Утеря и восстановление первичных документов: пошаговая инструкция + образцы

Утеря первичных документов может быть связана с небрежностью лиц, ответственных за хранение документов, кражей, природными катаклизмами (пожар, наводнение и т. д.). Налогоплательщик обязан проинформировать об этом налоговую и заняться восстановлением документов. Как это сделать, читайте в консультации.

Специальной процедуре уведомления о потере первичных документов из-за боевых действий посвящена отдельная статья «Отсутствие или утеря документов в условиях военного положения: варианты действий».

Алгоритм действий при утере документов

Порядок действий в случае выявления утери или уничтожения бухгалтерских документов определен Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина от 24.05.1995 № 88 (далее – Положение № 88) и п. 44.5 Налогового кодекса (далее – НК).

В первую очередь руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и своим приказом назначает комиссию, которая устанавливает, какие именно документы отсутствуют, и выясняет причины их пропажи или уничтожения. Результаты работы комиссии оформляются актом (п. 6.10 Положения № 88).

Кроме того, согласно п. 44.5 НК в течение 5 дней с момента выявления факта утраты документов необходимо уведомить об этом орган ГНС.

Рассмотрим пошагово порядок действия предприятия при утере документов.

Шаг 1. Обращение в правоохранительные органы

При выявлении факта пропажи документов руководитель предприятия:

• либо вызывает полицию для осмотра места происшествия и составления протокола (ст. 103, 104 Уголовного процессуального кодекса, далее – УПК);
• либо самостоятельно обращается в правоохранительные органы и уведомляет о произошедшем. Для этого он подает заявление в письменном виде о совершении уголовного правонарушения в отношении предприятия (кража документов, умышленная порча документов и т. п.) с указанием всех обстоятельств дела. На втором экземпляре заявления представитель органа внутренних дел делает отметку о его получении.

В соответствии со ст. 60 УПК предприятие вправе, в частности, получить от органа, в который было подано заявление, документ, подтверждающий его принятие и регистрацию.

Шаг 2. Создание комиссии и ее задачи

Для установления факта утери документов необходимо провести служебное расследование. Для этого руководитель предприятия издает приказ (см. образец 1), которым уполномочивает комиссию на проведение расследования.

Образец 1

В приказе необходимо указать должности и имя и фамилию членов комиссии. Кто должен входить в состав такой комиссии, законодательством не определено. Как правило, комиссия формируется из нескольких человек, при возможности в ее состав следует включить представителей службы безопасности предприятия. Также для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Комиссия должна установить:

• обстоятельства, при которых произошла утеря документов (время, место, способ);
• виновных в совершении деяния лиц;
• причины и условия, которые привели к утере документов;
• перечень отсутствующих документов.

Шаг 3. Уведомление органа ГНС о пропаже документов

В случае утери первичных документов налогоплательщик должен уведомить об этом орган ГНС по основному месту учета, подав заявление в произвольной форме (см. образец 2) за подписью главного бухгалтера и руководителя. В заявлении следует указать:

• дату утери документов или установления этого факта;
• обстоятельства, при которых документы были утрачены;
• перечень утраченных документов (при возможности);
• конкретные реквизиты утраченных документов (если возможно, указать номер, дату, кем выдан).

Также к заявлению нужно приложить:

• копии документов, подтверждающих обстоятельства, при которых документы были утрачены (например, копию справки территориального органа ГСЧС, справки правоохранительного органа о хищении имущества и т. д.) – при наличии;
• копию акта комиссии, если к моменту направления заявления в орган ГНС он уже составлен.

Заявление следует подать в течение 5 дней с момента выявления факта утраты (потери, повреждения, досрочного уничтожения) документов (п. 44.5 НК).

Образец 2

К сведению: если утрата документов произошла, например, в результате пожара, то на это указывается в заявлении и прилагается справка, выданная органом ГСЧС.

Заявление с прилагаемыми к нему документами можно:

• либо отнести прямо в налоговую. При этом первый экземпляр остается в налоговой, а на втором должна быть проставлена отметка о его получении;
• либо направить туда заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Опись вложения, заверенная подписью работника почты и печатью почтового отделения, подтвердит, что в адрес налоговой инспекции направлено заявление об утрате документов. А уведомление о вручении засвидетельствует факт получения органом ГНС такого заявления.

Шаг 4. Оформление результатов работы комиссии

Результаты работы комиссии оформляются актом (см. образец 3), составленным в произвольной форме, с описанием всех действий, предпринятых для расследования причин утраты документов. Акт утверждается руководителем предприятия.

Образец 3

Шаг 5. Направление копии акта налоговому органу

Копия акта направляется в орган ГНС в 10-дневный срок с момента его составления. На практике этого шага может и не быть, если на этапе уведомления налоговой о произошедшей утере документов (см. шаг 3) предприятие уже проведет служебное расследование и комиссия составит акт (т. е. акт будет направлен вместе с уведомлением).

