Разработка локальных нормативных актов по организации архива

Данной статьей мы завершаем серию публикаций об архиве предприятия. В ней рассмотрим порядок разработки Положения об архиве (архивном подразделении) предприятия и Положения о создании и организации работы экспертной комиссии на предприятии. Такие локальные нормативные акты позволят правильно организовать работу, связанную с хранением документов, и избежать их утери и повреждения. Кроме того, в данной публикации акцентируем внимание на ответственности за небрежное хранение, порчу и незаконное уничтожение архивных документов.

Положение об архиве предприятия

Прежде всего заметим, что данное Положение целесообразно составлять независимо от того, как организовано хранение документов на предприятии: то ли создано архивное подразделение со штатом работников (прежде всего, на средних и крупных предприятиях с объемом документооборота 100 000 и более документов в год) и отдельным архивохранилищем; то ли небольшое предприятие, на котором руководитель назначает лицо, ответственное за архив, а архивохранилище расположено в отдельной комнате, оборудованной стеллажами. Сказанное касается и Положения о создании и организации работы экспертной комиссии. 

Положение об архиве (архивном отделе) регулирует деятельность архивного отдела предприятия (п. 9 разд. I Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5).

В частности, в нем определяется:

• порядок приема от структурных подразделений предприятия архивных документов в бумажном виде и на электронных носителях информации;
• состав документов предприятия;
• порядок хранения архивных документов;
• порядок и сроки пользования документами архива по запросам работников, юридических лиц, органов государственной власти и других заинтересованных лиц;
• порядок взаимодействия с другими структурными подразделениями предприятия.

В Положении об архиве следует предусмотреть отдельным разделом порядок дальнейшего хранения архивных документов при ликвидации предприятия. Это поможет быстро и надлежащим образом передать архивную документацию ликвидируемого предприятия ликвидатору (ликвидационной комиссии) и обеспечит ее дальнейшее надлежащее хранение в архивном учреждении.

Положение подписывается руководителем отдела, а при отсутствии структурного подразделения – архивариусом или другим работником, на которого возложены обязанности по обеспечению сохранности документов на предприятии (инспектор по кадрам, бухгалтер, секретарь). 

Утверждается и вводится в действие оно приказом руководителя предприятия (или лица, в полномочия которого согласно уставу входит утверждение положений о структурных подразделениях).

Если функции ведения архива предприятия возложены на ответственное лицо, то руководитель предприятия должен приказом назначить такое лицо, определить его права, обязанности и ответственность. Также в этом приказе указывается работник, который будет замещать ответственное за ведение архивного дела лицо на период отпуска, болезни, долгосрочной командировки и т. п.

Руководство учреждения обязано обеспечить архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами (п. 10 розд. I Правил № 1000/5).

Образец Положения об архиве предприятия предлагается вашему вниманию в конце статьи (см. образец 1). 

Это Положение разработано с учетом Рекомендаций по заключению положения об архивном подразделении государственного научного учреждения, музея и библиотеки, положения об архивном подразделении объединения граждан, религиозной организации, предприятия, учреждения и организации, основанных на частной форме собственности, одобренных протоколом заседания Нормативно-методической комиссии Госархивслужбы от 20.03.12 г. № 1, и Типового положения об архивном подразделении государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации, утвержденного приказом Минюста от 10.02.12 г. № 232/5.

Положение об экспертной комиссии предприятия

В деятельности каждого предприятия независимо от организационно-правовой формы создаются документы, регулирующие его деятельность: финансово хозяйственные, бухгалтерские, кадровые, организационно-распорядительные и другие.

Предприятие обязано обеспечить надлежащее упорядочение и хранение документов по месту формирования, а после завершения в делопроизводстве – передачу их в архиву предприятия.

Кроме того, после завершения сроков хранения следует отобрать для уничтожения документы, утратившие свою научно-историческую ценность, и организовать их уничтожение.

Все эти мероприятия невозможно провести без экспертизы ценности документов, тем более что уничтожение документов без ее проведения запрещается, о чем сказано в пп. 1 п. 6 Порядка создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденного постановлением КМУ от 08.08.07 г. № 1004 (далее – Порядок № 1004).

Для этого следует создать комиссию, основная задача которой – организация и проведение совместно со службой делопроизводства экспертизы ценности документов, созданных в делопроизводстве предприятия.

Экспертная комиссия создается в соответствии с Законом от 24.12.93р. № 3814-XII «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» (далее – Закон № 3814) и Порядком № 1004.

Такая комиссия принимает решения об:

• одобрении и подаче в ЭПК архивного учреждения проектов таких документов: описей дел по кадровым вопросам (личному составу), актов об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд (далее – НАФ);
• одобрении и подаче в ЭПК архивного учреждения перечней проектов проблем (тем), научно-техническая документация которых подлежит внесению в НАФ;
• одобрения описей дел длительного (более 10 лет) хранения;
• одобрения номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству, положения о службе делопроизводства, архивном подразделении и экспертной комиссии;
• одобрения актов о неисправимых повреждениях дел (документов) длительного (свыше 10 лет) хранения и по кадровым вопросам (личному составу).

Задачи и функции экспертной комиссии, ее права, порядок проведения экспертизы ценности, организация работы определяются таким локальным документом предприятия, как Положение об экспертной комиссии.

В конце статьи предлагается образец Положения (см. образец 2), разработанного с учетом Рекомендаций Госархивслужбы по заключению положения об экспертной комиссии объединения граждан, религиозной организации, предприятия, учреждения и организации, основанных на частной форме собственности, одобренных протоколом заседания нормативно-методической комиссии Укргосархива от 26.06.13 г. № 2, и Порядка № 1004.

