Отчитываемся перед службой занятости

Чтобы заполнить правильно и сдать в срок, надо знать:

• по какой форме следует отчитаться перед службой занятости;
• когда истекает срок подачи отчетности.

Состав отчетности

Какие отчеты следует подавать в службу занятости?

Согласно ст. 50 Закона от 05.07.12 г. № 5067-VI (далее – Закон № 5067), работодатели должны подавать в службу занятости следующую информацию:

• о спросе на рабочую силу (вакансиях) – по форме № 3-ПН;
• о запланированном массовом высвобождении работников в связи с изменениями в организации производства и труда – по форме № 4-ПН;
• о занятости и трудоустройстве граждан, которые имеют дополнительные гарантии в содействии трудоустройству, – по форме, утвержденной приказом Минсоцполитики от 16.05.13 г. № 271 (далее – отчет по квотам).

Форма № 3-ПН

Когда необходимо подавать форму № 3-ПН?

Эта форма подается при наличии у работодателя спроса на рабочую силу (вакансий) – в течение 10 рабочих дней со дня открытия вакансии. Форма и порядок представления этой формы утверждены приказом Минсоцполитики от 31.05.13 г. № 316.

Когда вакансия считается открытой?

Датой открытия вакансии является (письмо Минсоцполитики от 21.08.13 г. № 9370/0/14-13/026, далее – Письмо № 9370):

• следующий день после создания рабочего места;
• следующий день после прекращения трудовых отношений с работником, рабочее место которого становится вакантным;
• дата, начиная с которой может быть заключен трудовой договор с наемным работником.

Обратите внимание: Минсоцполитики в своем Письме № 9370 отмечает, что если работодатель планирует укомплектовать вакансию самостоятельно, без помощи службы занятости, он все равно обязан подать форму № 3-ПН. Только в таком случае он в ней указывает, что не нуждается в содействии службы занятости.

Если вакансия предусмотрена штатным расписанием, то работодатель должен подавать информацию по форме № 3-ПН до внесения соответствующих изменений в штатное расписание.

Каков порядок заполнения формы № 3-ПН?

Форма № 3-ПН имеет два раздела.

Раздел I «Основные данные о вакансиях» заполняется и подается в службу занятости всеми работодателями. В этом разделе указываются: названия вакансий, их количество, место работы, размер заработной платы (см. заполнение во фрагменте 1).

Фрагмент 1

<...>

Основні дані про вакансії

<...>

Раздел II «Характеристики вакансии(й) и требования к претенденту(ам)» заполняется и подается только теми работодателями, которые изъявили желание заполнить вакансию при содействии службы занятости. В этом разделе подробно описываются требования к работнику и характеристика вакансии.

Форму № 3-ПН подписывает руководитель (собственник) предприятия или предприниматель, использующий труд наемных работников, указываются его Ф. И. О. и дата составления отчета, номера телефона, факса и адрес электронной почты предприятия или физлица-предпринимателя.

Какая предусмотрена ответственность за неподачу формы № 3-ПН в службу занятости?

Законом № 5067 не предусмотрены штрафные санкции за непредставление работодателями формы № 3-ПН в Госслужбу занятости (письмо Минсоцполитики от 31.07.13 г. № 636/021/106-13).

Форма № 4-ПН

Когда нужно подавать форму № 4-ПН?

Форма и порядок подачи этой формы утверждены приказом Минсоцполитики от 31.05.13 г. № 317 (далее – Приказ № 317, Порядок № 317).

Обратите внимание: форма № 4-ПН подается одновременно с предупреждением работников об увольнении (за два месяца до увольнения). Во всех остальных случаях работодатели не должны отчитываться перед службой занятости по этой форме.

