Передача справ при зміні головного бухгалтера

Що робити, якщо ваш головний бухгалтер звільняється або, наприклад, іде в декретну відпустку? Які додаткові документи, крім обов'язкових (кадрових), необхідно скласти? Як і кому потрібно передати справи, які знаходяться у віданні колишнього головного бухгалтера, та які при цьому виконати дії? Відповіді на всі ці запитання ви знайдете в даній консультації.

Загальні положення

Найчастіше працівник заздалегідь повідомляє про намір залишити посаду. Так, при звільненні він попереджає роботодавця за два тижні, приблизна дата виходу в декретну відпустку також зазвичай відома працівниці. Можливо, головний бухгалтер збирається обіймати іншу посаду на підприємстві (наприклад, фінансового директора)? Але й тоді переведення не буде здійснене спонтанно. Дата виходу головного бухгалтера на пенсію теж буде запланована. Таким чином, є час виконати всі необхідні дії.

На сьогодні обов'язок головного бухгалтера при виході складати акт приймання-передачі справ та/або документації законодавчо не встановлено. Однак рекомендуємо провести дану процедуру, адже правильне оформлення документації при передачі справ важливе і для сторони, яка передає, і для сторони, що приймає. Також за рішенням керівника підприємства може бути проведена аудиторська перевірка відповідно до Закону № 3125.

У першу чергу необхідно визначити, хто буде приймати справи в головного бухгалтера, який звільняється. В ідеалі це повинен бути працівник, який у подальшому обійматиме дану посаду. Але це не завжди можливо, наприклад, якщо підходящу кандидатуру ще не знайдено. Тоді справи потрібно передати директору підприємства, оскільки відповідно до ч. 2 ст. 8 Закону № 996 організація бухгалтерського обліку на підприємстві відноситься до компетенції власника або вповноваженого органу (посадової особи). При такій передачі справ (від головбуха – директору) після оформлення нового працівника можна скласти аналогічний акт приймання-передачі справ від директора підприємства новому головному бухгалтеру (на розсуд сторін).

Порядок дій при передачі справ

Алгоритм дій при зміні головного бухгалтера може бути приблизно таким.

Етап 1. Проведення позапланової інвентаризації

Порядок проведення інвентаризації регулюється Положенням № 879. Так, відповідно до п. 4 розд. І цього документа об'єкт інвентаризації, її періодичність і строки проведення визначаються керівником підприємства або уповноваженим органом, за винятком випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.

Випадки обов'язкової інвентаризації перераховано в п. 7 розд. І Положення № 879, при цьому зміна головного бухгалтера до таких не відноситься. Однак на практиці рекомендується все-таки провести дану процедуру, щоб уникнути неприємних ситуацій після виходу попередника.

Також зверніть увагу, що зміна матеріально відповідальної особи (наприклад, бухгалтера-касира) служить підставою для обов'язкової інвентаризації. Тому, якщо на підприємстві головний бухгалтер одночасно є і бухгалтером-касиром, позапланова інвентаризація проводиться в обов'язковому порядку. Для цього керівник підприємства видає наказ (див. зразок 1).

Порядок проведення інвентаризації такий:

• створення інвентаризаційної комісії;
• виконання підготовчих дій (завершення обробки документів, що стосуються руху активів; визначення залишків станом на дату інвентаризації; формування останніх на момент інвентаризації реєстрів прибуткових і видаткових документів або звітів про рух активів);
• безпосереднє проведення інвентаризації (наявність і стан активів перевіряється шляхом підрахунку, зважування або обмірювання);
• підбиття підсумків інвентаризації (комісія складає протокол за результатами інвентаризації, який затверджується керівником підприємства).

Етап 2. Підготовка документів для передачі

На даному етапі необхідно подбати про якісну підготовку всієї бухгалтерської документації для передачі новому працівнику (або директору підприємства – див. вище).

Колишній бухгалтер підшиває, нумерує всі регістри, упорядковує звітність і т. д. Це досить трудомісткий процес, однак якщо цього не зробити, велика ймовірність того, що співробітника, який звільнився (декретницю) будуть турбувати з тих або інших питань тільки тому, що новий головбух не може знайти необхідну документацію.

Етап 3. Створення комісії з передачі справ

Комісія створюється наказом керівника по підприємству (фрагмент наказу наведено нижче в зразку 2). У цьому наказі рекомендуємо відобразити і строки приймання-передачі справ.

До комісії звичайно входить не менше трьох чоловік: працівник, який передає справи, працівник, який приймає справи, і керівник підприємства. Можуть бути залучені й інші співробітники (наприклад, юрист), а також аудитори та незалежні експерти.

Комісія перевіряє правильність оформлення переданих документів, стан бухгалтерського та податкового обліку, достовірність звітних даних, а також наявність і правильність оформлення первинних документів (як повністю, так і вибірково).

Етап 4. Оформлення акта приймання-передачі справ

Після завершення перевірки документів складається акт приймання-передачі справ. У ньому відображається повний перелік документації, яку передає колишній головний бухгалтер новому (або директору підприємства). До акта може додаватися опис документів, які знаходяться в бухгалтерії та/або архіві підприємства.

В акті приймання-передачі в обов'язковому порядку слід:

• зафіксувати всі факти виявлення документації без підписів, із помилками та/або неточностями;
• указати перелік відсутніх документів (при виявленні).

Оскільки на сьогодні форму такого документа законодавчо не затверджено, акт може бути складений у довільній формі. При цьому не слід забувати про такі обов'язкові реквізити, як найменування підприємства, код ЄДРПОУ, дата та місце складання акта, П. І. Б. і посади членів комісії, перелік переданої документації (див. зразок 3).

Акт складається у двох примірниках: один залишається на підприємстві, другий передається колишньому головному бухгалтеру. За бажанням акт можна скласти в трьох примірниках (додатково для працівника, який приймає справи).

Акт підписують сторона, яка передає, і сторона, яка приймає, а також інші члени комісії. Якщо хтось із підписантів із чимось не згодний або має заперечення за текстом акта, він може підписати його з відповідною позначкою й додати до акта письмове пояснення своїх заперечень.

Із моменту підписання акта приймання-передачі всіма членами комісії головний бухгалтер, який залишає свою посаду, фактично звільняється від своїх обов'язків.

Висновки

При зміні головного бухгалтера на підприємстві, щоб уникнути неприємних ситуацій і конфліктів, необхідно провести позапланову інвентаризацію, підготувати документи для передачі, створити комісію з передачі справ та оформити акт приймання-передачі справ.