Форма № 1ДФ: правила заповнення

При нарахуванні (виплаті) доходів податковий агент зобов'язаний подати до контролюючого органу податковий розрахунок за формою № 1ДФ, затвердженою Наказом № 4. Із консультації ви дізнаєтеся, як правильно його заповнити та в які строки подати.

Правила подання

Правила складання та подання форми № 1ДФ установлено ПК і Порядком № 4.

Правило 1. Форму подають тільки податкові агенти.

Форму № 1ДФ подають до органу ДФС податкові агенти, які нараховують (виплачують) фізособі дохід, утримують із нього ПДФО і військовий збір і сплачують їх до бюджету від імені та за рахунок фізособи – отримувача цього доходу (п. 1.3 Порядку № 4).

До податкових агентів відносяться: юридичні особи (їх філії, відділення), самозайняті особи, представництва нерезидента-юрособи, інвестори (оператори) за договором про розподіл продукції, незалежно від організаційно-правового статусу та способу обкладення іншими податками, які виплачують доходи фізособам – платникам ПДФО (пп. 14.1.180 ПК).

Обов'язок ведення податкового обліку та подання податкової звітності податковим агентом за такими доходами передбачений пп. 14.1.180 і пп. «б» п. 176.2 ПК.

Правило 2. Форму подають за місцем розміщення податкового агента.

Форма № 1ДФ подається: юрособами – за своїм місцезнаходженням, фізособами – податковими агентами – за своєю податковою адресою (місцем проживання) (п. 45.1, пп. «б» п. 176.2 ПК; п. 2.3 Порядку № 4).

Якщо юрособа має філію або інший відокремлений підрозділ, наділений повноваженнями щодо утримання та перерахування ПДФО, то такі підрозділи самостійно подають форму № 1ДФ до контролюючого органу за своїм місцезнаходженням.

За підрозділи, яким не надано подібні повноваження, звітує головне підприємство. Воно подає за такий підрозділ форму № 1ДФ у вигляді окремої порції до органу ДФС за своїм місцезнаходженням і надсилає її копію до органу ДФС за місцем знаходження даного підрозділу (пп. «б» п. 176.2 ПК, п. 2.6 Порядку № 4).

Правило 3. Форму подають щокварталу.

Форма № 1ДФ подається окремо за кожний квартал протягом 40 календарних днів після закінчення звітного кварталу (п. 2.1 Порядку № 4).

Важливо! Якщо останній день подання припадає на вихідний або святковий день, то останнім днем уважається операційний (банківський) день, що настає за таким днем.

Правило 4. Немає нарахування доходу – форму подавати не треба.

Розрахунок подається лише у випадку нарахування доходів фізособі податковим агентом протягом звітного періоду (пп. «б» п. 176.2 ПК). А от якщо дохід був нарахований, але у звітному кварталі не виплачений, податковий агент зобов'язаний відзвітувати незалежно від того, коли фактично буде здійснена виплата (пп. «б» п. 176.2 ПК, п. 2.2 Порядку № 4).

Порядок заповнення

Шапка форми

У полі «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» указують кількість осіб, які у звітному періоді працювали за трудовими договорами (контрактами), у тому числі зовнішніх сумісників. Якщо протягом звітного періоду кількість працівників змінювалася у зв'язку із прийняттям або звільненням, указують максимальну чисельність працівників (ЗІР, категорія 103.25). При розрахунку цього показника не враховують працівниць, які перебувають у відпустках у зв'язку з вагітністю та пологами та для догляду за дитиною до трьох років, незалежно від того, виплачувався їм дохід чи ні (ЗІР, категорія 103.25).

У полі «Працювало за цивільно-правовими договорами» відображається кількість працівників, які у звітному періоді працювали в податкового агента за цивільно-правовими договорами (далі – ЦПД) (п. 3.1 Порядку № 4). При цьому в показник не включаються:

• фізособи-підприємці, які виконували роботи (надавали послуги) за ЦПД;
• фізособ, які отримали доходи за договорами оренди нерухомого (рухомого) майна (ЗІР, категорія 103.25).

