Форма № 1ДФ: заполнение и подача

Налоговые агенты обязаны ежеквартально представлять в контролирующий орган на­логовый расчет по форме № 1ДФ, имеющий статус налоговой декларации (пп. 14.1.180, ст. 51, пп. «б» п. 176.2 НК). Суммы НДФЛ, отраженные в форме № 1ДФ, считаются согласованным налоговым обязательством и в случае неполной или не­своевременной уплаты взыскиваются в бюджет вместе с уплатой штрафов и пени. Кроме того, за подачу формы № 1ДФ с недостоверными сведениями или ошибками налоговый агент может быть привлечен к ответственности, предусмотренной п. 119.2 НК. Как правильно заполнить форму № 1ДФ и в какие сроки ее надо представлять, читайте в консультации.

Порядок предоставления

Форма № 1ДФ содержит полную информацию о суммах доходов, начисленных (выплаченных) любому физическому лицу, и о суммах НДФЛ и военного сбора, удержан­ных из таких доходов. Правила составления и подачи формы № 1ДФ установлены НК и Порядком № 4.

Кто подает. Форму № 1ДФ подают в орган ГФС все без исключения лица со статусом налого­вого агента, которые начисляют (выплачивают) физлицу доход, удерживают из та­кого дохода НДФЛ и военный сбор и уплачивают их в бюджет от имени физлица – получателя этого дохода (п. 1.3 Порядка № 4).

Напомним, к налоговым агентам относятся юридические лица (их филиалы, отделения), частные пред­приниматели, самозанятые лица, независимо от организационно-правового статуса и способа обложения другими налогами, выплачивающие доходы физлицам – плательщикам НДФЛ (пп. 14.1.180 НК).

Кому подают. Налоговые агенты – юрлица подают форму № 1ДФ в орган ГФС по своему местонахождению, а физлица-предприниматели и самозанятые лица – по своему налоговому адресу, то есть месту жительства, по которому физлицо взято на учет в качестве налогоплательщика (пп. «б» п. 176.2 НК, п. 2.3 Порядка № 4).

Обратите внимание: если юрлицо имеет филиал или другое обособленное подразделение, наделенное полномочиями по начислению своим работникам зарплаты, удержанию и перечислению НДФЛ, то такие подразделения самостоятельно подают форму № 1ДФ в контролирующий орган по своему местонахождению. За подразделения, которым не предоставлены подобные полномочия, отчитывается головное предприятие. Оно подает форму № 1ДФ в виде отдельной порции за такое подразделение в орган ГФС по своему местонахождению и высылает ее копию в орган ГФС по месту нахождения данного подразделения (пп. «б» п. 176.2 НК, п. 2.6 Порядка № 4).

Отметим, что если доход не начислялся и не выплачивался, форму № 1ДФ подавать не нужно (пп. «б» п. 176.2 НК). А вот если доход был начислен, но в от­четном квартале не выплачен, налоговый агент обязан представить форму № 1ДФ независимо от того, когда фактически будет осуществлена выплата (пп. «б» п. 176.2 НК, п. 2.2 Порядка № 4).

Сроки подачи. Форма № 1ДФ подается отдельно за каждый квартал в течение 40 календарных дней, следующих за последним днем отчетного квартала (п. 2.1 Порядка № 4). Если форма отправляется по почте, то сделать это необходимо не позднее чем за 10 дней до истечения предельного срока ее подачи (п. 49.5 НК).

Важно! Если последний день подачи налогового расчета приходится на выходной или праздничный день, то последним днем считается операционный (банковский) день, следующий за выходным или праздничным днем.

Способы подачи. Форму № 1ДФ можно подавать в электронном виде (п. 2.3 Порядка № 4), присылать по почте (письмом с уведомлением о вручении) или приносить лично (пп. «а» и «б» п. 49.3 НК).

Порядок заполнения

Информационное поле

В поле «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» указывают количество лиц, которые в отчетном периоде работали по трудовым договорам (контрактам), в том числе внешних совместителей. Если в течение отчетного периода число работников менялось в связи с приемом или увольнением, определять средний показатель не нужно. Просто укажите максимальную численность таких работников.

Заметим, что работниц, которые находятся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком до трех лет, в этот показатель не включают, независимо от того, выплачивался им доход или нет (ОИР, категория 103.25).

Пример 1
По состоянию на 01.01.16 г. на предприятии по трудовым договорам работало 150 человек. За период с января по март 2016 года было принято 16 и уволено 10 человек. Кроме того, на предприятии числятся 4 внешних совместителя. Какое количество работников нужно указать в поле «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» в форме № 1ДФ за I квартал?

Поскольку в этом показателе отражают всех, кто работал по трудовым договорам в отчетном периоде, включая уволенных и внешних совместителей, в данном случае нужно указать 170 человек (150 + 16 + 4). Такого же мнения придерживается и ГФС (ОИР, категория 103.25).

