Після відвантаження змінилася ціна: як підтвердити витрати?

Із цієї статті ви дізнаєтеся: які документи можуть оформити сторони договору, якщо після відвантаження товару змінилася його ціна.

Що можна зробити на практиці: обрати оптимальний пакет документів для підтвердження відкоригованої ціни цих товарів.

Коли це буває

Не так уже часто ціна товарів змінюється після їх фактичного постачання. Назвемо кілька ситуацій, коли це відбувається. Наприклад, таке можливе, якщо:

• договором передбачена ретрознижка, яка надається покупцеві після продажу товарів залежно від обсягів закупівель за обумовлений період (місяць, квартал);
• виявилось, що поставлені товари не відповідають якісним характеристикам, заявленим у договорі, і сторони домовилися знизити ціну (або продавця зобов'язує це зробити суд);

·у договорі зроблено цінове застереження: наприклад, ціна товару в гривнях прив'язана до курсу інвалюти на дату оплати. Відзначимо, що таке цінове застереження можна зробити таким чином: встановити ціну договору в гривнях, зафіксувати її еквівалент в іноземній валюті на дату укладення договору і передбачити можливість перегляду сторонами ціни договору у разі зміни валютного курсу і необхідність перерахунку покупцем суми, що перераховується в оплату постачання при настанні терміну платежу. Наприклад, див. зразок нижче.

Питання, яке об'єднує всі ці ситуації: якими документами (окрім розрахунку коригування до податкової накладної) оформити зміну ціни після відвантаження товару?

Документування операцій із запасами

Нагадаємо загальні правила документування операцій із запасами.

Відпуск матеріальних цінностей (запасів) у постачальника та їх надходження у покупця оформляються документами, типові форми яких затверджуються Держкомстатом чи іншими центральними органами виконавчої влади.

Якщо ж типові форми відсутні, підприємство самостійно складає первинні документи, включаючи до них обов'язкові реквізити, передбачені законодавством (п. 3.1 Методичних рекомендацій, затверджених наказом Мінфіну від 10.01.07 р. № 2, далі – Методрекомендації № 2). Форми «саморобних» первинних документів потрібно затвердити наказом по підприємству.

Вибуття запасів для реалізації у продавця оформляється: Товарно-транспортною накладною за формою, затвердженою наказом Мінтрансу від 14.10.97 р. № 363 (далі – ТТН), або Накладною-вимогою на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів за типовою формою № М-11, затвердженою наказом Мінстату від 21.06.96 р. № 193 (далі – видаткова накладна, Наказ № 193).

Отримавши ці запаси, покупець ставить на ТТН штамп (відмітку) про їх оприбуткування або виписує прибутковий ордер (типова форма М-4, затверджена Наказом № 193). Про це сказано в п. 3.6, 3.14 Методрекомендацій № 2.

Але, на жаль, в жодному з вищеперелічених нормативних документів не зазначено, якими документами можна оформити зміну ціни матеріальних цінностей після їх відвантаження. Це і зрозуміло, адже затверджені форми призначені для супроводження операцій руху товарів. У нас же змінюється ціна, а руху ТМЦ немає. Тому розробити і затвердити такі документи сторонам договору постачання доведеться самостійно.

Як оформити зміну ціни після постачання

Запропонуємо кілька варіантів.

Варіант 1.Оформити на дату оплати двосторонній протокол (акт) узгодження ціни партії товарів. На практиці для підтвердження ціни товарів і витрат у бухгалтерському, а значить, і в податковому обліку, таким актом, що містить всі реквізити первинного документа (плюс розрахунок коригування до податкової накладної), часто обмежуються.

Переваги: не збільшується документообіг.

Недоліки: у бухгалтера при відображенні змін в обліку на підставі такого акта можуть виникнути труднощі (доведеться піднімати всю первинну документацію за операцією, проводити додаткові розрахунки). Коригування записів в обліку бажано додатково супроводжувати бухгалтерською довідкою (навести розрахунок суми коригування доходів/витрат, коригуючі проведення).

Рекомендуємо оформляти протокол (акт) узгодження ціни у будь-якому випадку, щоб не перерахувати продавцеві неузгоджену суму. Якщо врахувати, що курс НБУ, до якого найчастіше прив'язують ціну договору резиденти, зараз змінюється посеред робочого дня, то неправильно тлумачити договірні умови дуже легко.

Варіант 2.Оформити на дату оплати коригуючу накладну (на додаток до протоколу (акта) узгодження ціни і розрахунку коригування до податкової накладної). Типової форми такого документа немає, і зазвичай немає друкованої форми в бухгалтерських програмах. Тому його доведеться «скласти», нагородивши всіма обов'язковими реквізитами первинного документа. Документ може виглядати, наприклад, так (див. зразок):

Переваги: контролюючим органам такий документ повинен сподобатися. Адже він буде підтверджувати коригування доходів/витрат у сторін договору за аналогією з коригуванням ПДВ (на підставі розрахунку коригування до податкової накладної).

Недоліки: потрібно розробити і затвердити форму документа, визначити порядок обліку в бухгалтерській програмі. Наприклад, можна допрацювати бухгалтерську програму, додавши новий спеціальний документ, при проведенні якого відображалися б не закладені до стандартної конфігурації бухгалтерські проведення. А також додати до програми друковану форму коригування накладної.

Варіант 3. Оформити на дату оплати накладну на повернення товарів за старою ціною і нову накладу за новою ціною (на додаток до протоколу (акта) узгодження ціни і розрахунку коригування до податкової накладної). Друковані форми таких документів дозволяє оформити будь-яка бухгалтерська програма (зокрема, Програма 1С). Тому в бухгалтера підприємства-продавця не виникне проблем – він швидко видасть їх контрагентові. І відобразить в обліку спочатку повернення від покупця, потім нове постачання. І бухгалтер підприємства-покупця теж зможе відобразити в обліку саме такі документи без проблем, якщо ці товари у нього є в залишку: спочатку повернення продавцеві, потім нове придбання.

Якщо товари вже продано, тоді, можливо, знадобиться порада програміста, як правильно і в якій послідовності відобразити операції в бухгалтерській програмі за цими документами. Наприклад, спочатку провести повернення проданих товарів, потім повернення постачальникові, далі надходження за новою ціною і нарешті нове відвантаження.

Переваги: не потрібно розробляти і затверджувати форму документа, нести витрати на доопрацювання програмного забезпечення.

Недоліки: за фактом не відображається повернення товарів та їх нове постачання. Тому назвати такий пакет документів бездоганним теж не можна.

Бухгалтерський облік

Підставою для бухобліку господарських операцій є первинні документи (вони фіксують факт здійснення господарської операції і складаються під час такої операції або відразу після). Тобто наявність первинного документа передбачає, що на його підставі будуть зроблені бухгалтерські проведення.

Для варіантів 1 і 2. Можна передбачити обліковою політикою і реалізувати в бухгалтерській програмі проведення, супровідні документи з коригування ціни. Наприклад, якщо збільшується ціна товарів, продавцеві потрібно відобразити додаткові доходи і ПДВ: Дт 361 – Кт 702, Дт 702 – Кт 641.

Проведення у покупця залежатимуть від того, чи лежать товари ще на складі, тоді Дт 281 – Кт 631, Дт 644 – Кт 631. Або вже продані, у цьому випадку: Дт 902 – Кт 631, Дт 644 – Кт 631).

Для варіанта 3. В окремих проведеннях немає необхідності. Документи супроводжуватимуться стандартними бухгалтерськими проведеннями.

За матеріалами «Балансу», 2014, № 36, с. 21