Вищевказані реквізити заповнюються тільки при наявності в податкового агента працівників і тільки для першої порції.

Розділ 1

У графі 3а «Сума нарахованого доходу» відображається дохід, нарахований фізособі за звітний квартал (п. 3.2 Порядку № 4). Особливості заповнення:

• нарахований дохід показують незалежно від факту виплати;
• на одну фізособу може бути заповнено декілька рядків із різними ознаками доходу. Ознака доходу вказується в графі 5;
• дохід відображається в повній сумі – без утримань із нього ПДФО і військового збору.

У графі 3 «Сума виплаченого доходу» указується дохід, фактично виплачений фізособі у звітному кварталі (п. 3.3 Порядку № 4). Особливості заповнення:

• при своєчасній виплаті зарплати – зарплату, нараховану за останній місяць звітного кварталу, яка підлягає виплаті у встановлений строк у наступному місяці, відображають як фактично виплачену за звітний квартал (п. 3.3 Порядку № 4);
• при нерегулярній виплаті зарплати – зарплата за останній місяць звітного кварталу відображається за фактом виплати;
• при виплаті доходів, що не є зарплатою, графа 3 заповнюється в період їх виплати.

До зарплати відносяться: дохід, нарахований (виплачений, наданий) фізособі її роботодавцем (резидентом або нерезидентом) у зв'язку з відносинами трудового найму, та інші заохочувальні та компенсаційні виплати, здійснювані (надавані) фізособі у зв'язку з відносинами трудового найму (пп. 14.1.48 ПК).

У графі 4а «Сума утриманого податку – нарахованого» відображаються суми ПДФО, утримані з доходів, нарахованих у звітному кварталі та включених у графу 3а.

У графі 4 «Сума утриманого податку – перерахованого» указується сума ПДФО, фактично перерахована до бюджету у звітному кварталі (п. 3.5 Порядку № 4). При цьому якщо роботодавець виплачує зарплату регулярно, то тут відображається також сума податку, яка фактично перерахована до бюджету в першому місяці наступного кварталу (ЗІР, категорія 103.25).

У графі 5 «Ознака доходу» указується ознака доходу згідно з довідником ознак доходів, наведеним у додатку до Порядку № 4.

Якщо доходи виплачуються у звітному кварталі не в повному обсязі і їх остаточна виплата буде здійснюватися в наступних кварталах, ознака доходу для всіх виплат повинна бути одна (п. 3.6 Порядку № 4).

У графах 6 «Дата прийняття на роботу» і 7 «Дата звільнення з роботи» наводиться інформація тільки про тих працівників, які були прийняті (звільнені) у звітному кварталі.

Якщо працівник в одному звітному кварталі декілька разів звільнявся і приймався на роботу, то у формі № 1ДФ за звітний період на нього заповнюється стільки рядків, скільки разів надходила інформація про його прийняття (звільнення) (п. 3.7 Порядку № 4).

У графі 8 «Ознака податкової соціальної пільги» указують код відповідної ПСП (п. 3.8 Порядку № 4). Коди ПСП: загальної – 01, підвищеної – 02, максимальної – 03, надаваної батькам, які мають двох і більше дітей віком до 18 років, – 04. Особливості заповнення:

• якщо працівнику у звітному кварталі надавалися різні ПСП, то можна заповнювати декілька рядків з ознакою доходу «101»;
• якщо в будь-якому місяці кварталу ПСП не застосовувалася (наприклад, дохід перевищував граничний рівень застосування пільги), то на працівника заповнюється один рядок із зазначенням загальної суми доходу та загальної суми ПДФО, утриманого з такого доходу. А в графі 8 проставляють відповідну ознаку ПСП.

У графі 9 «Ознака (0, 1)» проставляється «0», якщо рядок потрібно ввести, або «1», якщо рядок потрібно виключити.

Важливо! Графа 9 заповнюється тільки для звітного нового та уточнюючого податкових розрахунків.

Розділ II

У рядку «Оподаткування процентів» указують загальну суму доходу, нарахованого у вигляді процентів, суму нарахованого та перерахованого до бюджету ПДФО. При цьому відомості про фізособу, якій нараховано такий дохід, не наводяться.

