Форма № 1ДФ: заповнення та подання

Податкові агенти зобов'язані щокварталу подавати до контролюючого органу податковий розрахунок за формою № 1ДФ, що має статус податкової декларації (пп. 14.1.180, ст. 51, пп. «б» п. 176.2 ПК). Суми ПДФО, відображені у формі № 1ДФ, уважаються погодженим податковим зобов'язанням і в разі неповної або несвоєчасної сплати стягуються до бюджету разом зі сплатою штрафів і пені. Крім того, за подання форми № 1ДФ із недостовірними відомостями або помилками податковий агент може бути притягнутий до відповідальності, передбаченої п. 119.2 ПК. Як правильно заповнити форму № 1ДФ і в які строки її треба подавати, читайте в консультації.

Порядок подання

Форма № 1ДФ містить повну інформацію про суми доходів, нарахованих (виплачених) будь-якій фізичній особі, і про суми ПДФО та військового збору, утриманих із таких доходів. Правила складання та подання форми № 1ДФ установлені ПК і Порядком № 4.

Хто подає. Форму № 1ДФ подають до органу ДФС усі без винятку особи зі статусом податкового агента, які нараховують (виплачують) фізособі дохід, утримують із такого доходу ПДФО та військовий збір і сплачують їх до бюджету від імені фізособи – одержувача цього доходу (п. 1.3 Порядку № 4).

Нагадаємо, до податкових агентів відносяться юридичні особи (їх філії, відділення), приватні підприємці, самозайняті особи, незалежно від організаційно-правового статусу та способу обкладення іншими податками, що виплачують доходи фізособам – платникам ПДФО (пп. 14.1.180 ПК).

Кому подають. Податкові агенти – юрособи подають форму № 1ДФ до органу ДФС за своїм місцезнаходженням, а фізособи-підприємці та самозайняті особи – за своєю податковою адресою, тобто місцем проживання, за яким фізособу взято на облік як платника податків (пп. «б» п. 176.2 ПК, п. 2.3 Порядку № 4).

Зверніть увагу: якщо юрособа має філію або інший відокремлений підрозділ, наділений повноваженнями з нарахування своїм працівникам зарплати, утримання та перерахування ПДФО, то такі підрозділи самостійно подають форму № 1ДФ до контролюючого органу за своїм місцезнаходженням За підрозділи, яким не надано подібних повноважень, звітує головне підприємство. Воно подає форму № 1ДФ у вигляді окремої порції за такий підрозділ до органу ДФС за своїм місцезнаходженням та надсилає її копію до органу ДФС за місцем знаходження даного підрозділу (пп. «б» п. 176.2 ПК, п. 2.6 Порядку № 4).

Зазначимо, що коли дохід не нараховувався і не виплачувався, форму № 1ДФ подавати не потрібно (пп. «б» п. 176.2 ПК). А от якщо дохід був нарахований, але у звітному кварталі не виплачений, податковий агент зобов'язаний подати форму № 1ДФ незалежно від того, коли фактично буде здійснена виплата (пп. «б» п. 176.2 ПК, п. 2.2 Порядку № 4).

Строки подання. Форма № 1ДФ подається окремо за кожний квартал протягом 40 календарних днів, що настають за останнім днем звітного кварталу (п. 2.1 Порядку № 4). Якщо форма відправляється поштою, то зробити це необхідно не пізніше ніж за 10 днів до закінчення граничного строку її подання (п. 49.5 ПК).

Важливо! Якщо останній день подання податкового розрахунку припадає на вихідний або святковий день, то останнім днем уважається операційний (банківський) день, що настає за вихідним або святковим днем.

Способи подання. Форму № 1ДФ можна подавати в електронному вигляді (п. 2.3 Порядку № 4), надсилати поштою (листом із повідомленням про вручення) або приносити особисто (пп. «а» і «б» п. 49.3 ПК).

Порядок заповнення

Інформаційне поле

У полі «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» указують кількість осіб, які у звітному періоді працювали за трудовими договорами (контрактами), у тому числі зовнішніх сумісників. Якщо протягом звітного періоду кількість працівників змінювалася у зв'язку із прийняттям або звільненням, визначати середній показник не потрібно. Просто вкажіть максимальну чисельність таких працівників.

Зауважимо, що працівниць, які знаходяться у відпустках у зв'язку з вагітністю та пологами і для догляду за дитиною до трьох років, у цей показник не включають, незалежно від того, виплачувався їм дохід чи ні (ЗІР, категорія 103.25).

