Передача дел при смене главного бухгалтера

Что делать, если ваш главный бухгалтер увольняется или, к примеру, уходит в декретный отпуск? Какие дополнительные документы, кроме обязательных (кадровых), необходимо составить? Как и кому нужно передать дела, которые находятся в ведении бывшего главного бухгалтера, и какие при этом выполнить действия? Ответы на все эти вопросы вы найдете в данной консультации.

Общие положения

Зачастую работник заранее сообщает о намерении покинуть должность. Так, при увольнении он предупреждает работодателя за две недели, приблизительная дата ухода в декретный отпуск также обычно известна работнице. Возможно, главный бухгалтер собирается занять другую должность на предприятии (например, финансового директора)? Но и тогда перевод не будет осуществлен спонтанно. Дата выхода главного бухгалтера на пенсию тоже будет запланирована. Таким образом, есть время выполнить все необходимые действия.

На сегодня обязанность главного бухгалтера при уходе составлять акт приемки-передачи дел и/или документации законодательно не установлена. Однако рекомендуем провести данную процедуру, ведь правильное оформление документации при передаче дел важно и для передающей, и для принимающей стороны. Также по решению руководителя предприятия может быть проведена аудиторская проверка в соответствии с Законом № 3125.

В первую очередь необходимо определить, кто будет принимать дела у главного бухгалтера, который увольняется. В идеале это должен быть работник, который в дальнейшем займет данную должность. Но это не всегда возможно, например, если подходящая кандидатура еще не найдена. Тогда дела нужно передать директору предприятия, поскольку в соответствии с ч. 2 ст. 8 Закона № 996 организация бухгалтерского учета на предприятии относится к компетенции собственника либо уполномоченного органа (должностного лица). При такой передаче дел (от главбуха – директору) после оформления нового работника можно составить аналогичный акт приемки-передачи дел от директора предприятия новому главному бухгалтеру (по усмотрению сторон).

Порядок действий при передаче дел

Алгоритм действий при смене главного бухгалтера может быть примерно следующим.

Этап 1. Проведение внеплановой инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации регулируется Положением № 879. Так, в соответствии с п. 4 разд. І этого документа объект инвентаризации, ее периодичность и сроки проведения определяются руководителем предприятия либо уполномоченным органом, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Случаи обязательной инвентаризации перечислены в п. 7 разд. І Положения № 879, при этом смена главного бухгалтера к таковым не относится. Однако на практике рекомендуется все-таки провести данную процедуру во избежание неприятных ситуаций после ухода предшественника.

Также обратите внимание, что смена материально ответственного лица (например, бухгалтера-кассира) служит основанием для обязательной инвентаризации. Поэтому, если на предприятии главный бухгалтер одновременно является и бухгалтером-кассиром, внеплановая инвентаризация проводится в обязательном порядке. Для этого руководитель предприятия издает приказ (см. образец 1).

Порядок проведения инвентаризации таков:

• создание инвентаризационной комиссии;
• выполнение подготовительных действий (завершение обработки документов, касающихся движения активов; определение остатков по состоянию на дату инвентаризации; формирование последних на момент инвентаризации реестров приходных и расходных документов либо отчетов о движении активов);
• непосредственно проведение инвентаризации (наличие и состояние активов проверяется путем подсчета, взвешивания либо обмера);
• подведение итогов инвентаризации (комиссия составляет протокол по результатам инвентаризации, который утверждается руководителем предприятия).

Этап 2. Подготовка документов для передачи

На данном этапе необходимо позаботиться о качественной подготовке всей бухгалтерской документации для передачи новому работнику (либо директору предприятия – см. выше).

Бывший бухгалтер подшивает, нумерует все регистры, приводит в порядок отчетность и т. д. Это достаточно трудоемкий процесс, однако если этого не сделать, велика вероятность того, что уволившегося сотрудника (декретницу) будут беспокоить по тем или иным вопросам только потому, что новый главбух не может найти необходимую документацию.

Этап 3. Создание комиссии по передаче дел

Комиссия создается приказом руководителя по предприятию (фрагмент приказа приведен ниже в образце 2). В этом приказе рекомендуем отразить и сроки приемки-передачи дел.

В комиссию обычно входит не менее трех человек: работник, передающий дела, работник, принимающий дела, и руководитель предприятия. Могут быть привлечены и другие сотрудники (например, юрист), а также аудиторы и независимые эксперты.

Комиссия проверяет правильность оформления передаваемых документов, состояние бухгалтерского и налогового учета, достоверность отчетных данных, а также наличие и правильность оформления первичных документов (как полностью, так и выборочно).

Этап 4. Оформление акта приемки-передачи дел

После завершения проверки документов составляется акт приемки-передачи дел. В нем отражается полный перечень документации, которую передает бывший главный бухгалтер новому (или директору предприятия). К акту может прилагаться опись документов, которые находятся в бухгалтерии и/или архиве предприятия.

В акте приемки-передачи в обязательном порядке следует:

• зафиксировать все факты выявления документации без подписей, с ошибками и/или неточностями;
• указать перечень недостающих документов (при выявлении).

Поскольку на сегодня форма такого документа законодательно не утверждена, акт может быть составлен в произвольной форме. При этом не следует забывать о таких обязательных реквизитах, как наименование предприятия, код ЕГРПОУ, дата и место составления акта, Ф. И. О. и должности членов комиссии, перечень передаваемой документации (см. образец 3).

Акт составляется в двух экземплярах: один остается на предприятии, другой передается бывшему главному бухгалтеру. По желанию акт можно составить в трех экземплярах (дополнительно для принимающего дела работника).

Акт подписывают передающая и принимающая стороны, а также остальные члены комиссии. Если кто-то из подписантов с чем-то не согласен либо имеет возражения по тексту акта, он может подписать его с соответствующей пометкой и приложить к акту письменное пояснение своих возражений.

С момента подписания акта приемки-передачи всеми членами комиссии главный бухгалтер, покидающий свою должность, фактически освобождается от своих обязанностей.

Выводы

При смене главного бухгалтера на предприятии во избежание неприятных ситуаций и конфликтов необходимо провести внеплановую инвентаризацию, подготовить документы для передачи, создать комиссию по передаче дел и оформить акт приемки-передачи дел.