У рядку «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» відображають загальну суму доходу, нарахованого у вигляді виграшів (призів) у лотерею, суму нарахованого та перерахованого в бюджет ПДФО. При цьому відомості про фізособу, якій нараховано такий дохід, не наводяться.

У рядку «Військовий збір» наводять загальну суму доходу, з якого утримують військовий збір, суму нарахованого та перерахованого до бюджету військового збору. Відомості про фізособу, з доходу якої утримується військовий збір, не наводяться.

Таким чином, суму нарахованого та виплаченого доходу, а також суму утриманого військового збору показують загальним підсумком за звітний період.

ПРИКЛАД
У ІІ кварталі були виплачені такі доходи:
1. Петрову А. А: зарплата – 3 400 грн.; орендна плата – 7 000 грн. За договором оренди нерухомості нарахування здійснюються в кінці кожного місяця та виплачуються не пізніше 20-го числа наступного місяця. Крім того, працівнику надано поворотну фінансову допомогу – 5 000 грн.
2. Підприємцю-загальносистемнику Самченку В. В. – 10 000 грн. за товари.

У формі № 1ДФ доходи фізосіб відображаються так:

1. Для Петрова А. А. (ІПН 1111111111):

Виплата зарплати: графа 3а – 10 200 грн. (3 400 грн. х 3 міс.); графа 3 – 10 200 грн. (відображається зарплата за 3 міс., оскільки вона виплачується регулярно); графа 4а – 1 836 грн. (10 200 грн. х 18 %); графа 4 – 1 836 грн.

Виплата орендної плати за договором оренди: графа 3а – 21 000 грн. (7 000 грн. х 3 міс.); графа 3 – 14 000 грн. (за квітень – травень); графа 4а – 3 780 грн. (7 000 грн. х 3 міс. х 18 %); графа 4 – 2 520 грн. (7 000 грн. х 2 міс. х 18 %) (за квітень – травень).

Виплата поворотної фінансової допомоги: графа 3а – 5 000 грн.; графа 3 – 5 000 грн.; у графах 4а та 4 ставляться прочерки (ПДФО не утримується згідно з пп.165.1.31 ПК).

Крім того, з доходу працівника утримують військовий збір (468 грн.) за ставкою 1,5 %: із зарплати – 153 грн. (10 200 грн. х 1,5 %) (відображається вся сума); орендної плати – 315 грн. (21 000 грн. х 1,5 %).

2. Для Самченка В. В. (ІПН 2222222222): графа 3а – 10 000 грн.; графа 3 – 10 000 грн.; у графах 4а та 4 ставляться прочерки (підприємець надав виписку з Єдиного держреєстра юросіб, фізосіб-підприємців і громадських формувань, тому ПДФО і військовий збір не утримуються згідно з п. 177.8, п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПК).

Заповнимо на підставі цих даних форму № 1ДФ (див. фрагмент).

Відповідальність

Форма № 1ДФ має статус податкової декларації (пп. 14.1.180, п. 46.1, ст. 51, пп. «б» п. 176.2 ПК). Відображені в ній суми ПДФО уважаються податковим зобов'язанням і в разі неповної або несвоєчасної сплати стягуються до бюджету разом зі сплатою штрафів і пені.

Крім того, за неподання форми № 1ДФ, подання з порушенням строків, подання не в повному обсязі, із недостовірними відомостями або помилками податковий агент несе відповідальність, передбачену п. 119.2 ПК.

Висновки

Форму № 1ДФ щокварталу подають податкові агенти при нарахуванні та виплаті доходів фізособам. У ній відображають усі нараховані або виплачені доходи, навіть коли ПДФО із них не утримується. Форма № 1ДФ має статус податкової декларації. За порушення порядку її складання та подання до податкових агентів може бути застосована відповідальність, передбачена ПК. Сума нарахованого у звітному кварталі доходу (незалежно від того, був він виплачений чи ні) наводиться окремо за кожним видом доходу.