Розробка локальних нормативних актів щодо організації архіву

Цією статтею ми завершуємо серію публікацій про архів підприємства. У ній розглянемо порядок розробки Положення про архів (архівний підрозділ) підприємства і Положення про створення та організацію роботи експертної комісії на підприємстві. Такі локальні нормативні акти дозволять правильно організувати роботу, пов’язану зі збереженням документів, та уникнути їх втрати й пошкодження. Крім того, у цій публікації акцентуємо увагу на відповідальності за недбале зберігання, псування та незаконне знищення архівних документів.

Положення про архів підприємства

Насамперед зауважимо, що це Положення доцільно складати незалежно від того, як організоване зберігання документів на підприємстві: чи то створено архівний підрозділ зі штатом працівників (передусім, на середніх та великих підприємствах з обсягом документообігу 100 000 та більше документів на рік) та окремим архівосховищем; чи то невелике підприємство, на якому керівник призначає особу, відповідальну за архів, а архівосховище розташоване в окремій кімнаті, обладнаній стелажами. Зазначене стосується і Положення про створення та організацію роботи експертної комісії. 

Положення про архів (архівний відділ) регулює діяльність архівного відділу підприємства (п. 9 розд. І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Зокрема, у ньому визначається:

• порядок приймання від структурних підрозділів підприємства архівних документів у паперовому вигляді та на електронних носіях інформації;
• склад документів підприємства;
• порядок зберігання архівних документів;
• порядок та строки користування документами архіву за запитами працівників, юридичних осіб, органів державної влади та інших зацікавлених осіб;
• порядок взаємодії з іншими структурними підрозділами підприємства.

У Положенні про архів слід передбачити окремим розділом порядок подальшого зберігання архівних документів у разі ліквідації підприємства. Це допоможе швидко та належним чином передати архівну документацію підприємства, що ліквідується, ліквідатору (ліквідаційній комісії) і забезпечить її подальше належне зберігання в архівній установі.

Положення підписується керівником відділу, а за відсутності структурного підрозділу – архіваріусом або іншим працівником, на якого покладено обов’язки із забезпечення збереження документів на підприємстві (інспектор з кадрів, бухгалтер, секретар). 

Затверджується та запроваджується воно наказом керівника підприємства (або особи, до повноважень якої згідно зі статутом належить затвердження положень про структурні підрозділи).

Якщо функції ведення архіву підприємства покладено на відповідальну особу, то керівник підприємства повинен наказом призначити таку особу, визначити її права, обов’язки та відповідальність. Також у цьому наказі зазначається працывник, який заміщуватиме відповідальну за ведення архівної справи особу на період відпустки, хвороби, довгострокового відрядження тощо.
Керівництво установи зобов’язане забезпечити архів необхідним приміщенням, обладнанням і кадрами (п. 10 розд. І Правил № 1000/5).

Зразок Положення про архів підприємства наводиться в кінці статті (див. зразок 1). 

Це Положення розроблено з урахуванням Рекомендацій укладання положення про архівний підрозділ державної наукової установи, музею та бібліотеки, положення про архівний підрозділ об'єднання громадян, релігійної організації, підприємства,установи та організації, заснованих на приватній формі власності, схвалених протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Держархівслужби від 20.03.12 р. № 1, та Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Мін’юсту від 10.02.12 р. № 232/5.

Положення про експертну комісію підприємства

У діяльності кожного підприємства незалежно від організаційно-правової форми створюються документи, що регулюють його діяльність: фінансово-господарські, бухгалтерські, кадрові, організаційно-розпорядчі та інші.

Підприємство зобов’язане забезпечити належне впорядкування та зберігання документів за місцем формування, а після завершення в діловодстві – передання їх до архіву підприємства.

Крім того, після завершення строків зберігання слід відібрати для знищення документи, які втратили свою науково-історичну цінність, та організувати їх знищення.

Усі ці заходи неможливо провести без експертизи цінності документів, тим більше що знищення документів без її проведення забороняється, про що зазначено в пп. 1 п. 6 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою КМУ від 08.08.07 р. № 1004 (далі – Порядок № 1004).

Для цього слід утворити комісію, основним завданням якої є організація та проведення спільно зі службою діловодства експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві підприємства.

Експертна комісія утворюється відповідно до Закону від 24.12.93р. № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (далі – Закон № 3814) та Порядку № 1004.

Така комісія ухвалює рішення про:

• схвалення і подання до ЕПК архівної установи проектів таких документів: описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі – НАФ);
• схвалення і подання до ЕПК архівної установи переліків проектів проблем (тем), науково-технічна документація яких підлягає внесенню до НАФ;
• схвалення описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
• схвалення номенклатури справ, інструкцій з діловодства, положення про службу діловодства, архівний підрозділ та експертну комісію;
• схвалення актів про невиправні пошкодження справ (документів) тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

Завдання і функції експертної комісії, її права, порядок проведення експертизи цінності, організація роботи визначаються таким локальним документом підприємства, як Положення про експертну комісію.

У кінці статті пропонується зразок Положення (див. зразок 2), розробленого з урахуванням Рекомендацій Держархівслужби щодо укладання положення про експертну комісію об'єднання громадян, релігійної організації, підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності, схвалених протоколом засідання нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 26.06.13 р. № 2, та Порядку № 1004.

