Где и как регистрируется адрес офиса предприятия: правовые аспекты

Адрес офиса – важный атрибут предприятия. Ведь именно сюда обычно поступает вся официальная корреспонденция, приходят контролирующие органы с проверкой, его указывают в договорах с контрагентом. В консультации рассмотрим, где и как он регистрируется и что делать предприятию, если оно меняет свой адрес.

Понятие адреса предприятия

Наше законодательство оперирует таким понятием, как местонахождение юридического лица. Так, согласно ст. 93 ГК это фактическое место ведения деятельности или размещения офиса, из которого осуществляется ежедневное руководство деятельностью юрлица (как правило, находится руководство), а также управление и учет.

Из этого определения следует, что по местонахождению юрлица должно находиться его руководство и в этом месте должен вестись учет. Однако деятельность предприятия может осуществляться не только по его местонахождению, но и по другим адресам, например, по местонахождению его обособленных подразделений (филиалов, торговых точек и т. д.).

Где и как фиксируется местонахождение

Согласно п. 10 ч. 2 ст. 9 Закона № 755 местонахождение юрлица фиксируется прежде всего в Едином государственном реестре юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований (далее – ЕГР). Причем еще на этапе создания и госрегистрации юрлица.

Как известно, при госрегистрации юрлицо подает субъекту госрегистрации пакет документов, предусмотренный ст. 17 Закона № 755. И среди этих документов – Заявление о государственной регистрации создания юридического лица по форме 1, утвержденной Приказом № 3268. Именно в нем указывается местонахождение юрлица. После госрегистрации юрлица эти сведения попадут в ЕГР.

Нужно ли указывать адрес (местонахождение) юрлица в его учредительных документах?

Нет, в настоящее время это необязательно.

Требования к содержанию учредительных документов юрлица изложены в ст. 88 ГК. Так, в соответствии с ч. 1 этой статьи в уставе общества отражаются:

• наименование юрлица;
• органы управления обществом, их компетенция;
• порядок принятия решений органами управления;
• порядок вступления в общество и выхода из него;
• другие сведения, если дополнительные требования к содержанию устава установлены ГК или другим законом.

Следовательно, специальным законодательством могут быть предусмотрены дополнительные требования к содержанию уставов определенных организационно-правовых форм юрлиц. Например, для акционерных обществ они установлены ст. 13 Закона № 514.

Справедливости ради отметим, что раньше ч. 1 ст. 88 ГК содержала данное требование, но еще в 2005 году в эту статью были внесены изменения, и теперь адрес предприятия не является обязательным реквизитом устава предприятия. Это довольно удобно, так как предприятия нередко меняют свое местонахождение, и если сведения о нем есть в уставе, тогда нужно не только вносить изменения в ЕГР, но и излагать устав в новой редакции. На практике сделать это бывает сложнее, чем просто изменить сведения в ЕГР.

Поэтому предприятиям, местонахождение которых зафиксировано в уставе, но которые не уверены, что будут долго находиться по указанному адресу, целесообразно изменить свой устав и не отражать в нем такие сведения.

О порядке регистрационных действий в случае смены адреса предприятия расскажем ниже.

Может ли быть у предприятия несколько адресов?

Согласно законодательству у юрлица одно местонахождение. Однако предприятие может иметь обособленные структурные подразделения, адреса которых отличаются от основного адреса, например, филиалы и представительства, сведения о которых тоже надо вносить в ЕГР (ст. 95 ГК).

При создании обособленного структурного подразделения субъекту госрегистрации подается заявление по форме 4, утвержденной Приказом № 3268/5.

Предприятие меняет адрес

Если предприятие меняет свое местонахождение, то ему необходимо выполнить ряд действий. Их последовательность зависит от того, есть данные о местонахождении предприятия в его уставе или нет.

