Можно ли обмениваться кадровыми документами в электронной форме?

Кадровыми считаются документы, содержащие информацию о личном составе предприятия. Эта информация фиксируется в заявлениях о приеме, увольнении, переводе на другую должность, предоставлении отпуска и др. Также она отражается в приказах (распоряжениях) и т. п. Привычная форма таких документов – бумажная, однако во время войны ее использование не всегда возможно. Можно ли применять электронную форму документооборота и что для этого нужно сделать, читайте в статье.

Введение военного положения повлияло, в частности, и на трудовые отношения. Поэтому был принят Закон от 15.03.2022 № 2136-ІХ «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» (далее – Закон № 2136). Его нормы распространяются на все предприятия, учреждения, организации в Украине независимо от формы собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности, а также на ФЛП, которые заключают трудовые договоры с физическими лицами (далее – работодатели).

В ст. 7 Закона № 2136 установлены особенности организации кадрового делопроизводства и архивного хранения кадровых документов у работодателя. А именно для минимизации трудовых и финансовых расходов, временных ресурсов на ведение всего объема кадровой документации в период действия военного положения работодателям в районах активных боевых действий предлагается самостоятельно определять порядок организации кадрового делопроизводства и архивного хранения кадровых документов. Также работодатель может самостоятельно определить перечень кадровых документов, ведение которых будет осуществляться в этот период. Единственное условие применения таких правил – обеспечение достоверного учета выполняемой работником работы и расходов на оплату труда.

Таким образом, в районах, где активные боевые действия не ведутся, кадровое делопроизводство осуществляется способом, не противоречащим законодательству. Оптимальный вариант – внедрение электронного документооборота. Однако в такое непростое время можно отдельно определить способ обмена кадровыми документами средствами электронной связи.

Электронный документооборот

Если предприятие внедрило электронный документооборот еще в мирное время, то сейчас это очень пригодится. Хотя, это можно сделать и в условиях военного положения.

Организационно-правовые основы электронного документооборота и использования электронных документов установлены Законом от 22.05.2003 № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» (далее – Закон № 851).

Выбранный принцип ведения кадрового делопроизводства должен быть прописан в локальной Инструкции по делопроизводству, а дата перехода на электронный обмен документами – в приказе по предприятию.

Инструкция по делопроизводству должна устанавливать порядок электронного документооборота на предприятии и соответствовать нормам законодательства. В частности, при ее составлении следует руководствоваться Порядком работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденным приказом Минюста от 11.11.2014 № 1886/5 (далее – Порядок № 1886/5).

В п. 4 разд. I Порядкf № 1886/5 предусмотрено, что в бумажной и электронной формах должны создаваться документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения. Из этого следует, что документы временного хранения можно хранить только в электронной форме.

Для работодателей переход на электронный документооборот означает перевод всех документов в электронную форму. А значит, чтобы отправляемые документы получили статус электронных, информация в них должна быть зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа (ст. 5 Закона № 851). Состав и порядок размещения обязательных реквизитов электронных документов (в т. ч. и кадровых) определяется п. 4 Национального стандарта ДСТУ 4163:2020 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

Создание электронного документа завершают наложением квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Отношения, связанные с использованием КЭП, регулируются Законом от 05.10.2017 № 2155-VIII «Об электронных доверительных услугах» (далее – Закон № 2155). КЭП имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а также имеет презумпцию ее соответствия собственноручной подписи.

Заметим, что КЭП – это усовершенствованная электронная подпись, которая создается с использованием средства квалифицированной электронной подписи и базируется на квалифицированном сертификате открытого ключа. То есть с 2020 г. КЭП пришла на замену электронной цифровой подписи.

Оформить ее можно и в период действия военного положения. Сделать это может любой работник – физическое лицо (как правило, через личный кабинет на сайте банка, которым пользуется работник).

