Де та як реєструється адреса офісу підприємства: правові аспекти

Адреса офісу – важливий атрибут підприємства. Адже саме сюди зазвичай надходить уся офіційна кореспонденція, приходять контролюючі органи з перевіркою, його вказують у договорах із контрагентом. У консультації розглянемо, де та як вона реєструється і що робити підприємству, якщо воно змінює свою адресу.

Поняття адреси підприємства

Наше законодавство оперує таким поняттям, як місцезнаходження юридичної особи. Так, згідно зі ст. 93 ЦК це фактичне місце ведення діяльності або розміщення офісу, з якого здійснюється щоденне керування діяльністю юрособи (як правило, знаходиться керівництво), а також управління та облік.

Із цього визначення випливає, що за місцезнаходженням юрособи повинне знаходитися його керівництво і в цьому місці повинен вестися облік. Однак діяльність підприємства може здійснюватися не тільки за його місцезнаходженням, але й за іншими адресами, наприклад за місцезнаходженням його відокремлених підрозділів (філій, торговельних точок і т. д.).

Де та як фіксується місцезнаходження

Згідно з п. 10 ч. 2 ст. 9 Закону № 755 місцезнаходження юрособи фіксується насамперед в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців і громадських формувань (далі – ЄДР). Причому ще на етапі створення та держреєстрації юрособи.

Як відомо, при держреєстрації юрособа подає суб'єкту держреєстрації пакет документів, передбачений ст. 17 Закону № 755. І серед цих документів – Заява про державну реєстрацію створення юридичної особи за формою 1, затвердженою Наказом № 3268. Саме в ньому вказується місцезнаходження юрособи. Після держреєстрації юрособи ці відомості потраплять до ЄДР.

Чи потрібно вказувати адресу (місцезнаходження) юрособи в її установчих документах?

Ні, на сьогодні це необов'язково.

Вимоги до змісту установчих документів юрособи викладено в ст. 88 ЦК. Так, відповідно до ч. 1 цієї статті в статуті товариства відображаються:

• найменування юрособи;
• органи управління товариством, їх компетенція;
• порядок прийняття рішень органами управління;
• порядок вступу в товариство та виходу з нього;
• інші відомості, якщо додаткові вимоги до змісту статуту встановлено ЦК або іншим законом.

Отже, спеціальним законодавством можуть бути передбачені додаткові вимоги до змісту статутів певних організаційно-правових форм юросіб. Наприклад, для акціонерних товариств вони встановлені ст. 13 Закону № 514.

Справедливості заради зазначимо, що раніше ч. 1 ст. 88 ЦК містила дану вимогу, але ще в 2005 році до цієї статті були внесені зміни, і тепер адреса підприємства не є обов'язковим реквізитом статуту підприємства. Це досить зручно, тому що підприємства нерідко змінюють своє місцезнаходження, і якщо відомості про нього є в статуті, тоді потрібно не тільки вносити зміни до ЄДР, але й викладати статут у новій редакції. На практиці зробити це буває складніше, ніж просто змінити відомості в ЄДР.

Тому підприємствам, місцезнаходження яких зафіксоване в статуті, але які не впевнені, що будуть довго знаходитися за вказаною адресою, доцільно змінити свій статут і не відображати в ньому такі відомості.

Про порядок реєстраційних дій у випадку зміни адреси підприємства розповімо нижче.

Чи може бути в підприємства декілька адрес?

Згідно із законодавством у юрособи одне місцезнаходження. Однак підприємство може мати відокремлені структурні підрозділи, адреси яких відрізняються від основної адреси, наприклад філії та представництва, відомості про які теж треба вносити до ЄДР (ст. 95 ЦК).

При створенні відокремленого структурного підрозділу суб'єкту держреєстрації подається заява за формою 4, затвердженою Наказом № 3268/5.

Підприємство змінює адресу

Якщо підприємство змінює своє місцезнаходження, то йому необхідно виконати ряд дій. Їх послідовність залежить від того, є дані про місцезнаходження підприємства в його статуті чи ні.

