После отгрузки изменилась цена: как подтвердить расходы?

Из этой статьи вы узнаете: какие документы могут оформить стороны договора, если после отгрузки товара изменилась его цена.

Что можно сделать на практике: выбрать оптимальный пакет документов для подтверждения откорректированной цены этих товаров.

Когда это бывает

Не так уж часто цена товаров меняется после их фактической поставки. Назовем несколько ситуаций, когда это происходит. Например, такое возможно, если:

• договором предусмотрена ретроскидка, которая предоставляется покупателю после продажи товаров в зависимости от объемов закупок за оговоренный период (месяц, квартал);
• оказалось, что поставленные товары не соответствуют качественным характеристикам, заявленным в договоре, и стороны договорились снизить цену (или продавца обязывает это сделать суд);
• в договоре сделана ценовая оговорка: например, цена товара в гривнях привязана к курсу инвалюты на дату оплаты. Отметим, что такую ценовую оговорку можно сделать следующим образом: установить цену договора в гривнях, зафиксировать ее эквивалент в иностранной валюте на дату заключения договора и предусмотреть возможность пересмотра сторонами цены договора в случае изменения валютного курса и необходимость пересчета покупателем суммы, перечисляемой в оплату поставки при наступлении срока платежа. Например, см. образец ниже.

Вопрос, который объединяет все эти ситуации: какими документами (кроме расчета корректировки к налоговой накладной) оформить изменение цены после отгрузки товара?

Документирование операций с запасами

Напомним общие правила документирования операций с запасами.

Отпуск материальных ценностей (запасов) у поставщика и их поступление у покупателя оформляются документами, типовые формы которых утверждаются Госкомстатом или другими центральными органами исполнительной власти.

Если же типовые формы отсутствуют, предприятие самостоятельно составляет первичные документы, включая в них обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством (п. 3.1 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина от 10.01.07 г. № 2, далее – Методрекомендации № 2). Формы «самодельных» первичных документов нужно утвердить приказом по предприятию.

Выбытие запасов для реализации у продавца оформляется: Товарно-транспортной накладной по форме, утвержденной приказом Минтранса от 14.10.97 г. № 363 (далее – ТТН), или Накладной-требованием на отпуск (внутреннее перемещение) материалов по типовой форме № М-11, утвержденной приказом Минстата от 21.06.96 г. № 193 (далее – расходная накладная, Приказ № 193).

Получив эти запасы, покупатель ставит на ТТН штамп (отметку) об их оприходовании или выписывает приходный ордер (типовая форма № М-4, утвержденная Приказом № 193). Об этом сказано в п. 3.6, 3.14 Методрекомендаций № 2.

Но, к сожалению, ни в одном из вышеперечисленных нормативных документов не указано, какими документами можно оформить изменение цены материальных ценностей после их отгрузки. Это и понятно, ведь утвержденные формы предназначены для сопровождения операций движения товаров. У нас же меняется цена, а движения ТМЦ нет. Поэтому разработать и утвердить такие документы сторонам договора поставки придется самостоятельно.

Как оформить изменение цены после поставки

Предложим несколько вариантов.

Вариант 1. Оформить на дату оплаты двусторонний протокол (акт) согласования цены партии товаров. На практике для подтверждения цены товаров и расходов в бухгалтерском, а значит, и в налоговом учете, таким актом, содержащим все реквизиты первичного документа (плюс расчет корректировки к налоговой накладной), часто ограничиваются.

Преимущества: не увеличивается документооборот.

Недостатки: у бухгалтера при отражении изменений в учете на основании такого акта могут возникнуть затруднения (придется поднимать всю первичную документацию по сделке, производить дополнительные расчеты). Корректировки записей в учете желательно дополнительно сопроводить бухгалтерской справкой (привести расчет суммы корректировки доходов/расходов, корректирующие проводки).