Отдельно следует обратить внимание, что экспертиза ценности документов проводится и при составлении номенклатуры дел структурных подразделений предприятия (при их наличии) или в целом по предприятию (по направлениям деятельности).

Порядок составления номенклатуры дел на предприятии предусмотрен гл. 1 разд. ІV Правил № 1000/5.

Напомним, что номенклатура дел – это обязательный для каждого учреждения систематизированный перечень названий дел, которые формируются в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения.

Порядок составления номенклатуры дел арбитражным управляющим определен в Правилах организации делопроизводства и архива арбитражного управляющего (распорядителя имущества, управляющего санацией, ликвидатора), утвержденных приказом Минюста от 15.03.13 г. № 447/5.

Согласно п. 6 гл. 1 разд. IV Правил № 1000/5 применяются следующие принципы построения номенклатуры дел:

• структурный – при наличии структурных подразделений предприятия, и в таком случае номенклатура составляется по разделам, каждый из которых является названием самостоятельного структурного подразделения предприятия (юридический отдел, отдел труда и заработной платы, планово-экономический отдел, бухгалтерская служба и т. п.);
• функциональный – если предприятие не имеет структурных подразделений, и в таком случае разделами номенклатуры являются направления деятельности предприятия (организационно-распорядительная документация, документы по кадровым вопросам, бухгалтерская документация, воинский учет и т. п.). Направления деятельности размещаются по степени важности.

В случае производственной необходимости возможно сочетание структурного и функционального принципов построения номенклатуры дел.

Составление номенклатуры осуществляется путем изучения всех вопросов деятельности каждого структурного подразделения с привлечением работников такого подразделения, с учетом рекомендаций работника архивного отдела предприятия, отвечающего за организацию архивного хранения документов на предприятии.

На основании номенклатур дел структурных подразделений предприятия составляется сводная номенклатура, которая одобряется экспертной комиссией предприятия, состав которой назначается приказом руководителя. Заседание экспертной комиссии оформляется протоколом. Согласованную номенклатуру утверждает руководитель предприятия. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января нового года (п. 21 гл.1 разд. IV Правил № 1000/5).

Если в деятельности предприятия создаются документы НАФ, то после утверждения номенклатуры дел собственной экспертной комиссией она подается на рассмотрение ЭПК (ЭК) соответствующего архивного учреждения, в зоне комплектации которого находится предприятие.

Ответственность за небрежное хранение, порчу, незаконное уничтожение архивных документов

В ст. 42 Закона № 3814 сказано, что работники архивных учреждений, пользователи архивными документами, в том числе документами НАФ, другие лица, виновные в небрежном хранении, порче, незаконном уничтожении, подделке, укрывательстве, хищении, незаконном вывозе за пределы Украины или незаконной передаче другому лицу архивных документов, а также в нарушении порядка доступа к указанным документам и других нарушениях законодательства о НАФ и архивных учреждениях, несут ответственность согласно закону.

Обязанность хранения документов, созданных в деятельности предприятия, предусмотрена:

1. Частью 3 ст. 8 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

2. Главой 6 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

3. Налоговым кодексом (далее – НК).

В пп 44.3, 44.4 НК предусмотрены сроки хранения налоговых документов, в частности:

• не менее 1 095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а при ее непредставлении – с предусмотренного НК предельного срока представления такой отчетности;
• 2 555 дней – для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля по трансфертному ценообразованию (трансфертное ценообразование регулируется ст. 39 НК);

По окончании сроков хранения документов субъект хозяйствования в установленном законодательством порядке передает их в архив.

Если указанные документы связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, то они должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не менее 1 095 дней со дня представления налоговой отчетности и 2 555 дней – для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля по трансфертному ценообразованию.

При ликвидации налогоплательщика документы, определенные в п. 44.1 НК, за период деятельности налогоплательщика не менее чем 1 095 дней (2 555 дней для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля по трансфертному ценообразованию), предшествующих дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

Согласно ст. 44.5 НК предприятие в случае утери, повреждения или досрочного уничтожения документов обязано восстановить их в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в контролирующий орган.

4. Перечнем типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5.

5. Перечнем видов документов, связанных с обеспечением соцзащиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения при ликвидации предприятий, учреждений, организаций, которые не относятся к источникам формирования НАФ, утвержденным приказом Минюста от 14.03.13 г. № 430/5.

6. Кодексом Украины об административных правонарушениях (далее – КУоАП).

В соответствии со ст. 92¹ КУоАП небрежное хранение, порча, незаконное уничтожение архивных документов влечет за собой предупреждение или наложение штрафа:

• на граждан – от 3 до 7 НМДГ;
• на должностных лиц – от 5 до 10 НМДГ.

За те же действия, совершенные лицом, которое в течение года было подвержено административному взысканию за одно из этих нарушений, влекут за собой наложение штрафа:

• на граждан – от 7 до 20 НМДГ;
• на должностных лиц – от 10 до 40 НМДГ.

Преднамеренное уничтожение документов, связанных с заключением или выполнением внешнеэкономических договоров (контрактов) по осуществлению международных передач товаров военного назначения и двойного использования, на основании которых были получены разрешения, заключения или международные импортные сертификаты, до окончания срока их хранения, предусмотренного законом, влечет за собой наложение штрафа (ст. 212⁴ КУоАП):

• на граждан – от 15 до 20 НМДГ;
• на должностных лицх – от 20 до 50 НМДГ.

Оформление материалов об административном нарушении осуществляется уполномоченным должностным лицом архивного учреждения по результатам проверок, проведенных этим должностным лицом в соответствии с Инструкцией по оформлению материалов об административных правонарушениях за нарушение законодательства о НАФ и архивных учреждениях, утвержденной приказом Минюста от 25.09.13 г. № 2013/5.