Приймання документів ліквідатором

Науково-технічне опрацювання (упорядкування) та підготовка документів підприємства, що ліквідується, для передання архівній установі, входить до обов’язків ліквідаційної комісії або ліквідатора. Обов'язкове передання документів з кадрових питань (особового складу) передбачене:

1. У разі ліквідації за рішенням учасників або органу юрособи, уповноваженого на це установчими документами. Відповідно до ч. 13 ст. 111 Цивільного кодексу (далі – ЦК) документи, що підлягають обов'язковому зберіганню, передаються ліквідаційною комісією в установленому законодавством порядку відповідним архівним установам.

2. У разі ліквідації за рішенням суду. Відповідно до ст. 48 Закону від 14.05.92 р. № 2343-XII «Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом» (далі – Закон № 2343), а з моменту набрання чинності Кодексом з процедур банкрутства (далі – КПБ) – ст. 46 цього Кодексу ліквідатор забезпечує належне оформлення, упорядкування та зберігання всіх, у тому числі фінансово-господарських, документів банкрута протягом ліквідаційної процедури.

До винесення господарським судом ухвали про ліквідацію юрособи-банкрута ліквідатор зобов’язаний забезпечити збереженість архівних документів банкрута і за погодженням із спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади (далі – ЦОВВ) у сфері архівної справи та діловодства або з уповноваженою ним архівною установою визначити місце подальшого їх зберігання.

Крім того, відповідно до п. 2 ч. 13 ст. 17 Закону від 15.05.03 р. № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» для державної реєстрації припинення юрособи в результаті її ліквідації на підставі рішення про таке припинення, прийнятого учасниками юрособи або відповідного органу юрособи, а у випадках, передбачених законом, – рішення відповідних державних органів, або судового рішення про припинення юрособи, не пов’язаного з її банкрутством, після закінчення процедури припинення, але не раніше закінчення строку заявлення вимог кредиторами, подаються такі документи:

1) заява про державну реєстрацію припинення юрособи в результаті її ліквідації;

2) довідка архівної установи про прийняття документів, що відповідно до закону підлягають довгостроковому зберіганню.

Нормами п. 4.26–4.30 гл. 4 Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Мін’юсту від 08.04.13 р № 656/5 (далі – Правила № 656/5), передбачено, зокрема, таке:

• документи з кадрових питань (особового складу), а також документи, строки тимчасового зберігання яких не вичерпано, ліквідаційна комісія (ліквідатор) передає на зберігання до трудових архівів;
• документи тимчасового зберігання ліквідованих юросіб, строки зберігання яких вичерпано, вилучаються для знищення; 
• відбір і знищення документів, строки зберігання яких вичерпано, науково-технічне опрацювання документів, що підлягають зберіганню, передавання цих документів до трудових архівів забезпечує ліквідаційна комісія (ліквідатор);
• у разі банкрутства ліквідатор передає в установленому законодавством порядку на зберігання документи банкрута, які відповідно до нормативно-правових актів підлягають обов'язковому зберіганню, забезпечує належне оформлення, упорядкування та зберігання всіх, у тому числі фінансово-господарських, документів банкрута протягом ліквідаційної процедури;
• після винесення судом ухвали про ліквідацію юрособи-банкрута ліквідатор зобов'язаний забезпечити збереженість архівних документів банкрута і за погодженням зі спеціально уповноваженим ЦОВВ у сфері архівної справи та діловодства або вповноваженою ним архівною установою визначити місце подальшого їх зберігання.

З вищенаведеного вбачається, що в разі ліквідації установи, зокрема, у результаті банкрутства, утворені у процесі діяльності документи з кадрових питань (особового складу), а також архівні документи, строк тимчасового зберігання яких не минув, передаються ліквідаційною комісією (ліквідатором) на державне зберігання в упорядкованому стані, за описом, затвердженим або узгодженим експертною комісією архівної установи.

Організацію упорядкування документів ліквідованої установи, передання їх на зберігання або знищення здійснює ліквідаційна комісія або ліквідатор.

З метою проведення робіт із упорядкування документів та передання їх на зберігання до архівної установи в кошторис витрат на ліквідацію установи включається стаття, що передбачає витрати на експертизу цінності та обробку документів. 

Підготовка документів до передання в архівну установу та їх транспортування здійснюються за рахунок установи та організовуються ліквідаційною комісією (ліквідатором).

Кожен арбітражний керуючий, який пройшов через процедуру передання архівних документів до архівної установи, знає, що цьому передує складний процес науково-технічного опрацювання (упорядкування) документів.

Науково-технічне опрацювання архівних документів – це комплекс робіт із упорядкування завершених діловодством справ постійного, довготривалого зберігання, а якщо документи невпорядковані – формування справ для подальшого зберігання та відокремлення справ і документів, які не підлягають унесенню до Національного архівного фонду (далі – НАФ).

