Прием документов ликвидатором

Научно-техническая обработка (упорядочение) и подготовка документов ликвидируемого предприятия для передачи архивному учреждению входит в обязанности ликвидационной комиссии или ликвидатора. Обязательная передача документов по кадровым вопросам (личному составу) предусмотрена:

1. При ликвидации по решению участников или органа юрлица, уполномоченного на это учредительными документами. В соответствии с ч. 13 ст. 111 Гражданского кодекса (далее – ГК) документы, подлежащие обязательному хранению, передаются ликвидационной комиссией в установленном законодательством порядке соответствующим архивным учреждениям.

2. При ликвидации по решению суда. В соответствии со ст. 48 Закона от 14.05.92 г. № 2343-XII «О восстановлении платежеспособности должника или признании его банкротом» (далее – Закон № 2343), а с момента вступления в силу Кодекса по процедурам банкротства (далее – КПБ) – ст. 46 данного Кодекса ликвидатор обеспечивает надлежащее оформление, упорядочение и хранение всех, в том числе финансово-хозяйственных, документов банкрота в ходе ликвидационной процедуры.

До вынесения хозяйственным судом определения о ликвидации юрлица-банкрота ликвидатор обязан обеспечить сохранность архивных документов банкрота и по согласованию со специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти (далее – ЦОИВ) в сфере архивного дела и делопроизводства или с уполномоченным им архивным учреждением определить место дальнейшего их хранения.

Кроме того, в соответствии с п. 2 ч. 13 ст.17 Закона от 15.05.03 г. № 755-IV «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований» для государственной регистрации прекращения юрлица в результате его ликвидации на основании решения о таком прекращении, принятого участниками юрлица или соответствующего органа юрлица, а в случаях, предусмотренных законом, – решения соответствующих государственных органов, или судебного решения о прекращении юрлица, не связанного с его банкротством, по окончании процедуры прекращения, но не ранее истечения срока заявления требований кредиторами, подаются следующие документы:

1) заявление о государственной регистрации прекращения юрлица в результате его ликвидации;

2) справка архивного учреждения о приеме документов, которые в соответствии с законом подлежат долгосрочному хранению.

Нормами п. 4.26–4.30 гл. 4 Правил работы архивных учреждений Украины, утвержденных приказом Минюста от 08.04.13 г. № 656/5 (далее – Правила № 656/5), предусмотрено, в частности, следующее:

• документы по кадровым вопросам (личному составу), а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидационная комиссия (ликвидатор) передает на хранение в трудовые архивы;
• документы временного хранения ликвидированных юрлиц, сроки хранения которых истекли, изымаются для уничтожения; 
• отбор и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли, научно-техническую обработку документов, подлежащих хранению, передачу этих документов в трудовые архивы обеспечивает ликвидационная комиссия (ликвидатор);
• в случае банкротства ликвидатор передает в установленном законодательством порядке на хранение документы банкрота, которые в соответствии с нормативно-правовыми актами подлежат обязательному хранению, обеспечивает надлежащее оформление, упорядочение и хранение всех, в том числе финансово-хозяйственных, документов банкрота в течение ликвидационной процедуры;
• после вынесения судом определения о ликвидации юрлица-банкрота ликвидатор обязан обеспечить сохранность архивных документов банкрота и по согласованию со специально уполномоченным ЦОИВ в сфере архивного дела и делопроизводства или уполномоченным им архивным учреждением определить место дальнейшего их хранения.

Из вышеизложенного следует, что при ликвидации учреждения, в частности в результате банкротства, созданные в процессе деятельности документы по кадровым вопросам (личному составу), а также архивные документы, срок временного хранения которых не истек, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) на государственное хранение в упорядоченном состоянии, по описи, утвержденной или согласованной экспертной комиссией архивного учреждения.

Организацию упорядочения документов ликвидированного учреждения, передачу их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия или ликвидатор.

В целях проведения работ по упорядочению документов и передаче их на хранение в архивное учреждение в смету расходов на ликвидацию учреждения включается статья, предусматривающая расходы на экспертизу ценности и обработку документов. 

Подготовка документов к передаче в архивное учреждение и их транспортировка осуществляются за счет учреждения и организуются ликвидационной комиссией (ликвидатором).

Каждый арбитражный управляющий, прошедший процедуру передачи архивных документов в архивное учреждение, знает, что этому предшествует сложный процесс научно-технической обработки (упорядочения) документов.