Якщо даних про місцезнаходження в статуті немає

У цьому випадку потрібно внести зміни до відомостей, наявних в ЄДР. Для цього суб'єкту держреєстрації (держреєстратору) подають (ст. 17 Закону № 755):

• Заяву про реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в ЄДР (форма 3, затверджена Наказом № 3268/5);
• документ, що підтверджує сплату адміністративного збору.

Розмір збору в даному випадку становить 0,3 прожиткового мінімуму для працездатних осіб (ст. 36 Закону № 755). У 2018 році це 530 грн.

Якщо дані про місцезнаходження є в статуті

У цьому випадку алгоритм дій такий:

Крок 1. Прийняття рішення вповноваженим органом управління юрособи про внесення змін до статуту підприємства, затвердження статуту в новій редакції та оформлення цього рішення належним чином. Наприклад, якщо це ТОВ, то рішення приймають загальні збори учасників, а оформляється воно протоколом зборів.

Крок 2. Подання документів для реєстрації змін в ЄДР і статуту в новій редакції. У даному випадку необхідно подати:

• заяву за формою 3;
• документ про сплату адміністративного збору;
• примірник оригіналу або нотаріально засвідчену копію рішення про зміни до ЄДР і затвердження статуту в новій редакції;
• установчий документ юрособи, викладений у новій редакції.

Що ще потрібно зробити, якщо в підприємства змінюється адреса

Зміна адреси впливає на багато аспектів діяльності юрособи, тому зверніть увагу на такі моменти:

1. Повідомлення органу ДФС. За загальним правилом окремо інформувати податкову про зміну адреси не потрібно, адже зміни були внесені до ЄДР, доступ до якого є в органів ДФС. Зробити це зобов'язані тільки юрособи, які не включені до ЄДР. Вони повинні в 10-денний строк із моменту зміни адреси подати до органу ДФС за своїм новим місцезнаходженням заяву за формою № 1-ОПП із позначкою «Зміни» згідно з п. 9.2, 10.3 Порядку № 1588.

2. Перереєстрація платників ПДВ. Для них перереєстрація у зв'язку зі зміною місцезнаходження передбачена п. 183.15 ПК і п. 4.1, 4.2 Положення № 1130. Їм потрібно подати органу ДФС протягом 10 робочих днів із моменту зміни адреси реєстраційну заяву за формою № 1-ПДВ, затвердженою Наказом № 1130, із позначкою «Перереєстрація».

3. Повідомлення органів ліцензування. Якщо в підприємства є ліцензії, воно зобов'язане інформувати орган ліцензування про всі зміни даних, зазначених при отриманні ліцензії, у тому числі і про зміну місцезнаходження (ч. 2 ст. 15 Закону № 222).

4. Повідомлення контрагентів та обслуговуючих банків. Переукладати раніше укладені договори не потрібно, а от письмово проінформувати контрагентів доведеться, щоб уникнути спірних питань і непорозумінь.

Адреса підприємства не збігається з фактичним місцезнаходженням

Дуже часто підприємство реєструється за однією адресою, а знаходиться за іншою, і про зміни, що відбулися, не вносить дані до ЄДР. Чим це може загрожувати?

Податкове законодавство (п. 117.1 ПК) передбачає в цьому випадку штраф у розмірі 510 грн.

Крім того, невнесення змін до ЄДР чревате й іншими наслідками, адже за вказаною в ЄДР адресою з вами повинні контактувати всі офіційні органи: приходити з перевіркою, робити запити, направляти судові повістки. А якщо вони не знають вашого фактичного місцезнаходження, то ви не зможете захистити свої інтереси належним чином. До того ж це негативно позначається на вашій діловій репутації. Адже будь-який ваш контрагент може перевірити, яка адреса вашого підприємства зазначена в ЄДР, і якщо ви за ним не знаходитеся, ваші партнери можуть задуматися, чи продовжувати з вами співпрацю.

Висновки

Місцезнаходження юрособи фіксується в ЄДР.

При зміні адреси необхідно внести зміни до відомостей, що містяться в ЄДР, а також виконати ряд інших дій, передбачених законодавством, щоб уникнути в подальшому негативних наслідків.