Звітуємо перед службою зайнятості

Щоб заповнити правильно і здати у строк, треба знати:

• за якою формою слід відзвітувати перед службою зайнятості;
• коли закінчується строк подання звітності.

Склад звітності

Які звіти слід подавати до служби зайнятості?

Згідно зі ст. 50 Закону від 05.07.12 р. № 5067-VI (далі – Закон № 5067) роботодавці повинні подавати до служби зайнятості таку інформацію:

• про попит на робочу силу (вакансії) – за формою № 3-ПН;
• про заплановане масове вивільнення працівників у зв'язку зі змінами в організації виробництва та праці – за формою № 4-ПН;
• про зайнятість і працевлаштування громадян, які мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню, – за формою, затвердженою наказом Мінсоцполітики від 16.05.13 р. № 271 (далі – звіт по квотах).

Форма № 3-ПН

Коли необхідно подавати форму № 3-ПН?

Ця форма подається за наявності у роботодавця попиту на робочу силу (вакансій) – протягом 10 робочих днів із дня відкриття вакансії. Форма і порядок подання цієї форми затверджені наказом Мінсоцполітики від 31.05.13 р. № 316.

Коли вакансія вважається відкритою?

Датою відкриття вакансії є (лист Мінсоцполітики від 21.08.13 р. № 9370/0/14-13/026, далі – Лист № 9370):

• наступний день після створення робочого місця;
• наступний день після припинення трудових відносин із працівником, робоче місце якого стає вакантним;
• дата, починаючи з якої може бути укладений трудовий договір із найманим працівником.

Зверніть увагу: Мінсоцполітики у своєму Листі № 9370 зазначає, що якщо роботодавець планує укомплектувати вакансію самостійно, без допомоги служби зайнятості, він усе одно зобов'язаний подати форму № 3-ПН. Тільки в такому разі він у ній зазначає, що не потребує сприяння служби зайнятості.

Якщо вакансія передбачена штатним розписом, то роботодавець повинен подавати інформацію за формою № 3-ПН до внесення відповідних змін до штатного розпису.

Який порядок заповнення форми № 3-ПН?

Форма № 3-ПН має два розділи.

Розділ I «Основні дані про вакансії» заповнюється і подається до служби зайнятості всіма роботодавцями. У цьому розділі зазначаються: назви вакансій, їх кількість, місце роботи, розмір заробітної плати (див. заповнення у фрагменті 1).

Фрагмент 1

<...>

Основні дані про вакансії

<...>

Розділ II «Характеристики вакансії(й) і вимоги до претендента(ів)» заповнюється і подається тільки тими роботодавцями, які виявили бажання заповнити вакансію за сприяння служби зайнятості. У цьому розділі детально описуються вимоги до працівника і характеристика вакансії.

Форму № 3-ПН підписує керівник (власник) підприємства або підприємець, який використовує працю найманих працівників, зазначаються його П. І. Б. і дата складання звіту, номери телефону, факсу та адреса електронної пошти підприємства або фізособи-підприємця.

Яка передбачена відповідальність за неподання форми № 3-ПН до служби зайнятості?

Законом № 5067 не передбачені штрафні санкції за неподання роботодавцями форми № 3-ПН до Держслужби зайнятості (лист Мінсоцполітики від 31.07.13 р. № 636/021/106-13).

Форма № 4-ПН

Коли потрібно подавати форму № 4-ПН?

Форма і порядок подання цієї форми затверджені наказом Мінсоцполітики від 31.05.13 р. № 317 (далі – Наказ № 317, Порядок № 317).

Зверніть увагу: форма № 4-ПН подається одночасно з попередженням працівників про звільнення (за два місяці до звільнення). У всіх інших випадках роботодавці не повинні звітувати перед службою зайнятості за цією формою.

Ця форма звітності подається роботодавцями:

у разі запланованого масового звільнення працівників у зв'язку зі змінами в організації виробництва та праці, зокрема у зв'язку з ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства (п. 4 ч. 3 ст. 50 Закону № 5067);

• звільнення працівників у кількості, передбаченій ч. 1 ст. 48 Закону № 5067;
• ліквідації підприємства (незалежно від кількості співробітників, які звільняються).

