Форма № 1ДФ у запитаннях і відповідях

Звітність по зарплаті: шпаргалка для бухгалтера

Акценти цієї статті:

• нагадали про загальні правила подання податкового розрахунку за формою № 1ДФ;
• відповіли на найбільш часті запитання, що стосуються відображення у формі № 1ДФ різних видів доходів фізосіб;
• розповіли про нові коди доходів і про те, у яких випадках вони застосовуються.

Непомітно пролетів березень, а це значить, що настав час квартальних звітів. Одним із таких звітів є податковий розрахунок за формою № 1ДФ, порядок складання якого затверджено наказом Мінфіну від 13.01.15 р. № 4.

Перш ніж приступити до відповідей на запитання, хочемо нагадати нашим читачам, що форму № 1ДФ відповідно до пп. «б» п. 176.2 Податкового кодексу (далі – ПК) подають податкові агенти (це можуть бути як юрособи, так і фізособи, у тому числі підприємці або особи, які займаються незалежною професійною діяльністю. Причому не важливо, на якій системі оподаткування вони всі знаходяться).

1. Хто повинен подавати податковий розрахунок за формою № 1ДФ?

Податковий розрахунок за формою № 1ДФ подають виключно податкові агенти, визначені в пп. 14.1.180 ПК, у випадку нарахування (виплати) доходів фізособам, у тому числі самозайнятим особам.

2. Хто відображає у формі № 1ДФ дохід під ознаками доходів «113» і «114», викладеними в новій редакції?

Ідеться про доходи, отримані як спадщина або подарунок від члена сімї першого та другого ступенів споріднення (ознака доходу «113»), а також від фізособи, яка не є членом сімї першого або другого ступеня споріднення (ознака доходу «114»). Тому такі доходи у формі № 1ДФ відображає нотаріус.

3. Що змінилося в доходах, які необхідно відображати під ознакою доходу «127»?

До 2019 року під ознакою доходу «127» слід відображати як оподатковуваний дохід (пп. 164.2.20 ПК), так і неоподатковуваний дохід (пп. 165.1.49 ПК).

А починаючи з 1 січня 2019 року під ознакою доходу «127» необхідно відображати виключно інші доходи, які включаються до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу згідно з пп. 164.2.20 ПК.

Що стосується інших доходів, які не включаються до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу (названі в пп. 165.1.49 ПК), то для них тепер передбачена нова ознака доходу «194».

4. Під якою ознакою доходу слід відображати допомогу на лікування працівника або члена його сімї першого ступеня споріднення?

Під ознакою доходу «143». Із 01.01.19 р. під цією ознакою відображається сума коштів або вартість майна (послуг), надаваних у вигляді допомоги на лікування та медобслуговування платника податків або члена його сім’ї першого ступеня споріднення, а також дитини, яка знаходиться під опікою або піклуванням платника податків (пп. 165.1.19 ПК).

Слід зауважити, що така допомога може бути надана як роботодавцем, так і благодійною організацією. Сторона, яка надала таку допомогу, зобов'язана відобразити дохід фізособи у вигляді отриманої допомоги на лікування у формі № 1ДФ.

Як правильно відобразити у формі № 1ДФ суму, сплачену за навчання фізособи на користь вітчизняного вишу або ПТНЗ?

Така сума може бути сплачена будь-якою юридичною або фізичною особою (підприємець/самозайнята особа, яка провадить незалежну профдіяльність). При цьому людина, яка навчається, не зобов'язана перебувати в трудових відносинах зі стороною, яка оплачує її навчання, і в подальшому не зобов'язана відпрацьовувати будь-який строк у сторони, яка заплатила за навчання!

Уся сума плати за навчання є доходом фізособи. При цьому у формі № 1ДФ слід відобразити:

• з ознакою доходу «145» – суму в розмірі, що не перевищує 12 519 грн. за кожний повний або неповний місяць навчання, підготовки або перепідготовки фізособи. Такий дохід не підлягає обкладенню ПДФО і ВЗ;
• з ознакою доходу «126» – суму перевищення. Ця частина доходу обов'язково обкладається ПДФО і ВЗ.

Як правильно відобразити у формі № 1ДФ вартість путівок, придбаних роботодавцем для деяких працівників, якщо одним працівникам дісталися путівки для відпочинку та оздоровлення в санаторії України, а іншим – для відпочинку за кордоном?

Для відображення наданих працівнику путівок передбачена ознака доходу «156». Однак це не означає, що всі путівки можна відобразити під цією ознакою. Роботодавець може скористатися ознакою доходу «156» при виконанні всіх нижчеподаних умов, а саме:

• путівки надано працівнику або члену його сім’ї першого ступеня споріднення на відпочинок, оздоровлення, лікування (у т. ч. реабілітацію);
• місце відпочинку, оздоровлення, лікування за путівкою знаходиться на території України;
• путівку надано один раз на календарний рік;
• вартість путівки не перевищує певної величини (для 2019 року – 20 865 грн.);
• роботодавець є платником податку на прибуток на загальних підставах;
• вартість путівки відображається у формі № 1ДФ у розмірі знижки (а знижка може досягати 100 %, якщо така путівка надана безплатно);
• вартість путівки не підлягає обкладенню ПДФО і ВЗ;
• путівка може бути надана профспілковою організацією або за рахунок коштів ФСС (на реабілітацію).

