Якими документами слід оформляти ремонт основних засобів?

Підприємство збирається ремонтувати основні засоби. Як це документально оформити, щоб підтвердити витрати в бухгалтерському і податковому обліку? Обов'язково заповнювати типові форми? Чи можна використовувати для оформлення самостійно розроблені документи?

Ремонт основних засобів (далі – ОЗ) може бути поточним і капітальним.

Поточні ремонти ОЗ потрібні для підтримання об'єкта в робочому стані, усунення дрібних неполадок і заміни окремих зношених деталей.

При капітальному ремонті обсяг робіт набагато більший: наприклад, здійснюють повне розбирання агрегата, заміну зношених деталей, вузлів обладнання. Якщо це будівля, можуть міняти конструкції, інженерні системи. У порівнянні з поточним ремонтом капітальний ремонт є складнішим.

Роботи з модернізації, добудови, реконструкції ОЗ, що приводять до збільшення первісно очікуваних вигід від їх використання чи строку корисного використання, називаються поліпшеннями ОЗ. Такі поліпшення потребують виведення об'єктів з експлуатації на час проведення робіт, що оформляється наказом. Крім того, ремонт може проводитися силами самого підприємства або із залученням підрядника (сторонньої організації). Від цього теж залежить набір документів, що оформляються.

Перш ніж почати ремонт, об'єкт оглядають. На підставі огляду складаються відомості дефектів (дефектний акт, дефектна відомість) окремо на кожен об'єкт, що підлягає ремонту (поточному або капітальному). Відомості дефектів оформляє механік (електрик чи інший компетентний фахівець) підрозділу підприємства. У такій відомості зазначається обсяг і характер робіт, найменування деталей, що потребують заміни. На підставі такої інформації підприємство має можливість розрахувати вартість ремонтів, а також проконт-ролювати обсяг виконаних робіт і списаних матеріалів.

Зазначимо, що єдиної типової форми відомості дефектів немає, існують різні форми:

• форма № ВЗСГ-6 «Відомість дефектів на ремонт машини» (додаток 6 до Методичних рекомендацій, затверджених наказом Мінагрополітики від 21.12.07 р. № 929). У п. 2.5 цих Методрекомендацій сказано, що цю форму рекомендується застосовувати для обліку встановлених дефектів сільськогосподарської техніки (комбайнів, тракторів, сівалок, плугів тощо);
• типова форма № М-17 «Акт про виявлені дефекти обладнання» (затверджено наказом Мінстату від 21.06.96 р. № 193, далі – Наказ № 193). Цей акт складають на дефекти, виявлені у процесі ревізії, монтажу або випробування обладнання;
• Дефектний акт (додаток до листа Держкомітету з будівництва та архітектури і Держкомітету з питань житлово-комунального господарства від 24.02.05 р. № 7/8-134, № 4/3-260). Застосовується при проведенні ремонтів житла, об'єктів соцінфраструктури та благоустрою;
• форма 5 «Відомість дефектів» (додаток до ГСН В.2.3-6-2002, затверджених наказом Держбуду від 07.05.02 р. № 83). Використовується для проведення ремонтів мостів і труб.
• Звісно, ваше підприємство може використовувати самостійно розроблену форму відомості дефектів. Вищезазначені форми – не універсальні.

Після закінчення робіт складається відомість виконаних робіт, де зазначається вид і найменування робіт, послуг, інвентарний номер ОЗ, кількість і ціна використаних ТМЦ. Матеріали, які було використано:

при ремонті власними силами підприємства – списуються на підставі типової форми № М-11 «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів» або лімітно-забірної картки типових форм № М-8 або № М-9;

при будівництві об'єктів – списуються на підставі лімітно-забірних карток типових форм № М-28 і № М-28а.

Усі вищезгадані типові форми затверджено Наказом № 193.

Приймання об'єкта після закінчення ремонту, реконструкції та модернізації оформляється типовою формою № ОЗ-2 «Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів» (затверджено наказом Мінстату від 29.12.95 р. № 352). Зразок запов-нення акта типової форми № ОЗ-2 на с. 12 спецвипуску.

