Форма № 1ДФ: правила заполнения

При начислении (выплате) доходов налоговый агент обязан представить в контролирующий орган налоговый расчет по форме № 1ДФ, утвержденной Приказом № 4. Из консультации вы узнаете, как правильно его заполнить и в какие сроки подать.

Правила подачи

Правила составления и подачи формы № 1ДФ установлены НК и Порядком № 4.

Правило 1. Форму подают только налоговые агенты.

Форму № 1ДФ подают в орган ГФС налоговые агенты, которые начисляют (выплачивают) физлицу доход, удерживают из него НДФЛ и военный сбор и уплачивают их в бюджет от имени и за счет физлица – получателя этого дохода (п. 1.3 Порядка № 4).

К налоговым агентам относятся: юридические лица (их филиалы, отделения), самозанятые лица, представительства нерезидента-юрлица, инвесторы (операторы) по договору о разделе продукции, независимо от организационно-правового статуса и способа обложения другими налогами, выплачивающие доходы физлицам – плательщикам НДФЛ (пп. 14.1.180 НК).

Обязанность ведения налогового учета и подачи налоговой отчетности налоговым агентом по таким доходам предусмотрена пп. 14.1.180 и пп. «б» п. 176.2 НК.

Правило 2. Форму подают по месту размещения налогового агента.

Форма № 1ДФ подается: юрлицами – по своему местонахождению, физлицами – налоговыми агентами – по своему налоговому адресу (месту жительства) (п. 45.1, пп. «б» п. 176.2 НК; п. 2.3 Порядка № 4).

Если юрлицо имеет филиал или другое обособленное подразделение, наделенное полномочиями по удержанию и перечислению НДФЛ, то такие подразделения самостоятельно подают форму № 1ДФ в контролирующий орган по своему местонахождению.

За подразделения, которым не предоставлены подобные полномочия, отчитывается головное предприятие. Оно подает за такое подразделение форму № 1ДФ в виде отдельной порции в орган ГФС по своему местонахождению и высылает ее копию в орган ГФС по месту нахождения данного подразделения (пп. «б» п. 176.2 НК, п. 2.6 Порядка № 4).

Правило 3. Форму подают ежеквартально.

Форма № 1ДФ подается отдельно за каждый квартал в течение 40 календарных дней после окончания отчетного квартала (п. 2.1 Порядка № 4).

Важно! Если последний день подачи приходится на выходной или праздничный день, то последним днем считается операционный (банковский) день, следующий за таким днем.

Правило 4. Нет начисления дохода – форму подавать не надо.

Расчет подается лишь в случае начисления доходов физлицу налоговым агентом в течение отчетного периода (пп. «б» п. 176.2 НК). А вот если доход был начислен, но в отчетном квартале не выплачен, налоговый агент обязан отчитаться независимо от того, когда фактически будет осуществлена выплата (пп. «б» п. 176.2 НК, п. 2.2 Порядка № 4).

Порядок заполнения

Шапка формы

В поле «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» указывают количество лиц, которые в отчетном периоде работали по трудовым договорам (контрактам), в том числе внешних совместителей. Если в течение отчетного периода число работников менялось в связи с приемом или увольнением, указывают максимальную численность работников (ОИР, категория 103.25). При расчете этого показателя не учитывают работниц, которые находятся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком до трех лет, независимо от того, выплачивался им доход или нет (ОИР, категория 103.25).

В поле «Працювало за цивільно-правовими договорами» отражается количество работников, которые в отчетном периоде работали у налогового агента по гражданско-правовым договорам (далее – ГПД) (п. 3.1 Порядка № 4). При этом в показатель не включаются:

• физлица-предприниматели, выполнявшие работы (оказывавшие услуги) по ГПД;
• физлица, получившие доходы по договорам аренды недвижимого (движимого) имущества (ОИР, категория 103.25).

Вышеуказанные реквизиты заполняются только при наличии у налогового агента работников и только для первой порции.

