Чи можна обмінюватися кадровими документами в електронній формі?

Кадровими вважаються документи, які містять інформацію про особовий склад підприємства. Ця інформація фіксується в заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу посаду, надання відпустки та ін. Також вона відображається в наказах (розпорядженнях) тощо. Звичною формою таких документів є паперова, проте під час війни її використання не завжди є можливим. Чи можна застосовувати електронну форму документообігу та що для цього потрібно зробити, читайте у статті.

Запровадження воєнного стану вплинуло, зокрема, і на трудові відносини. Тому було прийнято Закон від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136). Його норми поширюються на всі підприємства, установи, організації в Україні незалежно від форми власності, виду діяльності й галузевої належності, а також на ФОП–, які укладають трудові договори з фізособами (далі – роботодавці).

У ст. 7 Закону № 2136 установлено особливості організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у роботодавця. А саме для мінімізації трудових і фінансових витрат, часових ресурсів на ведення всього обсягу кадрової документації у період дії воєнного стану роботодавцям у районах активних бойових дій пропонується самостійно визначати порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів. Також роботодавець може самостійно визначати перелік кадрових документів, ведення яких здійснюватиметься в цей період. Єдиною умовою застосування таких правил є забезпечення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та витрат на оплату праці.

Отже, у районах, де активні бойові дії не ведуться, кадрове діловодство здійснюється у спосіб, який не суперечить законодавству. Оптимальним варіантом є запровадження електронного документообігу. Проте в такий непростий час можна окремо визначити спосіб обміну кадровими документами засобами електронного зв’язку.

Електронний документообіг

Якщо підприємство запровадило електронний документообіг ще в мирний час, то зараз це стане у пригоді. Утім, це можна зробити і в умовах воєнного стану.

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів установлено Законом від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851).

Обраний принцип ведення кадрового діловодства має бути прописаний у локальній Інструкції з діловодства, а дата переходу на електронний обмін документами має бути зафіксована в наказі по підприємству.

Інструкція з діловодства має встановлювати порядок електронного документообігу на підприємстві та відповідати нормам законодавства. Зокрема, під час її складання слід керуватися Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 (далі – Порядок № 1886/5).

У п. 4 розд. І Порядку № 1886/5 передбачено, що в паперовій та електронній формах мають створюватися документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання–. Тож виходить, що документи тимчасового зберігання можна зберігати лише в електронній формі.

Для роботодавців перехід на електронний документообіг означає переведення всіх документів у електронну форму. А отже, щоб документи, які надсилатимуться, набули статусу електронних, інформація в них має бути зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа (ст. 5 Закону № 851). Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів (у т. ч. і кадрових) визначається п. 4 Національного стандарту ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації».

Створення електронного документа завершують накладанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП).

Відносини, пов’язані з використанням КЕП, регулюються Законом від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» (далі – Закон № 2155). КЕП має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, а також має презумпцію його відповідності власноручному підпису.

Зауважимо, що КЕП – це удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа. Тобто з 2020 р. КЕП прийшов на заміну електронному цифровому підпису.

Оформити його можна і в період дії воєнного стану. Зробити це може будь-який працівник – фізособа (зазвичай – через особистий кабінет на сайті банку, яким користується працівник).

Для обміну електронними документами, з урахуванням можливостей, специфіки бізнесу, персональних побажань керівників та працівників підприємство має право самостійно обрати та встановити відповідне програмне забезпечення, яке дозволяє швидко та зручно підписувати, надсилати й отримувати електронні документи. До такого ПЗ належить, наприклад «Paperless», «Document.Online», «ІІТ Користувач ЦСК-1» тощо.

Обмін кадровими документами засобами електронного зв’язку

Нагадаємо, що відповідно до ч. 3 ст. 29 КЗпП роботодавець має право ознайомлювати працівників із документами через засоби електронного зв’язку. Для того щоб це мало правомірний характер, працівнику та роботодавцю також варто оформити КЕП. Це не вважатиметься запровадженням електронного документообігу, проте надасть можливість під час війни обмінюватися документами.

Отримати КЕП можна як офлайн, так і онлайн. Найзручніший спосіб – онлайн, тобто віддалений. Як варіант, його можна оформити у «Приват 24». Щоб підписати та/або перевірити підпис на документі, наприклад, можна скористатися порталом «Дія».

Якщо цей варіант не підходить або працівники не можуть чи не бажають оформлювати КЕП, обмінюватися кадровими документами можна засобами електронного зв’язку і без КЕП. У такому разі підтвердженням ознайомлення вважається факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем та працівником.

Якщо підприємство розташоване в районах, де не ведуться бойові дії, та продовжує працювати й під час дії воєнного стану, для обміну в цей час кадровими документами в електронній формі попередньо варто оформити згоду сторін трудових відносин на обмін документами засобами електронного зв’язку, як це визначає ВС/КЦС у постанові від 03.12.2018 у справі № 686/21222/16-ц.

На думку автора, це може бути наказ про порядок обміну кадровими документами під час дії воєнного стану (див. зразок), в якому зазначатиметься електронна пошта працівника, особистий обліковий запис у застосунку Viber, закріплений за працівником, та/або особистий номер телефону (для розв’язання оперативних питань).

Щоб зафіксувати факт ознайомлення працівника з документом, варто керуватися перевіреним на практиці в державних установах Порядком фіксації доведення інформації або документів до відома державного службовця шляхом використання засобів телекомунікаційного зв’язку, затвердженим постановою КМУ від 11.12.2019 № 1042.

Для такої фіксації передбачено використання протоколу. Проте, на думку автора, оскільки керівники підприємств недержавної форми власності можуть регулювати це питання самостійно, краще використовувати такий документ, як акт.

Для порівняння зазначимо, що:

• акт – це інформаційно-аналітичний документ, складений групою осіб (переважно комісією) чи спеціально уповноваженою особою для засвідчення встановлених нею фактів, пов’язаних з діяльністю підприємства, установи, організації, будь-якої іншої юридичної особи, її окремих структурних підрозділів або окремих працівників;
• протокол – це інформаційно-аналітичний документ, в якому фіксується хід обговорення питань і рішення, ухвалені на засіданнях, зборах, з’їздах, конференціях та виробничих нарадах.

Тому, якщо підприємству треба зафіксувати доведення інформації або документів до відома працівника, логічніше використовувати таку форму документа, як акт.

Акти варто зберігати поряд з наказами, заявами чи іншими документами, до яких вони складалися, адже саме ці акти надалі слугуватимуть підтвердженням того, що працівники були ознайомлені з відповідними документами, і стануть підґрунтям для проставлення оригіналів підписів працівників.

Усе вищевикладене надає можливість діяти роботодавцю в особливих ситуаціях, але для того щоб кадрові документи були оформлені належним чином, на них мають бути проставлені оригінальні підписи працівника. Адже направлення кадрових документів засобами електронного зв’язку навіть у разі запровадження електронного документообігу не звільняє від обов’язку оформляти ще й паперову копію документа постійного та тривалого терміну зберігання. А отже, за першої можливості після відновлення поштового зв’язку на відповідній території працівник має направити лист із необхідними документами або зустрітися із представником роботодавця й передати йому документи та/або підписати їх. Утім, якщо під час дії воєнного стану працівника було звільнено і вже немає можливості одержати від нього оригінали підпису, такий документ, як акт, є підтвердженням того, що всю процедура звільнення було дотримано.

Зразок

Наказ про порядок обміну кадровими документами під час дії воєнного стану