У цій тематичній добірці буде акцентовано увагу на порядку здійснення науково-технічного опрацювання архівних документів з кадрових питань (особового складу) та запропоновано послідовність дій, які мають передувати проведенню експертизи цінності та науково-технічного опрацювання документів. 

Крім того, буде розглянуто питання передання документів до архівної установи в разі відсутності фінансової можливості упорядкувати такі документи, а також питання надання довідок соціально-правового характеру та інші питання, які виникають у ліквідатора під час роботи з архівними документами. 

Також з’ясуємо, яка відповідальність за недбале зберігання, псування та незаконне знищення архівних документів, та соціальний аспект втрати документів з кадрових питань колишніх працівників ліквідованих підприємств. 

Цей матеріал буде корисний працівникам, відповідальним за архів: тут вони знайдуть зразки положень про архів підприємства та про експертну комісію підприємства.

Відповідно до ст. 41 Закону № 2343 (з моменту набрання чинності КПБ – його ст. 40 цього Кодексу) ліквідатор із дня свого призначення виконує повноваження керівника (органів управління) банкрута, організовує здійснення ліквідаційної процедури боржника, визнаного банкрутом, передає в установленому порядку на зберігання документи банкрута, які відповідно до нормативно-правових документів підлягають обов'язковому зберіганню, на строк не менше 5 років з дати визнання особи банкрутом.

Протягом 15 днів з дня призначення ліквідатора відповідні посадові особи банкрута зобов’язані передати бухгалтерську та іншу документацію банкрута (у т. ч. архів підприємства), печатки і штампи, матеріальні та інші цінності банкрута ліквідатору.

У разі припинення підприємства шляхом ліквідації за рішенням власника відповідно до ч. 4 ст. 105 ЦК до комісії з припинення юрособи (комісії з реорганізації, ліквідаційної комісії) або ліквідатора з моменту призначення переходять повноваження щодо управління справами юрособи.

Ліквідатор (ліквідаційна комісія) приймає архівні документи підприємства, що ліквідується, за актом приймання-переданняі.

Перед прийманням архівних документів у своє відання та перед підписанням акта приймання-передачі (або після приймання та підписання акта, це вже залежить від ситуації) ліквідатору (ліквідаційній комісії) підприємства доцільно провести комплексне обстеження наявності та стану архівних документів з метою визначення їх фізичного стану, хоча б візуально, та встановлення їх фактичної наявності для запобігання подальшому пошкодженню та втрати документів.

Особливо це доречно для архівних фондів великих обсягів та підприємств, на яких утворюються документи НАФ.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо підприємство (фондоутворювач) є утворювачем чи власником документів НАФ, то акт обов’язково треба складати.

Також доцільно скласти акт обстеження у разі, якщо архів є дуже пошкодженим:

• підтоплений, забруднений;
• справи розірвані, не мають цілісної структури;
• справи суцільно покриті нальотом (цвіллю);
• документи вологі, вкриті пилом, пошкоджені гризунами.

Таке недбале зберігання архівних документів попередніми власниками може призвести до непоправних пошкоджень документів, ураження їх плісеневими грибами, що супроводжується утворенням характерних нальотів різного забарвлення.

У такому разі доречно запросити спеціаліста архівної установи для фіксації стану прийнятих архівних документів та підписання відповідного акта обстеження документів.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Документи, уражені біологічними шкідниками, мають бути ізольовані від інших документів з метою запобігання ураження всіх архівних документів.

Основними джерелами таких пошкоджень є мікроорганізми (бактерії, плісеневі гриби), комахи, гризуни, які здатні зруйнувати архівний документ.

Якщо ліквідатор прийняв архівні документи в такому стані, то треба вирішувати з відповідною архівною установою порядок подальшої роботи з такими документами, доцільність і фінансову можливість їх дезінфекції, упорядкування та подальшого зберігання уражених документів.

Для інформації! Для визначення життєздатності мікроорганізмів і вирішення питання щодо доцільності дезінфекції архівних документів, у спеціальній лабораторії проводиться мікологічний аналіз біопошкоджень. Якщо в результаті аналізу виявляються на архівних документах живі спори мікроорганізмів, то проводиться дезінфекція документів.

Якщо мікробіологічне дослідження не виявить спорів грибів, то проводиться очищення уражених справ, що включає в себе очищення від слідів комах, гризунів, від павутиння, плісняви, пилу, забруднень із застосуванням антисептика. Вологі документи потрібно висушити.