Раздел 1

В графе 3а «Сума нарахованого доходу» отражается доход, начисленный физлицу за отчетный квартал (п. 3.2 Порядка № 4). Особенности заполнения:

• начисленный доход показывают независимо от факта выплаты;
• на одно физлицо может быть заполнено несколько строк с разными признаками дохода. Признак дохода указывается в графе 5;
• доход отражается в полной сумме – без удержаний из него НДФЛ и военного сбора.

В графе 3 «Сума виплаченого доходу» указывается доход, фактически выплаченный физлицу в отчетном квартале (п. 3.3 Порядка № 4). Особенности заполнения:

• при своевременной выплате зарплаты – зарплату, начисленную за последний месяц отчетного квартала, которая подлежит выплате в установленные сроки в следующем месяце, отражают как фактически выплаченную за отчетный квартал (п. 3.3 Порядка № 4);
• при нерегулярной выплате зарплаты – зарплата за последний месяц отчетного квартала отражается по факту выплаты;
• при выплате доходов, не являющихся зарплатой, графа 3 заполняется в период их выплаты.

К зарплате относятся: доход, начисленный (выплаченный, предоставленный) физлицу его работодателем (резидентом или нерезидентом) в связи с отношениями трудового найма, и другие поощрительные и компенсационные выплаты, производимые (предоставляемые) физлицу в связи с отношениями трудового найма (пп. 14.1.48 НК).

В графе 4а «Сума утриманого податку – нарахованого» отражаются суммы НДФЛ, удержанные из доходов, начисленных в отчетном квартале и включенных в графу 3а.

В графе 4 «Сума утриманого податку – перерахованого» указывается сумма НДФЛ, фактически перечисленная в бюджет в отчетном квартале (п. 3.5 Порядка № 4). При этом если работодатель выплачивает зарплату регулярно, то здесь отражается также сумма налога, которая фактически перечислена в бюджет в первом месяце следующего квартала (ОИР, категория 103.25).

В графе 5 «Ознака доходу» указывается признак дохода согласно справочнику признаков доходов, приведенному в приложении к Порядку № 4.

Если доходы выплачиваются в отчетном квартале не в полном объеме и их окончательная выплата будет осуществляться в следующих кварталах, признак дохода для всех выплат должен быть один (п. 3.6 Порядка № 4).

В графах 6 «Дата прийняття на роботу» и 7 «Дата звільнення з роботи» приводится информация только о тех работниках, которые были приняты (уволены) в отчетном квартале.

Если работник в одном отчетном квартале несколько раз увольнялся и принимался на работу, то в форме № 1ДФ за отчетный период на него заполняется столько строк, сколько раз поступала информация о его приеме (увольнении) (п. 3.7 Порядка № 4).

В графе 8 «Ознака податкової соціальної пільги» указывают код соответствующей НСЛ (п. 3.8 Порядка № 4). Коды НСЛ: общей – 01, повышенной – 02, максимальной – 03, предоставляемой родителям, имеющим двоих и более детей в возрасте до 18 лет, – 04. Особенности заполнения:

• если работнику в отчетном квартале предоставлялись разные НСЛ, то можно заполнять несколько строк с признаком дохода «101»;
• если в каком-либо месяце квартала НСЛ не применялась (например, доход превышал предельный уровень применения льготы), то на работника заполняется одна строка с указанием общей суммы дохода и общей суммы НДФЛ, удержанного из такого дохода. А в графе 8 проставляют соответствующий признак НСЛ.

В графе 9 «Ознака (0, 1)» проставляется «0», если строку нужно ввести, или «1», если строку нужно исключить.

Важно! Графа 9 заполняется только для отчетного нового и уточняющего налоговых расчетов.

Раздел II

В строке «Оподаткування процентів» указывают общую сумму дохода, начисленного в виде процентов, сумму начисленного и перечисленного в бюджет НДФЛ. При этом сведения о физлице, которому начислен такой доход, не приводятся.