В поле «Працювало за цивільно-правовими договорами» отражается количество физлиц, которые в отчетном периоде трудились у налогового агента по ГПД (п. 3.1 Порядка № 4). При этом в показатель не включаются физлица-предприниматели, выполнявшие работы (оказывавшие услуги) по ГПД, а также лица, получившие доходы по договорам аренды недвижимого (движимого) имущества (ОИР, категория 103.25). В то же время в этот показатель включают штатных работников предприятия, которые дополнительно выполняют работы по ГПД (ОИР, категория 103.25).

Важно! Если информационное поле не заполняется, в нем делается прочерк. Отметим, что штрафные санкции за неправильное заполнение информполя законодательством не предусмотрены.

Табличная часть

Рассмотрим порядок заполнения разд. I.

В графе 3а «Сума нарахованого доходу» отражается любой доход (как облагаемый, так и не облагаемый НДФЛ), начисленный физлицу за отчетный квартал, в соответствии с признаком дохода, который определяется по Справочнику признаков доходов, приведенному в приложении к Порядку № 4 (п. 3.2 этого Порядка). Сумма начисленного в отчетном квартале дохода (независимо от того, был он выплачен или нет) приводится отдельно по каждому виду дохода. Для обозначения доходов в форме № 1ДФ (по состоянию на 01.01.16 г.) применяется 185 кодов. На одного работника может быть заполнено несколько строк с разными кодами. Признак дохода указывается в графе 5.

При этом из суммы начисленного дохода не вычитают суммы удержанного из него НДФЛ и военного сбора (напомним, с 01.01.16 г. ЕСВ не удерживается).

В графе 3 «Сума виплаченого доходу» приводится сумма дохода, фактически выплаченная физлицу в отчетном квартале (п. 3.3 Порядка № 4).

Если работодатель своевременно выплачивает зарплату, то ее сумму, начисленную за последний месяц отчетного квартала, которая подлежит выплате в установленные сроки в следующем месяце, отражают в графе 3 формы № 1ДФ как фактически выплаченную за отчетный квартал (п. 3.3 Порядка № 4). Если же зарплата выплачивается нерегулярно или налоговый агент выплачивает физлицу другие доходы, не относящиеся к зарплате, то в графе 3 указываются только доходы, фактически выплаченные в отчетном квартале.

Напомним, к заработной плате относятся доход, начисленный (выплаченный, предоставленный) физлицу его работодателем (резидентом или нерезидентом) в связи с отношениями трудового найма, и другие поощрительные и компенсационные выплаты, производимые (предоставляемые) физлицу в связи с отношениями трудового найма (пп. 14.1.48 НК).

В графе 4а «Сума утриманого податку – нарахованого» отражаются суммы НДФЛ, удержанные из доходов, начисленных в отчетном квартале и включенных в графу 3а.

В графе 4 «Сума утриманого податку – перерахованого» указывается сумма НДФЛ, фактически перечисленная в бюджет в отчетном квартале (п. 3.5 Порядка № 4). При этом если работодатель выплачивает зарплату регулярно, то здесь отражается также сумма налога, которая фактически перечислена в бюджет в первом месяце следующего квартала.

В графах 6 «Дата прийняття на роботу» и 7 «Дата звільнення з роботи» заполняется информация только о тех работниках, которые были приняты (уволены) в отчетном квартале. Если работник в одном отчетном квартале несколько раз увольнялся и принимался на работу, то в форме № 1ДФ за отчетный период на него заполняется столько строк, сколько раз поступала информация о его приеме (увольнении) (п. 3.7 Порядка № 4).

В графе 8 «Ознака податкової соціальної пільги» указывают код соответствующей льготы: общей – 01, повышенной – 02, максимальной – 03 и льготы, предоставляемой родителям, имеющим двоих и более детей, – 04. Если в течение отчетного квартала работнику предоставлялись разные НСЛ, то можно заполнять несколько строк с признаком дохода «101» (п. 3.8 Порядка № 4).

Если работник имеет право на льготу, но в одном или двух месяцах отчетного квартала она не применялась (например, доход превышал предельный уровень для применения НСЛ – 1 930 грн.), то в форме № 1ДФ такая операция отражается одной строкой с указанием общей суммы дохода и общей суммы НДФЛ, удержанного из такого дохода. А в графе 8 проставляют соответствующий признак НСЛ.

Пример 2
Оклад работника – 7 000 грн. С 01.01.16 г. он предоставляет своему предприятию в аренду личное недвижимое имущество. Согласно договору аренды ежемесячно в конце месяца ему начисляется арендная плата в сумме 8 000 грн., которая выплачивается не позже 20-го числа следующего месяца. Необходимо отразить доход работника в форме № 1ДФ за I квартал 2016 года.