Для обмена электронными документами, исходя из возможностей, специфики бизнеса, персональных пожеланий руководителей и работников, предприятие имеет право самостоятельно выбрать и установить соответствующее программное обеспечение, которое позволяет быстро и удобно подписывать, отправлять и получать электронные документы. К такому ПО относится, например «Paperless», «Document.Online», «ІІТ Пользователь ЦСК-1» и т. п.

Обмен кадровыми документами средствами электронной связи

Напомним, что в соответствии с ч. 3 ст. 29 КЗпП работодатель имеет право знакомить работников с документами при помощи средств электронной связи. Для того чтобы это имело правомерный характер, работнику и работодателю также следует оформить КЭП. Это не будет считаться внедрением электронного документооборота, но позволит обмениваться документами во время войны.

Получить КЭП можно как офлайн, так и онлайн. Самый удобный способ – онлайн, то есть удаленно. Как вариант, его можно оформить в «Приват 24». Чтобы подписать и/или проверить подпись на документе, можно воспользоваться, например, порталом «Дия».

Если этот вариант не подходит или работники не могут либо не желают оформлять КЭП, обмениваться кадровыми документами можно средствами электронной связи и без КЭП. В таком случае подтверждением ознакомления считается факт обмена соответствующими электронными документами между работодателем и работником.

Если предприятие находится в районах, где не ведутся боевые действия, и продолжает работать в условиях военного положения, для обмена в это время кадровыми документами в электронной форме предварительно стоит оформить согласие сторон трудовых отношений на обмен документами средствами электронной связи, как это определяет ВС/КЦС в постановлении от 03.12.2018 по делу № 686/21222/16-ц.

По мнению автора, это может быть приказ о порядке обмена кадровыми документами во время действия военного положения (см. образец), в котором будет указана электронная почта работника, личная учетная запись в приложении Viber, закрепленная за работником, и/или личный номер телефона (для решения оперативных вопросов).

Для того чтобы зафиксировать факт ознакомления работника с документом, стоит руководствоваться проверенным на практике в государственных учреждениях Порядком фиксации доведения информации или документов до сведения государственного служащего путем использования средств телекоммуникационной связи, утвержденным постановлением КМУ от 11.12.2019 № 1042.

Для такой фиксации предусмотрено использование протокола. Однако, по мнению автора, поскольку руководители предприятий негосударственной формы собственности могут регулировать данный вопрос самостоятельно, лучше использовать такой документ, как акт.

Для сравнения отметим, что:

• акт – это информационно-аналитический документ, составленный группой лиц (преимущественно комиссией) или специально уполномоченным лицом для засвидетельствования установленных ею фактов, связанных с деятельностью предприятия, учреждения, организации, любого другого юридического лица, его отдельных структурных подразделений или отдельных работников;
• протокол – это информационно-аналитический документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и решения, принятые на заседаниях, собраниях, съездах, конференциях и производственных совещаниях.

Поэтому, если предприятию нужно зафиксировать доведение информации или документов до сведения работника, логичнее использовать такую форму документа, как акт.

Акты следует хранить рядом с приказами, заявлениями или другими документами, к которым они составлялись, ведь именно эти акты в дальнейшем будут служить подтверждением того, что работники были ознакомлены с соответствующими документами, и станут основанием для проставления оригиналов подписей работников.

Все вышеизложенное помогает работодателю в особых ситуациях, но для того, чтобы кадровые документы были оформлены должным образом, на них должны быть проставлены оригинальные подписи работника. Ведь отпправление кадровых документов средствами электронной связи даже в случае внедрения электронного документооборота не освобождает от обязанности оформлять еще и бумажную копию документа постоянного и длительного срока хранения. А значит, при первой возможности после восстановления почтовой связи на соответствующей территории работник должен направить письмо с необходимыми документами или встретиться с представителем работодателя и передать ему документы и/или подписать их. Хотя, если во время действия военного положения работник был уволен и уже нет возможности получить от него оригиналы подписи, такой документ, как акт, служит подтверждением того, что вся процедура увольнения была соблюдена.

Образец

Приказ о порядке обмена кадровыми документами во время действия военного положения