Припустимо, усі ці умови не дотримуються (наприклад, путівка надана роботодавцем-єдинником або місце відпочинку, оздоровлення, лікування знаходиться за кордоном, або вартість путівки на території України перевищує 20 865 грн. і т. п.). У такому випадку вартість путівки (сума перевищення над 20 865 грн. – для путівок на території України) повинна бути відображена з ознакою доходу «126» – з обкладанням ПДФО і ВЗ.

Під якою ознакою доходу необхідно відображати вартість подарунків, наданих фізособі?

Це залежить від виду та суми подарунка. Так, якщо вартість подарунка в негрошовій формі не перевищує в розрахунку на місяць 1 043,25 грн. (для 2019 року), то вся сума такого подарунка не буде підлягати обкладенню ПДФО і ВЗ. Її відображають з ознакою доходу «160».

Подарунки в грошовій формі, а також частина вартості подарунка в негрошовій формі, яка перевищує в розрахунку на місяць 1 043,25 грн., відображаються з ознакою доходу «126» та обкладаються ПДФО і ВЗ.

Як у формі № 1ДФ відобразити штрафи, передбачені за невиконання фізособою договірних зобов'язань, якщо такі військовослужбовці були призвані в період мобілізації?

Із 1 січня 2019 року нову ознаку доходу «186» повинні використовувати:

• усі суб'єкти господарювання, відображаючи суми штрафних санкцій і пені за невиконання будь-яких зобов'язань фізосбами-війсь­ковослужбовцями з моменту їх призову в період мобілізації та до закінчення особливого періоду;
• банки, відображаючи суму ненарахованих процентів за кредитами, виданими військовослужбовцям, із моменту їх призову в період мобілізації та до закінчення особливого періоду (п. 15 ст. 14 Закону від 20.12.91 р. № 2011-XII, далі – Закон № 2011).

Коли така ситуація може виникнути? Наприклад, сторони уклали цивільно-правовий договір, де фізособа (у т. ч. і підприємець) – виконавець, а суб'єкт господарювання – замовник. І передбачили в договорі відповідальність за невиконання зобов'язань у вигляді штрафу. Виконавець був призваний у період мобілізації і тому не зміг виконати взяті на себе зобов'язання. У такій ситуації замовник – відповідно до п. 15 ст. 14 Закону № 2011 – не має права нарахувати штрафні санкції виконавцю. Однак суму штрафу, яка підлягає нарахуванню за умовами договору, замовник повинен відобразити у формі № 1ДФ з ознакою доходу «186».

У чому відмінність нових ознак доходів «189» і «193», якщо вони обидва призначені для відображення прощеного боргу?

Ознака доходу «189» використовується у випадку прощення (анулювання) основної суми боргу (кредиту) фізособи в сумі, що не перевищує 1 043,25 грн., на підставі самостійного рішення кредитора, не пов'язаного із процедурою банкрутства боржника, і до закінчення строку позовної давності.

Якщо ж кредитор вирішив простити суму боргу в більшому розмірі, ніж 1 043,25 грн., тоді суму такого перевищення слід відображати з ознакою доходу «126», обкладаючи її ПДФО і ВЗ. Аналогічно під ознакою доходу «189» кредитору необхідно відображати й суму прощених процентів, штрафних санкцій, пені.

Ознаку доходу «193» кредитор повинен використовувати в разі прощення (анулювання) боргу за іпотечними кредитами в іноземній валюті. Таку ознаку доходу можуть використовувати банки та фінустанови.

Коли застосовуються нові ознаки «190»–«192»?

Нову ознаку доходу «190» будуть застосовувати при заповненні форми № 1ДФ міжнародні фінансові організації, що здійснюють адресну благодійну допомогу фізособам, які проживали (проживають) на території АТО, АР Крим, вимушеним переселенцям.

Нові ознаки доходів «191» і «192» передбачені для міжнародних (ознака «191») і вітчизняних (ознака «192») фінансових організацій у разі відображення адресної фінансової підтримки фізосіб у ході заходів, здійснюваних у рамках реалізації в Україні проектів з енергоефективності та енергозбереження.

Чи передбачена відповідальність за порушення, пов’язані з поданням форми № 1ДФ?

За неподання, подання з порушенням установлених строків, подання в неповному обсязі або з помилками податкового розрахунку за формою № 1ДФ передбачено штраф: у розмірі 510 грн. – за перше таке порушення та в розмірі 1 020 грн. – за кожне наступне протягом року порушення (п. 119.2 ПК).

Однак штрафу не буде, якщо такі помилки не привели до зменшення та/або збільшення податкових зобов'язань та/або зміни платника податків. Іншими словами, помилка, наприклад, в ознаці доходу або ознаці ПП до штрафів не призводить. А от якщо помилку допущено в ІПН або сумі доходу/податку, тоді її виправлення спричинить штраф.

Також не передбачена ПК відповідальність за неподання або несвоєчасне подання копії податкового розрахунку за формою № 1ДФ, яку податкові агенти повинні подавати за неосновним місцем обліку (наприклад, за місцями реєстрації своїх структурних підрозділів або земельних ділянок).