Если данных о местонахождении в уставе нет

В этом случае нужно внести изменения в сведения, имеющиеся в ЕГР. Для этого субъекту госрегистрации (госрегистратору) подают (ст. 17 Закона № 755):

• Заявление о регистрации изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в ЕГР (форма 3, утвержденная Приказом № 3268/5);
• документ, подтверждающий уплату административного сбора.

Размер сбора в данном случае составляет 0,3 прожиточного минимума для трудоспособных лиц (ст. 36 Закона № 755). В 2018 году это 530 грн.

Если данные о местонахождении есть в уставе

В этом случае алгоритм действий таков:

Шаг 1. Принятие решения уполномоченным органом управления юрлица о внесении изменений в устав предприятия, утверждение устава в новой редакции и оформление этого решения надлежащим образом. Например, если это ООО, то решение принимает общее собрание участников, а оформляется оно протоколом собрания.

Шаг 2. Подача документов для регистрации изменений в ЕГР и устава в новой редакции. В данном случае необходимо подать:

• заявление по форме 3;
• документ об уплате административного сбора;
• экземпляр оригинала или нотариально заверенную копию решения об изменениях в ЕГР и утверждении устава в новой редакции;
• учредительный документ юрлица, изложенный в новой редакции.

Что еще нужно сделать, если у предприятия меняется адрес

Смена адреса влияет на многие аспекты деятельности юрлица, поэтому обратите внимание на такие моменты:

1. Уведомление органа ГФС. По общему правилу отдельно информировать налоговую о смене адреса не нужно, ведь изменения были внесены в ЕГР, доступ к которому есть у органов ГФС. Сделать это обязаны только юрлица, которые не включены в ЕГР. Они должны в 10-дневный срок с момента смены адреса подать в орган ГФС по своему новому местонахождению заявление по форме № 1-ОПП с пометкой «Изменения» согласно п. 9.2, 10.3 Порядка № 1588.

2. Перерегистрация плательщиков НДС. Для них перерегистрация в связи со сменой местонахождения предусмотрена п. 183.15 НК и п. 4.1, 4.2 Положения № 1130. Им нужно подать органу ГФС в течение 10 рабочих дней с момента изменения адреса регистрационное заявление по форме № 1-ПДВ, утвержденной Приказом № 1130, с отметкой «Перерегистрация».

3. Уведомление органов лицензирования. Если у предприятия есть лицензии, оно обязано информировать орган лицензирования обо всех изменениях данных, указанных при получении лицензии, в том числе и о смене местонахождения (ч. 2 ст. 15 Закона № 222).

4. Уведомление контрагентов и обслуживающих банков. Перезаключать ранее заключенные договоры не нужно, а вот письменно проинформировать контрагентов придется, чтобы избежать спорных вопросов и недоразумений.

Адрес предприятия не совпадает с фактическим местонахождением

Очень часто предприятие регистрируется по одному адресу, а находится по другому, и о произошедших изменениях не вносит данные в ЕГР. Чем это может грозить?

Налоговое законодательство (п. 117.1 НК) предусматривает в этом случае штраф в размере 510 грн.

Кроме того, невнесение изменений в ЕГР чревато и другими последствиями, ведь по указанному в ЕГР адресу с вами должны контактировать все официальные органы: приходить с проверкой, делать запросы, направлять судебные повестки. А если они не знают вашего фактического местонахождения, то вы не сможете защитить свои интересы надлежащим образом. К тому же это негативно сказывается на вашей деловой репутации. Ведь любой ваш контрагент может проверить, какой адрес вашего предприятия указан в ЕГР, и если вы по нему не находитесь, ваши партнеры могут задуматься, продолжать ли с вами сотрудничество.

Выводы

Местонахождение юрлица фиксируется в ЕГР.

При смене адреса необходимо внести изменения в сведения, содержащиеся в ЕГР, а также выполнить ряд других действий, предусмотренных законодательством, чтобы избежать в дальнейшем негативных последствий.