В строке «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» отражают общую сумму дохода, начисленного в виде выигрышей (призов) в лотерею, сумму начисленного и перечисленного в бюджет НДФЛ. При этом сведения о физлице, которому начислен такой доход, не приводятся.

В строке «Військовий збір» приводят общую сумму дохода, из которого удерживают военный сбор, сумму начисленного и перечисленного в бюджет военного сбора. Сведения о физлице, из дохода которого удерживается военный сбор, не приводятся.

Таким образом, сумму начисленного и выплаченного дохода, а также сумму удержанного военного сбора показывают общим итогом за отчетный период.

ПРИМЕР
Во ІІ квартале были выплачены следующие доходы:
1. Петрову А. А: зарплата – 3 400 грн.; арендная плата – 7 000 грн. По договору аренды недвижимости начисления производятся в конце каждого месяца и выплачиваются не позже 20-го числа следующего месяца. Кроме того, работнику предоставлена возвратная финансовая помощь – 5 000 грн.
2. Предпринимателю-общесистемщику Самченко В. В. – 10 000 грн. за товары.

В форме № 1ДФ доходы физлиц отражаются так:

1. Для Петрова А. А. (ИНН 1111111111):

Выплата зарплаты: графа 3а – 10 200 грн. (3 400 грн. х 3 мес.); графа 3 – 10 200 грн. (отражается зарплата за 3 мес., поскольку она выплачивается регулярно); графа 4а – 1 836 грн. (10 200 грн. х 18 %); графа 4 – 1 836 грн.

Выплата арендной платы по договору аренды: графа 3а – 21 000 грн. (7 000 грн. х 3 мес.); графа 3 – 14 000 грн. (за апрель – май); графа 4а – 3 780 грн. (7 000 грн. х 3 мес. х 18 %); графа 4 – 2 520 грн. (7 000 грн. х 2 мес. х 18 %) (за апрель – май).

Выплата возвратной финансовой помощи: графа 3а – 5 000 грн.; графа 3 – 5 000 грн.; в графах 4а и 4 ставятся прочерки (НДФЛ не удерживается согласно пп. 165.1.31 НК).

Кроме того, из дохода работника удерживают военный сбор (468 грн.) по ставке 1,5 %: из зарплаты – 153 грн. (10 200 грн. х 1,5 %) (отражается вся сумма); арендной платы – 315 грн. (21 000 грн. х 1,5 %).

2. Для Самченко В. В. (ИНН 2222222222): графа 3а – 10 000 грн.; графа 3 – 10 000 грн.; в графах 4а и 4 ставятся прочерки (предприниматель предоставил выписку из Единого госреестра юрлиц, физлиц-предпринимателей и общественных формирований, поэтому НДФЛ и военный сбор не удерживаются согласно п. 177.8, п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НК).

Заполним на основании этих данных форму № 1ДФ (см. фрагмент).

Ответственность

Форма № 1ДФ имеет статус налоговой декларации (пп. 14.1.180, п. 46.1, ст. 51, пп. «б» п. 176.2 НК). Отраженные в ней суммы НДФЛ считаются налоговым обязательством и в случае неполной или несвоевременной уплаты взыскиваются в бюджет вместе с уплатой штрафов и пени.

Кроме того, за непредставление формы № 1ДФ, представление с нарушением сроков, подачу не в полном объеме, с недостоверными сведениями или ошибками налоговый агент несет ответственность, предусмотренную п. 119.2 НК.

Выводы

Форму № 1ДФ ежеквартально подают налоговые агенты при начислении и выплате доходов физлицам. В ней отражают все начисленные или выплаченные доходы, даже когда НДФЛ из них не удерживается. Форма № 1ДФ имеет статус налоговой декларации. За нарушение порядка ее составления и подачи к налоговым агентам может быть применена ответственность, предусмотренная НК. Сумма начисленного в отчетном квартале дохода (независимо от того, был он выплачен или нет) приводится отдельно по каждому виду дохода.