Научно-техническая обработка архивных документов – это комплекс работ по упорядочению завершенных делопроизводством дел постоянного, долговременного хранения, а если документы не упорядочены – формирование дел для дальнейшего хранения и отбор дел и документов, не подлежащих внесению в Национальный архивный фонд (далее – НАФ).

В данной тематической подборке будет акцентировано внимание на порядке проведения научно-технической обработки архивных документов по кадровым вопросам (личному составу) и предложена последовательность действий, предшествующих проведению экспертизы ценности и научно-технической обработки документов.

Кроме того, будет рассмотрен вопрос передачи документов в архивное учреждение при отсутствии финансовой возможности упорядочить такие документы, а также вопросы предоставления справок социально-правового характера и другие вопросы, возникающие у ликвидатора в процессе работы с архивными документами.

Также выясним, какова ответственность за небрежное хранение, порчу и незаконное уничтожение архивных документов, и социальный аспект утери документов по кадровым вопросам бывших работников ликвидированных предприятий. 

Данный материал будет полезен работникам, ответственным за архив: здесь они найдут образцы положений об архиве предприятия и об экспертной комиссии предприятия.

В соответствии со ст. 41 Закона № 2343 (с момента вступления в силу КПБ – ст. 40 этого Кодекса) ликвидатор со дня своего назначения исполняет полномочия руководителя (органов управления) банкрота, организует проведение ликвидационной процедуры должника, признанного банкротом, передает в установленном порядке на хранение документы банкрота, которые в соответствии с нормативно-правовыми документами подлежат обязательному хранению, на срок не менее 5 лет с даты признания лица банкротом.

В течение 15 дней со дня назначения ликвидатора соответствующие должностные лица банкрота обязаны передать бухгалтерскую и другую документацию банкрота (в т. ч. архив предприятия), печати и штампы, материальные и другие ценности банкрота ликвидатору.

В случае прекращения предприятия путем ликвидации по решению собственника в соответствии с ч. 4 ст. 105 ГК к комиссии по прекращению юрлица (комиссии по реорганизации, ликвидационной комиссии) или ликвидатора с момента назначения переходят полномочия по управлению делами юрлица.

Ликвидатор (ликвидационная комиссия) принимает архивные документы ликвидируемого предприятия по акту приема-передачи.

Перед приемом архивных документов в свое ведение и перед подписанием акта приема-передачи (или после приема и подписания акта, это уже зависит от ситуации) ликвидатору (ликвидационной комиссии) предприятия целесообразно провести комплексное обследование наличия и состояния архивных документов в целях определения их физического состояния, хотя бы визуально, и установления их фактического наличия для предотвращения дальнейшего повреждения и утери документов.

Особенно это уместно для архивных фондов больших объемов и предприятий, на которых создаются документы НАФ.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если предприятие (фондообразователь) является создателем или владельцем документов НАФ, то акт обязательно нужно составлять.

Также  целесообразно составить акт обследования в случае, если архив сильно поврежден:

• подтоплен, загрязнен;
• дела разорваны, не имеют целостной структуры;
• дела всплошь покрыты налетом (плесенью);
• документы влажны, покрыты пылью, повреждены грызунами.

Такое небрежное хранение архивных документов предыдущими владельцами может привести к неисправимым повреждениям документов, поражению их плесневыми грибками, что сопровождается образованием характерных налетов разной расцветки.

В таком случае уместно пригласить специалиста архивного учреждения для фиксации состояния принятых архивных документов и подписания соответствующего акта обследования документов.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Документы, пораженные биологическими вредителями, должны быть изолированы от остальных документов в целях предотвращения поражения всех архивных документов.

Основными источниками таких повреждений являются микроорганизмы (бактерии, плесневые грибы), насекомые, грызуны, способные разрушить архивный документ.
Если ликвидатор принял архивные документы в таком состоянии, то нужно решать с соответствующим архивным учреждением порядок дальнейшей работы с такими документами, целесообразность и финансовую возможность их дезинфекции, упорядочения и последующего хранения пораженных документов.

ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ! Для определения жизнеспособности микроорганизмов и решения вопроса о целесообразности дезинфекции архивных документов в специальной лаборатории проводится микологический анализ биоповреждений. Если в результате анализа на архивных документах выявляются живые споры микроорганизмов, то проводится дезинфекция документов.

Если микробиологическое исследование не обнаружит споры грибов, то проводится очистка пораженных дел, включающая в себя очистку от следов насекомых, грызунов, от паутины, плесени, пыли, загрязнений с применением антисептика. Влажные документы нужно высушить.

Если плесенью поражены отдельные документы, то санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекцию, дезинсекцию) можно делать избирательно. При выявлении в документах насекомых или массового поражения плесенью санитарно-гигиеническую обработку следует выполнять в полном объеме всех документов.