Що таке «масове вивільнення праців­ників»?

У ч. 1 ст. 48 Закону № 5067 сказано, що масовим вивільненням за ініціативою роботодавця (за винятком випадку ліквідації юрособи) є разове вивільнення або вивільнення:

1) протягом одного місяця:

10 і більше працівників на підприємстві із чисельністю від 20 до 100 працівників;

10 і більше відсотків працівників на підприємстві із чисельністю від 101 до 300 працівників;

2) протягом трьох місяців – 20 і більше відсот-ків працівників на підприємстві незалежно від чисельності працівників.

Який порядок заповнення звіту за формою № 4-ПН?

У загальній частині зазначаються дані роботодавця (ЄДРПОУ, найменування, місцезнаходження).

Наведемо приклад заповнення табличної частини звіту (див. фрагмент 2).

Фрагмент 2.

<...>

<...>

Зазначимо основні нюанси заповнення.

Слід указати:

у графі А – порядковий номер запису (п. 5 Порядку № 317). Зверніть увагу: до запису з окремим порядковим номером включаються дані про кількість планованих до вивільнення працівників, за якими дані про найменування професії (посади), дата наказу про попередження про вивільнення працівників і дата запланованого вивільнення, відображені в графах 1, 3, 4, повністю збігаються. Інакше дані про заплановане вивільнення працівників відображаються в записах під іншими порядковими номерами (п. 5 Порядку № 317);

графі 1 – найменування професії (посади) відповідно до чинного Національного класифікатора «Класифікатор професій» (п. 6 Поряд-ку № 317);

графі 2 – кількість осіб, яких передбачається вивільнити (п. 7 Порядку № 317);

графі 3 – дата наказу, яким працівників спо-вістили про заплановане вивільнення (п. 8 Порядку № 317);

графі 4 – дата запланованого вивільнення працівників (п. 9 Порядку № 317).

Чи передбачена відповідальність за неподання форми № 4-ПН?

За неподання або подання з порушенням установленого порядку звітності за формою № 4-ПН стягується штраф з роботодавця в розмірі 4 мінімальних зарплат (далі – МЗП). Причому береться розмір МЗП, що діє на момент виявлення порушення (ч. 6 ст. 53 Закону № 5067).

Зверніть увагу: штрафи, передбачені ст. 53 Закону № 5067, є фінансовими санкціями і не належать до адміністративно-господарських санкцій, визначених гл. 27 Господарського кодексу.

Форма № 5-ПН

Що стосується форми № 5-ПН (затверджена наказом Мінсоцполітики від 14.07.11 р. № 279), завважимо таке:

• звітність про прийнятих працівників до державної служби зайнятості не подається, оскільки форма втратила чинність згідно з наказом Мінсоцполітики від 18.03.13 р. № 123 (лист ФСС на випадок безробіття від 03.09.13 р. № ДЦ-01-5474/0/6-13);
• штрафні санкції за неподання цієї форми не застосовуються (лист Мінсоцполітики від 20.09.13 р. № 728/021/106-13).

Висновки.

1. У вас на підприємстві відкрилася вакансія, але немає можливості займатися пошуком нового співробітника? Зверніться до служби зайнятості, подавши звіт за формою № 3-ПН. У цьому звіті ви можете зазначити всі вимоги, що висуваються до кандидата на посаду.

2. Пам'ятайте, при масовому звільненні працівників за ініціативою роботодавця слід заздалегідь повідомити не тільки самих працівників, але й службу зайнятості. А якщо цього не зробити, то це може обернутися фінансовими санкціями в розмірі 4 МЗП (станом на 01.01.15 р. цей розмір становить 4 872 грн.).

3. У строк не пізніше 1 лютого після закінчення звітного року слід інформувати службу зайнятості про виконання 5%-вої квоти з працевлаштування пільгових категорій громадян. Цей звіт подають підприємства із середньообліковою чисельністю працівників більше 20 осіб.