Предприятие потеряло документы финансово-хозяйственной деятельности: что делать?

Предприятие потеряло документы, отражающие финансово-хозяйственную деятельность, бухгалтерский и налоговый учет. Что нужно предпринять в такой ситуации?

В случае утраты документов финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерского и налогового учета предприятию необходимо:

1. Известить орган ГФС по основному месту учета об утрате документов. Сделать это нужно в течение пяти дней с момента утери документов, независимо от причины их утери (п. 44.5 Налогового кодекса, далее – НК).

Форма извещения об утере документов законодательно не установлена, поэтому его можно подать в произвольной форме.

Существует два способа извещения органа ГФС:

• либо передать заявление непосредственно налоговой инспекции (на втором экземпляре делается отметка о получении заявления),
• либо направить ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Опись вложения, заверенная подписью работника и печатью почтового отделения, подтвердит, что в адрес налоговой инспекции направлено именно извещение об утрате документов, а уведомление о вручении подтвердит факт получения налоговой инспекцией такого извещения.

Например, орган ГФС назначил внеплановую выездную документальную проверку предприятия продолжительностью 10 рабочих дней – с 3 по 16 июля 2015 года. Поскольку в офисе предприятия был ремонт, проверка (по согласованию сторон) проводилась в помещении органа ГФС. Бухгалтер предприятия 3 июля повезла документы финансово-хозяйственной деятельности в налоговый орган, но по дороге у нее случился гипертонический криз и скорая помощь доставила работницу в больницу. В суматохе сумка с документами предприятия была утеряна. Предприятие обязано уведомить орган ГФС об утрате документов не позднее 8 июля.

В этом случае провести проверку невозможно, и ее нужно перенести до дня восстановления предприятием (предпринимателем) документов для проверки и представления их органу ГФС.

2. Документально подтвердить причину утраты документов.

Чаще всего необходимость документального подтверждения факта утраты документов финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерского и налогового учета обусловлена соответствующими требованиями органа ГФС. Ведь, принимая решение о переносе срока проверки, орган ГФС хочет убедиться в том, что предприятие действительно не может на данный момент представить документы для проверки в связи с их утерей, а не просто уклоняется от их подачи. В подтверждении причины утери таких документов заинтересовано само предприятие, особенно если это произошло не по его вине.

Причиной утраты указанных документов может быть совершение в отношении предприятия либо его должностных лиц уголовного правонарушения. Например, в помещении, в котором предприятие (предприниматель) осуществляет деятельность, произошла кража либо должностное лицо предприятия (предпринимателя), при котором были документы, ограбили.

Напомним, и кража, и грабеж являются умышленными уголовными правонарушениями (преступлениями), направленными на похищение имущества. Ответственность за совершение этих нарушений предусмотрена ст. 185, 186 Уголовного кодекса, и предприятие (предприниматель) в таком случае будет пострадавшей стороной.

Чтобы подтвердить факт хищения документов финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерского и налогового учета, предприятие (предприниматель) должно подать в милицию заявление о краже документов (ст. 55, 216 Уголовного процессуального кодекса, далее – УПК) и получить подтверждение регистрации органом внутренних дел указанного заявления в Едином реестре досудебных расследований (далее – ЕРДР) (ст. 56 УПК). Таким подтверждением будет выписка из ЕРДР, выданная следователем. Уголовное производство по факту кражи документов считается начатым с момента внесения в ЕРДР заявления предприятия либо его должностных лиц (предпринимателя) о совершенном в отношении них уголовном правонарушении (ст. 214 УПК).

Если причиной утери документов стало непредвиденное событие (например, в офисе прорвало трубы отопления, и документы финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерского и налогового учета, залитые горячей водой, пришли в негодность), подтвердить указанный факт можно, составив акт о залитии.

3. Восстановить утраченные документы на протяжении 90 календарных дней со дня извещения органа ГФС (п. 44.5 НК).

Например, предприятие известило орган ГФС об утрате документов 8 июля, соответственно восстановить утерянные документы оно обязано до 5 октября включительно.

Для восстановления утраченных документов предприятие может предпринять, в частности, следующие действия:

• получить в банке новые выписки по счетам;
• по согласованию с контрагентом оформить вместо утраченных новые экземпляры договоров (например, если утраченные договоры заключены недавно и подписавшие их директора еще работают, а контрагент с момента заключения договора не менял печать);
• получить от контрагента заверенные копии ранее заключенных договоров, расходных, приходных и налоговых накладных, актов выполненных работ или предоставленных услуг;
• составить новые документы вместо утраченных, если это касается внутренних документов предприятия.