Оскільки в цьому показнику відображають усіх, хто працював за трудовими договорами у звітному періоді, включаючи звільнених і зовнішніх сумісників, у цьому випадку потрібно вказати 170 людей (150 + 16 + 4). Такої ж думки дотримується і ДФС (ЗІР, категорія 103.25).

У полі «Працювало за цивільно-правовими договорами» відображається кількість фізосіб, які у звітному періоді трудилися в податкового агента за ЦПД (п. 3.1 Порядку № 4). При цьому в показник не включаються фізособи-підприємці, які виконували роботи (надавали послуги) за ЦПД, а також особи, які отримали доходи за договорами оренди нерухомого (рухомого) майна (ЗІР, категорія 103.25). Водночас у цей показник включають штатних працівників підприємства, які додатково виконують роботи за ЦПД (ЗІР, категорія 103.25).

Важливо! Якщо інформаційне поле не заповнюється, у ньому робиться прочерк. Зазначимо, що штрафні санкції за неправильне заповнення інформполя законодавством не передбачені.

Таблична частина

Розглянемо порядок заповнення розд. I.

У графі 3а «Сума нарахованого доходу» відображається будь-який дохід (який обкладається ПДФО та який не обкладається ПДФО), нарахований фізособі за звітний квартал, відповідно до ознаки доходу, яка визначається за Довідником ознак доходів, наведеним у додатку до Порядку № 4 (п. 3.2 цього Порядку). Сума нарахованого у звітному кварталі доходу (незалежно від того, був він виплачений чи ні) наводиться окремо за кожним видом доходу. Для позначення доходів у формі № 1ДФ (станом на 01.01.16 р.) застосовується 185 кодів. На одного працівника може бути заповнено декілька рядків із різними кодами. Ознака доходу вказується в графі 5.

При цьому із суми нарахованого доходу не вираховують суми утриманого з нього ПДФО та військового збору (нагадаємо, з 01.01.16 р. ЄСВ не утримується).

У графі 3 «Сума виплаченого доходу» наводиться сума доходу, фактично виплачена фізособі у звітному кварталі (п. 3.3 Порядку № 4).

Якщо роботодавець своєчасно виплачує зарплату, то її суму, нараховану за останній місяць звітного кварталу, яка підлягає виплаті у встановлений строк у наступному місяці, відображають у графі 3 форми № 1ДФ як фактично виплачену за звітний квартал (п. 3.3 Порядку № 4). Якщо ж зарплата виплачується нерегулярно або податковий агент виплачує фізособі інші доходи, що не відносяться до зарплати, то в графі 3 указуються тільки доходи, фактично виплачені у звітному кварталі.

Нагадаємо, до заробітної плати відносяться дохід, нарахований (виплачений, наданий) фізособі її роботодавцем (резидентом або нерезидентом) у зв'язку з відносинами трудового найму, та інші заохочувальні та компенсаційні виплати, здійснювані (надавані) фізособі у зв'язку з відносинами трудового найму (пп. 14.1.48 ПК).

У графі 4а «Сума утриманого податку – нарахованого» відображаються суми ПДФО, утримані з доходів, нарахованих у звітному кварталі та включених у графу 3а.

У графі 4 «Сума утриманого податку – перерахованого» указується сума ПДФО, фактично перерахована до бюджету у звітному кварталі (п. 3.5 Порядку № 4). При цьому якщо роботодавець виплачує зарплату регулярно, то тут відображається також сума податку, яка фактично перерахована до бюджету в першому місяці наступного кварталу.

У графах 6 «Дата прийняття на роботу» і 7 «Дата звільнення з роботи» заповнюється інформація тільки про тих працівників, які були прийняті (звільнені) у звітному кварталі. Якщо працівник в одному звітному кварталі декілька разів звільнявся та приймався на роботу, то у формі № 1ДФ за звітний період на нього заповнюється стільки рядків, скільки разів надходила інформація про його прийняття (звільнення) (п. 3.7 Порядку № 4).

У графі 8 «Ознака податкової соціальної пільги» указують код відповідної пільги: загальної – 01, підвищеної – 02, максимальної – 03 і пільги, надаваної батькам, які мають двох і більше дітей, – 04. Якщо протягом звітного кварталу працівнику надавалися різні ПСП, то можна заповнювати декілька рядків з ознакою доходу «101» (п. 3.8 Порядку № 4).

Якщо працівник має право на пільгу, але в одному або двох місяцях звітного кварталу вона не застосовувалася (наприклад, дохід перевищував граничний рівень для застосування ПСП – 1 930 грн.), то у формі № 1ДФ така операція відображається одним рядком із зазначенням загальної суми доходу та загальної суми ПДФО, утриманого з такого доходу. А в графі 8 проставляють відповідну ознаку ПСП.