Работнику выплачивают разные виды дохода, которые отражаются отдельными строками в разделе I формы № 1ДФ.

Ежемесячно из дохода работника удерживают НДФЛ по ставке 18 %:

• из зарплаты – 1 260 грн. (7 000 грн. х 18 %). Всего за отчетный период – 3 780 грн. (1 260 грн. х 3 мес.);
• из арендной платы – 1 440 грн. (8 000 грн. х  18 %). Всего за отчетный период – 4 320 грн. (1 440 грн. х 3 мес.).

Отметим, что в форме № 1ДФ за I квартал 2016 года отразится арендная плата, начисленная за три месяца и выплаченная за январь и февраль. Сумма за март, которая будет выплачена до 20 апреля, отразится в отчете за следующий отчетный период. Также покажем и НДФЛ: начисленный за три месяца, а уплаченный за январь и февраль в сумме 2 880 грн.

Кроме того, из дохода работника удерживают военный сбор по ставке 1,5 %:

• из зарплаты – 315 грн. (21 000 грн. х 1,5 %);
• из арендной платы – 240 грн. (16 000 грн. х  1,5 %).

В разд. II удержанный военный сбор в сумме 555 грн. (315 грн. + 240 грн.) отразится одной строкой. Зарплата на предприятии выплачивается регулярно.

Покажем, как нужно отразить операции в разд. I формы № 1ДФ (см. фрагмент 1).

Пример 3
На предприятии работают родители, воспитывающие двоих детей в возрасте до 18 лет, один из которых инвалид. Оклад матери – 1 800 грн., отца – 3 000 грн. Необходимо заполнить форму № 1ДФ на этих работников.

Родители, воспитывающие двоих и более детей, имеют право уменьшить свой налогооблагаемый доход на величину НСЛ. Правда, только если их доход не превышает предельный размер, установленный НК. Право на «детскую» НСЛ имеют оба родителя, но для одного из них в 2016 году предельный доход составляет величину, кратную количеству детей, то есть 3 860 грн. (1 930 грн. х 2 детей), а для второго – 1 930 грн.

Родители самостоятельно выбрали, что правом на определение предельного дохода воспользуется отец. Его доход (3 000 грн.) не превышает допустимый предел (3 860 грн.). Доход матери (1 800 грн.) тоже не больше установленного размера (1 930 грн.), поэтому и она имеет право на НСЛ.

Размер НСЛ для обоих родителей одинаков и с учетом того, что в семье есть ребенок-инвалид, составляет 1 722,50 грн. (689,00 грн. + 1 033,50 грн.).

Рассчитаем НДФЛ, удержанный из месячного дохода:

• отца – 229,95 грн. [(3 000,00 грн. – 1 722,50 грн.) х 18 %]. Всего за квартал – 689,85 грн. (229,95 х 3 мес.);
• матери – 13,95 грн. [(1 800,00 грн. – 1 722,50 грн.) х 18 %]. Всего за квартал – 41,85 грн. (13,95 грн. х 3 мес.).

Военный сбор, удержанный из дохода отца за отчетный период, составляет 135 грн. (9 000 грн. х 1,5 %), из дохода матери – 81 грн. (5 400 грн. х 1,5 %).

Заполним форму № 1ДФ для обоих родителей (см. фрагмент 2).

Рассмотрим порядок заполнения разд. II.

В этом разделе указывают:

• в строке «Оподаткування процентів» – общую сумму дохода, начисленного в виде процентов, сумму начисленного и перечисленного в бюджет НДФЛ. При этом сведения о физлице, которому начислен такой доход, не приводятся;
• строке «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» – общую сумму дохода, начисленного в виде выигрышей (призов) в лотерею, сумму начисленного и перечисленного в бюджет НДФЛ. При этом сведения о физлице, которому начислен такой доход, не приводятся;
• строке «Військовий збір» – общую сумму начисленного дохода. Сведения о физлице, из дохода которого удерживается военный сбор, не приводятся.

То есть сумму начисленного и выплаченного дохода, а также сумму удержанного военного сбора показывают общим итогом за отчетный период.

Выводы

Форма № 1ДФ имеет статус налоговой декларации. За нарушение порядка ее составления и подачи предусмотрена ответственность налоговых агентов.

Сумма начисленного в отчетном квартале дохода (независимо от того, был он выплачен или нет) приводится отдельно по каждому виду дохода.

Из суммы начисленного и выплаченного дохода не вычитают суммы удержанного из него НДФЛ и военного сбора (с 01.01.16 г. удержания ЕСВ не производятся).

Если работодатель своевременно выплачивает зарплату, то ее сумму, начисленную за последний месяц отчетного квартала, которая подлежит выплате в следующем месяце, отражают в графе 3 формы № 1ДФ как фактически выплаченную за отчетный квартал.

Читате также:

«Форма № 1ДФ: правила заполнения в ответах на вопросы»