Окремо слід звернути увагу, що експертиза цінності документів проводиться і під час складання номенклатури справ структурних підрозділів підприємства (якщо вони є) або загалом по підприємству (за напрямами діяльності).
Порядок складання номенклатури справ на підприємстві передбачено гл. 1 розд. ІV Правил № 1000/5.

Нагадаємо, що номенклатура справ – це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формуються в діловодстві, із зазначенням строків їх зберігання.

Порядок складання номенклатури справ арбітражним керуючим визначено Правилами організації діловодства та архіву арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора), затвердженими наказом Мін’юсту від 15.03.13 р. № 447/5.

Згідно з п. 6 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5 застосовуються такі принципи побудови номенклатури справ:

• структурний – за наявності структурних підрозділів підприємства, і в такому разі номенклатура складається за розділами, кожен з яких є назвою самостійного структурного підрозділу підприємства (юридичний відділ, відділ праці та заробітної плати, планово-економічний відділ, бухгалтерська служба тощо);
• функціональний – якщо підприємство не має структурних підрозділів, і в такому разі розділами номенклатури є напрями діяльності підприємства (організаційно-розпорядча документація, документи з кадрових питань, бухгалтерська документація, військовий облік тощо). Напрями діяльності розміщуються за ступенем важливості.

У разі виробничої потреби можливе поєднання структурного та функціонального принципів побудови номенклатури справ.

Складання номенклатури здійснюється шляхом вивчення всіх питань діяльності кожного структурного підрозділу із залученням працівників такого підрозділу, з урахуванням рекомендацій працівника архівного відділу підприємства, який відповідає за організацію архівного зберігання документів на підприємстві.

На підставі номенклатур справ структурних підрозділів підприємства складається зведена номенклатура, яка схвалюється експертною комісією підприємства, склад якої призначається наказом керівника. Засідання експертної комісії оформлюється протоколом. Погоджену номенклатуру затверджує керівник підприємства. Номенклатура справ запроваджується з 1 січня нового року (п. 21 гл.1 розд. IV Правил № 1000/5).

Якщо в діяльності підприємства утворюються документи НАФ, то після затвердження номенклатури справ власною експертною комісією вона подається на розгляд ЕПК (ЕК) відповідної архівної установи, у зоні комплектування якої перебуває підприємство.

Відповідальність за недбале зберігання, псування, незаконне знищення архівних документів

У ст. 42 Закону № 3814 зазначено, що працівники архівних установ, користувачі архівними документами, у тому числі документами НАФ, інші особи, винні в недбалому зберіганні, псуванні, незаконному знищенні, підробленні, приховуванні, розкраданні, незаконному вивезенні за межі України або незаконній передачі іншій особі архівних документів, а також у порушенні порядку доступу до зазначених документів та інших порушеннях законодавства про НАФ та архівні установи, несуть відповідальність згідно із законом.

Обов’язок зберігання документів, що утворилися в діяльності підприємства, передбачений:

1. Частиною 3 ст. 8 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

2. Главою 6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

3. Податковим кодексом (далі – ПК).

У пп 44.3, 44.4 ПК передбачено строки зберігання податкових документів, зокрема:

• не менш як 1095 днів із дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання – з передбаченого ПК граничного терміну подання такої звітності;
• 2 555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням (трансфертне ціноутворення регулюється ст. 39 ПК);

Після закінчення строків зберігання документів суб’єкт господарювання в установленому законодавством порядку передає їх до архіву.

Якщо зазначені документи пов’язані із предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, то вони повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менш як 1095 днів із дня подання податкової звітності та 2 555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням.

У разі ліквідації платника податків документи, визначені в п. 44.1 ПК, за період діяльності платника податків не менш як 1 095 днів (2 555 днів для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням), що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.

Згідно зі ст. 44.5 ПК підприємство в разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів зобов’язане відновити їх протягом 90 календарних днів із дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

4. Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5.

5. Переліком видів документів, пов’язаних із забезпеченням соцзахисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування НАФ, затвердженим наказом Мін’юсту від 14.03.13 р. № 430/5.

6. Кодексом України про адміністративні правопорушення (далі – КУпАП).

Відповідно до ст. 92¹ КупАП недбале зберігання, псування, незаконне знищення архівних документів тягне за собою попередження або накладення штрафу:

• на громадян – від 3 до 7 НМДГ;
• на посадових осіб – від 5 до 10 НМДГ.

За ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне з цих порушень, тягнуть за собою накладення штрафу:

• на громадян – від 7 до 20 НМДГ;
• на посадових осіб – від 10 до 40 НМДГ.

Навмисне знищення документів, пов’язаних з укладанням чи виконанням зовнішньоекономічних договорів (контрактів) стосовно здійснення міжнародних передач товарів військового призначення та подвійного використання, на підставі яких було отримано дозволи, висновки чи міжнародні імпортні сертифікати, до закінчення строку їх зберігання, передбаченого законом, тягне за собою накладення штрафу (ст. 212⁴ КУпАП):

• на громадян – від 15 до 20 НМДГ;
• на посадових осіб – від 20 до 50 НМДГ.

Оформлення матеріалів про адміністративне порушення здійснюється уповноваженою посадовою особою архівної установи за результатами перевірок, проведених цією посадовою особою відповідно до Інструкції з оформлення матеріалів про адміністративні правопорушення за порушення законодавства про НАФ та архівні установи, затвердженої наказом Мін’юсту від 25.09.13р. № 2013/5.