Эта форма отчетности подается работодателями:

в случае запланированного массового увольнения работников в связи с изменениями в организации производства и труда, в том числе в связи с ликвидацией, реорганизацией или перепрофилированием предприятия (п. 4 ч. 3 ст. 50 Закона № 5067);

увольнения работников в количестве, предусмот-ренном ч. 1 ст. 48 Закона № 5067;

ликвидации предприятия (независимо от количества увольняемых сотрудников).

Что такое «массовое высвобождение работников»?

В ч. 1 ст. 48 Закона № 5067 сказано, что массовым высвобождением по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации юрлица) является разовое высвобождение либо высвобождение:

1) в течение одного месяца:

• 10 и более работников на предприятии с численностью от 20 до 100 работников;
• 10 и более процентов работников на предприятии с численностью от 101 до 300 работников;

2) в течение трех месяцев – 20 и более процентов работников на предприятии независимо от численности работников.

Каков порядок заполнения отчета по форме № 4-ПН?

В общей части указываются данные работодателя (ЕГРПОУ, наименование, местонахождение).

Приведем пример заполнения табличной части отчета (см. фрагмент 2).

Фрагмент 2

<...>

<...>

Отметим основные нюансы заполнения. Следует указать:

в графе А – порядковый номер записи (п. 5 Порядка № 317). Обратите внимание: в запись с отдельным порядковым номером включаются данные о количестве планируемых к высвобождению работников, по которым данные о наименовании профессии (должности), дата приказа о предупреждении о высвобождении работников и дата запланированного высвобождения, отраженные в графах 1, 3, 4, полностью совпадают. В противном случае данные о запланированном высвобождении работников отражаются в записях под другими порядковыми номерами (п. 5 Порядка № 317);

графе 1 – наименование профессии (должности) в соответствии с действующим Национальным классификатором «Классификатор профессий» (п. 6 Порядка № 317);

графе 2 – количество лиц, которых предполагается высвободить (п. 7 Порядка № 317);

графе 3 – дата приказа, которым работников известили о запланированном высвобождении (п. 8 Порядка № 317);

графе 4 – дата запланированного высвобождения работников (п. 9 Порядка № 317).

Предусмотрена ли ответственность за неподачу формы № 4-ПН?

За непредставление или представление с нарушением установленного порядка отчетности по форме № 4-ПН взимается штраф с работодателя в размере 4 минимальных зарплат (далее – МЗП). Причем берется размер МЗП, действующий на момент выявления нарушения (ч. 6 ст. 53 Закона 5067).

Обратите внимание: штрафы, предусмотренные ст. 53 Закона № 5067, являются финансовыми санкциями и не относятся к административно-хозяйственным санкциям, определенным гл. 27 Хозяйственного кодекса.

Форма № 5-ПН

Что касается формы № 5-ПН (утверждена приказом Минсоцполитики от 14.07.11 г. № 279), отметим следующее:

• отчетность о принятых работниках в государственную службу занятости не подается, поскольку форма утратила силу согласно приказу Минсоцполитики от 18.03.13 г. № 123 (письмо ФСС на случай безработицы от 03.09.13 г. № ДЦ-01-5474/0/6-13);
• штрафные санкции за неподачу этой формы не применяются (письмо Минсоцполитики от 20.09.13 г. № 728/021/106-13).

Выводы.

1. У вас на предприятии открылась вакансия, но нет возможности заниматься поиском нового сотрудника? Обратитесь в службу занятости, подав отчет по форме № 3-ПН. В этом отчете вы можете указать все требования, выдвигаемые к кандидату на должность.

2. Помните, при массовом увольнении работников по инициативе работодателя следует заранее уведомить не только самих работников, но и службу занятости. А если этого не сделать, то это может обернуться финансовыми санкциями в размере 4 МЗП (по состоянию на 01.01.15 г. этот размер составит 4 872 грн.).

3. В срок не позднее 1 февраля по окончании отчетного года следует информировать службу занятости о выполнении 5%-ной квоты по трудоустройству льготных категорий граждан. Этот отчет подают предприятия со среднеучетной численностью работников более 20 человек.