Рекомендуем оформлять протокол (акт) согласования цены в любом случае, чтобы не перечислить продавцу несогласованную сумму. Если учесть, что курс НБУ, к которому чаще всего привязывают цену договора резиденты, сейчас меняется посреди рабочего дня, то неправильно истолковать договорные условия очень легко.

Вариант 2. Оформить на дату оплаты корректировочную накладную (в дополнение к протоколу (акту) согласования цены и расчету корректировки к налоговой накладной). Типовой формы такого документа нет, и обычно нет печатной формы в бухгалтерских программах. Поэтому его придется «сочинить», наградив всеми обязательными реквизитами первичного документа. Документ может выглядеть, например, так (см. образец):

Преимущества: контролирующим органам такой документ должен понравиться. Ведь он будет подтверждать корректировку доходов/расходов у сторон договора по аналогии с корректировкой НДС (на основании расчета корректировки к налоговой накладной).

Недостатки: нужно разработать и утвердить форму документа, определить порядок учета в бухгалтерской программе. Например, можно доработать бухгалтерскую программу, добавив новый специальный документ, при проведении которого отражались бы не заложенные в стандартную конфигурацию бухгалтерские проводки. А также добавить в программу печатную форму корректировочной накладной.

Вариант 3. Оформить на дату оплаты накладную на возврат товаров по старой цене и новую накладную по новой цене (в дополнение к протоколу (акту) согласования цены и расчету корректировки к налоговой накладной). Печатные формы таких документов позволяет оформить любая бухгалтерская программа (в частности, Программа 1С). Поэтому у бухгалтера предприятия-продавца не возникнет проблем – он быстро выдаст их контрагенту. И отразит в учете сначала возврат от покупателя, потом новую поставку. И бухгалтер предприятия-покупателя тоже сможет отразить в учете именно такие документы без проблем, если эти товары у него есть в остатке: сначала возврат продавцу, потом новое приобретение.

Если товары уже проданы, тогда, возможно, понадобится совет программиста, как правильно и в какой последовательности отразить операции в бухгалтерской программе по этим документам. Например, сначала провести возврат проданных товаров, затем возврат поставщику, дальше поступление по новой цене и наконец новую отгрузку.

Преимущества: не нужно разрабатывать и утверждать форму документа, нести расходы на доработку программного обеспечения.

Недостатки: по факту не происходит возврата товаров и их новой поставки. Поэтому назвать такой пакет документов безупречным тоже нельзя.

Бухгалтерский учет

Основанием для бухучета хозяйственных операций являются первичные документы (они фиксируют факт осуществления хозяйственной операции и составляются во время такой операции или сразу после). То есть наличие первичного документа предполагает, что на его основании будут сделаны бухгалтерские проводки.

Для вариантов 1 и 2. Можно предусмотреть учетной политикой и реализовать в бухгалтерской программе проводки, сопровождающие документы по корректировке цены. Например, если увеличивается цена товаров, продавцу нужно отразить дополнительные доходы и НДС: Дт 361 – Кт 702, Дт 702 – Кт 641.

Проводки у покупателя будут зависеть от того, лежат ли товары еще на складе, тогда Дт 281 – Кт 631, Дт 644 – Кт 631. Или уже проданы, в этом случае: Дт 902 – Кт 631, Дт 644 – Кт 631).

Для варианта 3. В отдельных проводках нет необходимости. Документы будут сопровождаться стандартными бухгалтерскими проводками.

РЕКОМЕНДАЦИИ

Если цена товара изменилась после его отгрузки поставщиком и получения покупателем, нужно оформить такое изменение документально.

Это необходимо сделать, чтобы подтвердить стоимость товаров и соответственно суммы корректировки доходов/расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Поскольку готовых документов для такого случая нет, выберите из предложенных нами вариантов «приглянувшийся» вам пакет документов и утвердите его в приказе предприятия о документообороте.

По материалам "Баланса", 2014, № 36, с. 21