Акт складається:

• в одному примірнику – якщо ремонт здійснювався силами самого підприємства;
• у двох примірниках – якщо до ремонту, реконструкції чи модернізації об'єкта ОЗ залучалося стороннє підприємство.
• У графі «Зміни в характеристиці об'єкта, викликані реконструкцією, модернізацією» наводяться, наприклад, такі дані: зміна технологічного призначення об'єкта (його окремих частин), зміна граничних навантажень на об'єкт, поява нових якостей в об'єкта, підвищення техніко-економічних показників об'єкта (його окремих частин), збільшення строку корисного використання, поліпшення якості продукції, що випускається, заміна морально застарілого або фізично зношеного обладнання новим, більш продуктивним тощо. Ці дані заносяться також до технічного паспорта, інвентарних карток, регістрів аналітичного обліку об'єктів ОЗ.

Розділ «Здав» типової форми № ОЗ-2 заповнюється і підписується представником цеху, відповідального за проведення робіт, або представником підрядної організації. Розділ «Прийняв» заповнюється і підписується представником цеху, який приймає ОЗ після проведення робіт.

Акт підписується головним бухгалтером і затверджується керівником підприємства.

Якщо ремонтом займатиметься стороння організація, слід укласти договір підряду, на підставі якого і проводитимуться ремонтні роботи. Після закінчення ремонту підрядник складає примірні форми № КБ-3 «Довідка про вартість виконаних робіт» і № КБ-2в «Акт приймання виконаних робіт». Ці форми наведено в додатку Т до Національного стандарту ДСТУ Б Д.1.1-1:2013, затвердженого наказом Мінрегіонбуду від 05.07.13 р. № 293. Зазначимо, що примірні форми № КБ-2в і № КБ-3 складаються для визначення обсягів підрядних робіт і проведення розрахунків за виконані роботи в будівництві. Ці документи складаються у двох примірниках, їх підписують представники підрядника і замовника.

Роботи з ремонту, виконані сторонньою організацією, не пов'язані з будівництвом об'єктів (наприклад, ремонт обладнання, автомобіля), прий-маються на підставі акта виконаних робіт.

При використанні матеріалів замовника для ремонту підрядна організація складає типову форму № М-23 «Акт про витрачені давальницькі матеріали» (затверджено Наказом № 193). На підставі цієї форми відбувається списання матеріалів, переданих підрядній організації. У формі зазначається перелік матеріалів із номенклатурними номерами.

Таким чином, ось вам коротка пам'ятка щодо ремонтів:

• ремонти здійснюються згідно з відомістю дефектів;
• відпуск матеріалів, необхідних для проведення ремонту (запчастини, будівельні матеріали), оформляється лімітно-забірними картками;
• приймання відремонтованих об'єктів здійснюється на підставі типової форми № ОЗ-2;
• первинним документом, що підтверджує витрати на здійснення ремонту підрядною організацією, є акт виконаних робіт. Його форму законодавчо не затверджено, тому підприємства мають право використовувати самостійно розроблену форму, але із зазначенням у ній усіх обов'язкових реквізитів, передбачених нормативними актами;
• у будівельній галузі вартість ремонту і факт його виконання підтверджуються примірними формами № КБ-2в і № КБ-3.

АКТприймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів

По заказу №

Вантажопідіймальний кран

(найменування об'єкта)

знаходився в плановому/неплановому ремонті (реконструкції, модернізації)

Передбачені відомістю дефектів роботи по ремонту (реконструкції, модернізації) виконані повністю/не повністю

По закінченні ремонту (реконструкції, модернізації) об’єкт пройшов випробування та зданий в екс­плуатацію.

Дата 31.03.15 р.

Формат А5

Зворотна сторона форми № ОЗ-2

Зміни в характеристиці об’єкта, що визнані реконструкцією, модернізацією

Замінено вантажний канат, що не призвело до збільшення строку корисного використання

Здав Нач. цеху № 1 Головко Головко А. П.

(посада) (підпис) (прізвище, ім'я, по батькові)

Прийняв Нач. цеху № 2 Купріянов Купріянов О. О. (посада) (підпис) (прізвище, ім’я, по батькові)

ДОВІДКА

1. Кошторисна вартість фактично виконаного обсягу робіт: грн.

Керівник відділу Засадко О. М.

Головний бухгалтер Калина Е. О.