Працівнику виплачують різні види доходу, які відображаються окремими рядками в розділі I форми № 1ДФ.

Щомісяця з доходу працівника утримують ПДФО за ставкою 18 %:

• із зарплати – 1 260 грн. (7 000 грн. х 18 %). Усього за звітний період – 3 780 грн. (1 260 грн. х 3 міс.);
• з орендної плати – 1 440 грн. (8 000 грн. х  18 %). Усього за звітний період – 4 320 грн. (1 440 грн. х 3 міс.).

Зазначимо, що у формі № 1ДФ за I квартал 2016 року відобразиться орендна плата, нарахована за три місяці і виплачена за січень і лютий. Сума за березень, яка буде виплачена до 20 квітня, відобразиться у звіті за наступний звітний період. Також покажемо і ПДФО: нарахований за три місяці, а сплачений за січень і лютий у сумі 2 880 грн.

Крім того, із доходу працівника утримують військовий збір за ставкою 1,5 %:

• із зарплати – 315 грн. (21 000 грн. х 1,5 %);
• з орендної плати – 240 грн. (16 000 грн. х  1,5 %).

У розд. II утриманий військовий збір у сумі 555 грн. (315 грн. + 240 грн.) відобразиться одним рядком. Зарплата на підприємстві виплачується регулярно.

Покажемо, як потрібно відобразити операції в розд. I форми № 1ДФ (див. фрагмент 1).

Батьки, які виховують двох і більше дітей, мають право зменшити свій оподатковуваний дохід на величину ПСП. Правда, тільки якщо їх дохід не перевищує граничний розмір, установлений ПК. Право на дитячу ПСП мають обоє з батьків, але для одного з них у 2016 році граничний дохід становить величину, кратну кількості дітей, тобто 3 860 грн. (1 930 грн. х 2 дітей), а для другого – 1 930 грн.

Батьки самостійно вибрали, що правом на визначення граничного доходу скористається батько. Його дохід (3 000 грн.) не перевищує припустимої межі (3 860 грн.). Дохід матері (1 800 грн.) теж не більше встановленого розміру (1 930 грн.), тому і вона має право на ПСП.

Розмір ПСП для обох батьків однаковий і з урахуванням того, що в родині є дитина-інвалід, становить 1 722,50 грн. (689,00 грн. +  1 033,50 грн.).

Розрахуємо ПДФО, утриманий із місячного доходу:

• батька – 229,95 грн. [(3 000,00 грн. –  1 722,50 грн.) х 18 %]. Усього за квартал – 689,85 грн. (229,95 х 3 міс.);.
• матері – 13,95 грн. [(1 800,00 грн. –  1 722,50 грн.) х 18 %]. Усього за квартал – 41,85 грн. (13,95 грн. х 3 міс.)

Військовий збір, утриманий із доходу батька за звітний період, становить 135 грн. (9 000 грн. х 1,5 %), із доходу матері – 81 грн. (5 400 грн. х 1,5 %).

Заповнимо форму № 1ДФ для обох батьків (див. фрагмент 2).

Розглянемо порядок заповнення розд. II.

У цьому розділі вказують:

• у рядку «Оподаткування процентів» – загальну суму доходу, нарахованого у вигляді процентів, суму нарахованого та перерахованого до бюджету ПДФО. При цьому відомості про фізособу, якій нараховано такий дохід, не наводяться;
• рядку «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» – загальну суму доходу, нарахованого у вигляді виграшів (призів) у лотерею, суму нарахованого та перерахованого до бюджету ПДФО. При цьому відомості про фізособу, якій нараховано такий дохід, не наводяться;
• рядку «Військовий збір» – загальну суму нарахованого доходу. Відомості про фізособу, з доходу якої утримується військовий збір, не наводяться.

Тобто суму нарахованого та виплаченого доходу, а також суму утриманого військового збору показують загальним підсумком за звітний період.

Висновки

Форма № 1ДФ має статус податкової декларації. За порушення порядку її складання та подання передбачена відповідальність податкових агентів.

Сума нарахованого у звітному кварталі доходу (незалежно від того, був він виплачений чи ні) наводиться окремо за кожним видом доходу.

Із суми нарахованого та виплаченого доходу не вираховують суми утриманого з нього ПДФО та військового збору (із 01.01.16 р. утримання ЄСВ не здійснюються).

Якщо роботодавець своєчасно виплачує зарплату, то її суму, нараховану за останній місяць звітного кварталу, яка підлягає виплаті в наступному місяці, відображають у графі 3 форми № 1ДФ як фактично виплачену за звітний квартал.

Також читате:

«Форма № 1ДФ: правила заповнення у відповідях на запитання»