.

Причиною втрати зазначених документів може бути здійснення стосовно підприємства або його посадових осіб кримінального правопорушення. Наприклад, у приміщенні, у якому підприємство (підприємець) провадить діяльність, сталася крадіжка або посадову особу підприємства (підприємця), при якій були документи, пограбували.

Нагадаємо, і крадіжка, і грабіж є умисними кримінальними правопорушеннями (злочинами), спрямованими на викрадання майна. Відповідальність за вчинення цих порушень передбачена ст. 185, 186 Кримінального кодексу, і підприємство (підприємець) у такому разі буде постраждалою стороною.

Щоб підтвердити факт викрадення документів фінансово-господарської діяльності, бухгалтерського та податкового обліку, підприємство (підприємець) повинне подати до міліції заяву про крадіжку документів (ст. 55, 216 Кримінального процесуального кодексу, далі – КПК) та отримати підтвердження реєстрації органом внутрішніх справ зазначеної заяви в Єдиному реєстрі досудових розслідувань (далі – ЄРДР) (ст. 56 КПК). Таким підтвердженням буде виписка з ЄРДР, видана слідчим. Кримінальне провадження за фактом крадіжки документів уважається розпочатим з моменту внесення до ЄРДР заяви підприємства або його посадових осіб (підприємця) про вчинене стосовно них кримінальне правопорушення (ст. 214 КПК).

Якщо причиною втрати документів стала непередбачена подія (наприклад, в офісі прорвало труби опалення, і документи фінансово-господарської діяльності, бухгалтерського та податкового обліку, залиті гарячою водою, стали непридатними), підтвердити зазначений факт можна, склавши акт про залиття.

3. Відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів із дня повідомлення органу ДФС (п. 44.5 ПК).

Наприклад, підприємство повідомило орган ДФС про втрату документів 8 липня, відповідно, відновити загублені документи воно зобов'язане до 5 жовтня включно.

Для відновлення втрачених документів підприємство може зробити, зокрема, такі дії:

• отримати в банку нові виписки за рахунками;
• за узгодженням із контрагентом оформити замість втрачених нові примірники договорів (наприклад, якщо втрачені договори укладено недавно і директори, які підписали їх, ще працюють, а контрагент із моменту укладення договору не міняв печатку);
• отримати від контрагента засвідчені копії раніше укладених договорів, видаткових, прибуткових і податкових накладних, актів виконаних робіт або наданих послуг;
• скласти нові документи замість втрачених, якщо це стосується внутрішніх документів підприємства.