Відшкодування комунальних послуг: коли оформляється окрема податкова накладна

Із цієї статті ви дізнаєтеся: у яких випадках при оренді нерухомості на суму відшкодування вартості комунальних послуг оформляється окрема податкова накладна.

Що можна зробити на практиці: правильно оформити податкові документи залежно від конкретних договірних умов.

На практиці дуже рідко орендар приміщення укладає договір на надання комунальних послуг безпосередньо з підприємствами ЖКГ. Звичайно це прерогатива орендодавця, який сам придбаває такі послуги в постачальників, а потім виставляє їх вартість орендарям.

Розглянемо оформлення податкових документів при різних договірних умовах відшкодування орендарями вартості комунальних послуг – у тих випадках, коли такі платежі обкладаються ПДВ.

Якщо вартість ЖКП включена в орендну плату

Орендодавець формує ціну оренди таким чином, щоб відшкодувати за рахунок орендної ставки в тому числі і свої витрати на оплату комунальних послуг. Тобто ці витрати є складовою собівартості оренди (для цілей оподаткування здача майна в оренду є послугою). При цьому окрема компенсація вартості комуналки не потрібна.

У цьому випадку орендодавець оформляє податкові накладні тільки на послуги оренди й не розшифровує в номенклатурі постачання вартість комунальних послуг, спожитих орендарем.

Зверніть увагу на лист ДФС від 19.04.16 р. № 8813/ 6/99-99-19-03-02-15 на с. 36 цього номера. Там озвучена нова, нетрадиційна, думка ДФС про те, що відшкодування комунальних послуг взагалі не є об'єктом обкладення ПДВ (не є постачанням товарів/послуг в орендодавця). У результаті ДФС доходить висновку, що орендодавець усе рівно повинен нарахувати ПДВ за п. 198.5 Податкового кодексу (далі – ПК), оскільки не використовує у своїй господарській діяльності комунальні послуги, які спожив орендар. Але при цьому орендар не отримує податковий кредит.

Сподіваємося, що така думка не вкорениться, адже усталена точка зору – інша (відшкодування комунальних послуг є постачанням послуг), і вона оприлюднена серед діючих роз'яснень у ЗІР (категорія 101.02) на сайті ДФС.

Отож, у який би бік не схилялася думка ДФС із даного питання, ця думка не стосується випадку, коли вартість комунальних послуг включена в орендну ставку. Таким чином, при даних договірних умовах менше податкових ризиків.

Водночас вартість ЖКП неухильно підвищується і може значно різнитися залежно від сезонів року. Тому такі договірні умови не зручні, оскільки орендну ставку доведеться часто переглядати.

Якщо вартість ЖКП відшкодовується за окремим договором

Цивільний кодекс не вимагає, щоб сторони фіксували порядок компенсації вартості комунальних послуг безпосередньо в договорі оренди. Тому при оренді нерухомості підприємств можна погодити умови щодо відшкодування орендарем комунальних послуг як у договорі оренди, так і в окремому договорі. А от при оренді нерухомості державної форми власності, коли орендна плата розраховується за встановленим алгоритмом (див. докладніше «Оренда держмайна: як оформити податкові накладні»), до неї не включаються витрати на оплату комунальних послуг та інші експлуатаційні витрати. Для їх відшкодування оформляється окремий договір (див. Примірний договір про відшкодування витрат балансоутримувача на утримання орендованого нерухомого майна та надання комунальних послуг орендарю, затверджений наказом ФДМУ від 23.08.2000 р. № 1774).

Повертаючись до питання обкладення ПДВ, нагадаємо, що до складу договірної (контрактної) вартості включаються будь-які грошові суми, вартість матеріальних і нематеріальних активів, які передаються платнику податків безпосередньо покупцем або через будь-яку третю особу у зв'язку з компенсацією вартості товарів/послуг. І тільки якщо орендодавцем є бюджетна установа, то тоді відшкодовувана орендарем вартість спожитих ним комунальних послуг та енергоносіїв виключається з бази обкладення ПДВ (п. 188.1 ПК). Саме ці норми ПК дозволяють нам уважати, що операцію з відшкодування комунальних послуг іншим платникам (небюджетникам) потрібно обкладати ПДВ (незважаючи на різні роз'яс­нення ДФС).

Таким чином, у випадку відшкодування комунальних послуг на підставі окремого договору, пов'язаного з договором оренди, потрібно оформити окрему податкову накладну.

Якщо вартість ЖКП відшкодовується окремо за умовами договору оренди

У цьому випадку відповідь на запитання про те, скільки оформляти податкових накладних, залежить від умов розрахунків за оренду та відшкодування комунальних платежів, а також від особливостей бухгалтерського обліку орендодавця (положень його облікової політики).

Наприклад, якщо строки оплати орендних послуг і відшкодування комунальних платежів – збігаються, то орендодавець може оформити як одну податкову накладну, указавши в номенклатурі постачання декілька найменувань послуг, так і дві (на оренду та на відшкодування) або більше (на оренду і на кожну комунальну послугу окремо). Щоб це запитання не виникало у виконавців, можна його передбачити в положеннях облікової політики.

А от якщо умови сплати цих платежів – різні, що часто зустрічається на практиці, тоді зручніше вести окремий облік розрахунків за оренду та за комунальні послуги й оформляти окремі податкові накладні. Наприклад, за умовами договору орендна плата перераховується орендарем авансом повністю або частково, а комунальні платежі – після отримання комунальних послуг. Тоді, щоб відстежувати виконання орендарем договірних умов, орендодавцю потрібно вести окремий облік розрахунків за цими складовими договору оренди. На практиці для цього в рамках одного договору облік поділяють так, ніби договорів було два (тобто за одним контрагентом заводять два умовних договори в обліку). У цьому випадку в бухгалтерській програмі можна відстежувати ці розрахунки окремо, і облік першої події в операції постачання ведеться окремо. Відповідно, оформляються окремі податкові накладні на оренду та на відшкодування комунальних послуг (як зведені за місяць, так і звичайні за правилом першої події – докладніше див. «Оренда приміщення з передоплатою: чи можна оформити зведену податкову накладну?»).

Уважаємо, що порядок ведення податкового обліку та оформлення податкових накладних у цьому випадку має бути відображений в обліковій політиці підприємства, щоб уникнути претензій податкових органів при перевірках.

Висновки

1. Якщо вартість комунальних послуг включена в орендну плату – податкові накладні оформляються тільки на орендну плату.

2. Якщо вартість комунальних послуг відшкодовується за окремим договором – тоді на комунальні платежі податкові накладні складаються окремо.

3. Якщо вартість комунальних послуг відшкодовується окремо, але в рамках договору оренди – можна вказувати оренду та відшкодування комунальних послуг як в одній, так і в окремих податкових накладних.