Проверка наличия, состояния и движения архивных документов проводится в соответствии с гл. 4. разд. V Правил № 656/5, гл. 8 разд. VIII Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5).

Итак, основной целью проведения обследования является определение:

• примерного количества документов;
• способа их хранения (на стеллажах, полу, в коробках, мешках);
• характера помещения, в котором хранились документы (его влажность и т. п.;
• необходимости проведения научно-технической обработки документов (переплетные работы, подшивки, нумерация листов, составление внутренних описей, оформление обложек дел и др.);
• физического состояния документов, то есть выявление поврежденных документов (нарушение целостности бумаги), дефектов текста (слабоконтрастный, размытый текст и возможности его восстановления), поражения плесенью (особенно на корешках и внутри дел), насекомыми, грызунами, паутиной, степени запыленности, влажных документов;
• выявление неисправимо поврежденных документов, о чем составляется Акт о неисправимых повреждениях документов (дел), форма которого представлена в приложении 34 к Правилам № 1000/5;
• установление необходимости проведения дезинфекции документов.

Если на предприятии составлена номенклатура дел, то есть обязательный для каждого учреждения систематизированный перечень названий дел, формируемых в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел, то это облегчит работу по обследованию состояния и наличия архивных документов и позволит выявить отсутствующие документы, провести розыск не обнаруженных документов, получить письменные объяснения от руководителя (работника отдела кадров, экспертной комиссии при наличии). Порядок и обязанность составления номенклатуры дел предусмотрены Правилами №1000/5.

По результатам обследования составляется акт обследования физического состояния и наличия архивных документов. Обследование может быть проведено как архивным отделом, так и частным архивным учреждением либо физлицом-предпринимателем, при условии наличия у него соответствующего КВЭД. На основании акта также можно определить предварительные объемы и стоимость работ по упорядочению архивных документов и стоимость их передачи для последующего хранения в архивное учреждение.

Кроме того, наличие акта обследования снимает ответственность с ликвидатора (ликвидационной комиссии) за физическое состояние архива, поврежденные документы, принятые для дальнейшей обработки, и документы, отсутствие которых установлено по результатам обследования. 

Рекомендованный образец такого акта представлен в конце консультации (см. образец 1). Конечно, его форма и содержание могут быть иными в зависимости от исполнителя работ (то ли государственное архивное учреждение, то ли городской архив, то ли частное архивное учреждение или ФЛП).

Обратите внимание, что прием-передача архивных документов может проводиться как непосредственно от директора ликвидируемого предприятия, так и отдельно от каждого подразделения (юридического, бухгалтерского, сметного, отдела кадров и т. п.). Если на предприятии была создана экспертная комиссия, то передачу лучше проводить при ее участии, используя утвержденную номенклатуру дел (при ее наличии). После завершения передачи документов ликвидатору (ликвидационной комиссии) составляется акт приема-передачи архивных документов при участии экспертной комиссии предприятия (при ее наличии).

Выявление неучтенных архивных документов

На практике неединичны случаи, когда архив не передается ликвидатору надлежащим образом, то есть не составляется акт приема-передачи между владельцем архива и ликвидатором.

Архивные документы могут быть просто обнаружены ликвидатором в здании, принадлежащем предприятию-банкроту. Запрос ликвидатора о передаче архивной документации владелец имущества (предприятие-банкрот) либо игнорирует, несмотря на то, что решением суда он обязан осуществить действия по передаче имущества, в том числе архивной документации. Также не редки случаи, когда владелец даже не находится по адресу фактического проживания и запрос ликвидатора возвращается как невостребованный. 

В таком случае ликвидатору целесообразно составить акт выявления архива предприятия. Для этого следует создать комиссию, в состав которой может входить ликвидатор как председатель комиссии, помощник ликвидатора, специалист архивного учреждения. Это может быть специалист как государственного (городского), так и частного архивного учреждения, или ФЛП. Образцы указанных документов приводятся в конце статьи (см. образцы 2, 3). 

Кроме того, если арбитражному управляющему в установленном порядке не передана архивная документация, рекомендуем направить запрос (согласно п. 5 ч. 1 ст. 98 Закона № 2343) в соответствующее архивное учреждение в целях розыска документов (см. образец 4). 

От автора: предлагая такие рекомендации, я, как человек, много лет сотрудничающий с арбитражными управляющими, имею целью не нагромождать лишними документами их и так нелегкую работу, а предотвратить привлечение к ответственности за невыполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них обязанностей.