Якщо пліснявою уражено окремі документи, то санітарно-гігієнічну обробку (дезінфекцію, дезінсекцію) можна робити вибірково. У разі виявлення в документах комах або масового ураження пліснявою санітарно-гігієнічну обробку слід робити в повному обсязі всіх документів.

Перевіряння наявності, стану та руху архівних документів здійснюється відповідно до гл. 4. розд. V Правил № 656/5, гл. 8 розд. VIII Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Отже, основною метою проведення обстеження є визначення:

• примірної кількості документів;
• способу їх зберігання (на стелажах, підлозі, у коробках, мішках);
• характеру приміщення, в якому зберігалися документи (його вологість тощо;
• необхідності проведення науково-технічного опрацювання документів (палітурні роботи, підшивання, нумерування аркушів, складання внутрішніх описів, оформлення обкладинок справ, та ін.);
• фізичного стану документів, тобто виявлення пошкоджених документів (порушення цілісності паперу), дефектів тексту (слабо контрастний, розмитий текст та можливості його відновлення), ураження пліснявою (особливо на корінцях та всередині справ), комахами, гризунами, павутинням, ступеня запиленості, вологих документів;
• виявлення невиправно пошкоджених документів, про що складається Акт про непоправні пошкодження документів (справ), форму якого наведено в додатку 34 до Правил № 1000/5;
• установлення необхідності проведення дезінфекції документів.

Якщо на підприємстві складалася номенклатура справ, тобто обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ, то це полегшить роботу з обстеження стану та наявності архівних документів і дозволить виявити відсутні документи та здійснити розшук не виявлених документів, отримати письмові пояснення від керівника (працівника відділу кадрів, експертної комісії за наявності).

Порядок та обов’язок складання номенклатури справ передбачено Правилами №1000/5.

За результатами обстеження складається акт обстеження фізичного стану та наявності архівних документів. Обстеження може бути проведене як архівним відділом, так і приватною архівною установою чи фізособою-підприємцем, за умови наявності в нього відповідного КВЕД. На підставі акта також можна визначити попередньоі обсяги та вартість робіт із упорядкування архівних документів і вартість їх передання для подальшого зберігання до архівної установи.

Крім того, наявність акта обстеження знімає відповідальність з ліквідатора (ліквідаційної комісії) за фізичний стан архіву, пошкоджені документи, які прийнято до подальшого опрацювання, та документи, відсутність яких установлено за результатами обстеження. 

Рекомендований зразок такого акта наведено в кінці цієї статті (див. зразок 1). Звісно, його форма та зміст можуть бути іншими залежно від виконавця робіт (чи то державна архівна установа, чи то міський архів, чи то приватна архівна установа або ФОП).

Зверніть увагу, що приймання-передання архівних документів може проводитися як безпосередньо від директора підприємства, що ліквідується, так і окремо від кожного підрозділу (юридичний, бухгалтерський, кошторисний, відділ кадрів тощо). Якщо на підприємстві було створено експертну комісію, то передавання краще проводити за її участю, використовуючи затверджену номенклатуру справ (за її наявності). Після завершення передавання документів ліквідатору (ліквідаційній комісії) складається акт приймання-передавання архівних документів за участю експертної комісії підприємства (за її наявності).

Виявлення необлікованих архівних документів

На практиці непоодинокими є випадки, коли архів не передається ліквідатору належним чином, тобто не складається акт приймання-передавання між власником архіву та ліквідатором.

Архівні документи можуть бути просто знайдені ліквідатором у будівлі, яка належить підприємству-банкруту. Запит ліквідатора про передання архівної документації власник майна (підприємство-банкрут) або ігнорує, незважаючи на те, що рішенням суду він зобов’язаний здійснити дії щодо передання майна, у тому числі архівної документації. Також не рідкими є випадки, коли власник навіть не знаходиться за адресою фактичного проживання та запит ліквідатора повертається як незатребуваний. 

У такому разі ліквідатору доцільно скласти акт виявлення архіву підприємства. Для цього слід створити комісію, до складу якої може входити ліквідатор як голова комісії, помічник ліквідатора, спеціаліст архівної установи. Це може бути спеціаліст як державної (міської), так і приватної архівної установи, або ФОП. Зразки зазначених документів наведено в кінці статті (див. зразки 2, 3).

Крім того, якщо арбітражному керуючому в установленому порядку не передано архівної документації, рекомендуємо направити запит (згідно з п. 5 ч. 1 ст. 98 Закону № 2343) до відповідної архівної установи з метою розшуку документів (див. зразок 4). 

Від автора: надаючи такі рекомендації, я, як людина, що багато років співпрацює з арбітражними керуючими, маю на меті не нагромаджувати зайвими документами їхню і так нелегку роботу, а знеможливити притягнення до відповідальності за невиконання чи неналежне виконання покладених на них обов'язків.