Восстановление документов

Восстановить утраченные документы необходимо в течение 90 календарных дней после уведомления органа ГНС об их утере (п. 44.5 НК). Как именно это сделать, законодательство не уточняет.Исходя из практики, можно предпринять следующие действия:

• обратиться в обслуживающие банки с просьбой выдать дубликаты выписок по текущим счетам предприятия;
• если утрачены договоры – оформить их новые экземпляры (или заверенные копии, если невозможно оформить новый экземпляр договора вместо утраченного), обратившись к контрагентам;
• таким же образом оформить дубликаты расходных и приходных накладных, актов выполненных работ (оказанных услуг), обратившись с письменными запросами к контрагентам;
• если утрачены документы, выданные государственными органами, – обратиться в эти органы с соответствующими заявлениями о выдаче их дубликатов;
• получить в органе ГНС, статистики и т. д. копии отчетности, поданной туда за предыдущие периоды.

Важно! В случае невосстановления документов, указанных в п. 44.1 и 44.3 НК, или их повторной потери, повреждения или досрочного уничтожения, произошедшие после использования налогоплательщиком права на их восстановление в порядке, предусмотренном НК, считается, что такие документы отсутствовали в такого налогоплательщика на время составления такой отчетности или на время выполнения им требований таможенного, валютного и другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы.

Но, следует учесть и п. 44.6 НК, согласно которому, если до окончания проверки или в сроки, определенные в п. 86.7 НК, налогоплательщик не предоставляет должностным лицам контролирующего органа, проводящих проверку, документы (независимо от причин такого непредоставления, кроме случаев выемки документов или другого изъятия правоохранительными органами), подтверждающие показатели, отраженные таким налогоплательщиком в налоговой отчетности, считается, что такие документы отсутствовали у такого налогоплательщика на время составления такой отчетности. Если же налогоплательщик по окончании проверки и до принятия решения контролирующим органом по результатам такой проверки предоставляет в порядке п. 86.7 НК документы, подтверждающие показатели, отраженные таким налогоплательщиком в налоговой отчетности, не предоставленные во время проверки, такие документы должны быть учтены контролирующим органом при рассмотрении им вопроса о принятии решения.

Ответственность за невыполнение требований по хранению документов

Невыполнение требований по хранению документов для предприятия и его должностных лиц может обернуться финансовой, административной и/или уголовной ответственностью.

Финансовая ответственность. Налоговые органы вправе применить к налогоплательщику штраф в размере 1 020 грн на основании п. 121.1 НК – за необеспечение хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов. Штраф за повторное такое нарушение в течение года составит 2 040 грн.

Административная ответственность. На должностных лиц предприятия, ответственных за сохранность первичных документов, могут быть наложены штрафы на основании:

• ст. 163¹ КУоАП – за нарушение порядка ведения налогового учета в размере от 5 до 10 НМДГ (от 85 до 170 грн), а при повторном таком правонарушении в течение года – в размере от 10 до 15 НМДГ (от 170 до 255 грн);
• ст. 164² КУоАП – за нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и отражение недостоверных данных в финансовой отчетности в размере от 8 до 15 НМДГ (от 136 до 255 грн), а при повторном подобном правонарушении в течение года – в размере от 10 до 20 НМДГ (от 170 до 340 грн).

Уголовная ответственность. За умышленное уничтожение либо сокрытие документов на предприятии, если такое действие совершено в корыстных целях, к правонарушителю (должностному лицу) применяется уголовная ответственность в виде штрафа в размере до 50 НМДГ (до 850 грн) либо пробационного надзора на срок до 3 лет, либо ограничения свободы на срок до 3 лет (ст. 357 Уголовного кодекса). Если такое действие привело к нарушению работы предприятия, виновнику грозит штраф в размере до 70 НМДГ (до 1 190 грн), либо ограничение свободы на срок до 3 лет, либо лишение свободы на срок до 3 лет.

Ответственность за занижение налогов и сборов на сумму операций, не подтвержденных первичными документами. Если предприятие не восстановит в срок первичные документы, это может обернуться негативными налоговыми последствиями. Предприятие не будет иметь права ни на налоговый кредит, ни на расходы по операциям, не подтвержденным необходимыми первичными документами.

Выводы

В случае утраты первичных документов (пожар, кража и т. п.) предприятие должно уведомить об этом орган ГНС, направив заявление в произвольной форме за подписью главного бухгалтера и руководителя. В заявлении нужно указать обстоятельства утери документов, когда и за какой период они утрачены и привести их общий перечень. Уведомить ГНС следует в течение 5 дней с момента выявления факта утраты. Также следует обратиться в правоохранительные органы. Кроме того, на предприятии создается комиссия для проведения служебного расследования, которая устанавливает, какие именно документы отсутствуют, и выясняет причины их пропажи или уничтожения. Результаты работы комиссии оформляются актом. Восстановить утраченные документы необходимо в течение 90 календарных дней после уведомления органа ГНС об их утрате. За невосстановление документов предприятие может не только подвергнуться финансовым санкциям, но и лишиться права на налоговый кредит и расходы по операциям, не подтвержденным первичными документами.