Какими документами следует оформлять ремонт основных средств?

Предприятие собирается ремонтировать основные средства. Как это документально оформить, чтобы подтвердить расходы в бухгалтерском и налоговом учете? Обязательно заполнять типовые формы? Или можно использовать для оформления самостоятельно разработанные документы?

Ремонт основных средств (далее – ОС) может быть текущим и капитальным.

Текущие ремонты ОС нужны для поддержания объекта в рабочем состоянии, устранения мелких неполадок и замены отдельных изношенных деталей.

При капитальном ремонте объем работ намного больше: например, осуществляют полную разборку агрегата, замену изношенных деталей, узлов оборудования. Если это здание, могут менять конструкции, инженерные системы. По сравнению с текущим ремонтом капитальный ремонт является более сложным.

Работы по модернизации, достройке, реконструкции ОС, приводящие к увеличению первоначально ожидаемых выгод от их использования или срока полезного использования, называются улучшениями ОС. Такие улучшения требуют вывода объектов из эксплуатации на время проведения работ, который оформляется приказом. Кроме того, ремонт может проводиться силами самого предприятия или с привлечением подрядчика (сторонней организации). От этого тоже зависит набор оформляемых документов.

Прежде чем начать ремонт, объект осматривают. На основании осмотра составляются ведомости дефектов (дефектный акт, дефектная ведомость) отдельно на каждый объект, подлежащий ремонту (текущему или капитальному). Ведомости дефектов оформляет механик (электрик или другой компетентный специалист) подразделения предприятия. В такой ведомости указывается объем и характер работ, наименование деталей, требующих замены. На основании такой информации предприятие имеет возможность рассчитать стоимость ремонтов, а также проконтролировать объем выполненных работ и списанных материалов.

Отметим, что единой типовой формы ведомости дефектов нет, существуют разные формы:

• форма № ВЗСГ-6 «Ведомость дефектов на ремонт машины» (приложение 6 к Методическим рекомендациям, утвержденным приказом Мин-агрополитики от 21.12.07 г. № 929). В п. 2.5 данных Методрекомендаций сказано, что эту форму рекомендуется применять для учета установленных дефектов сельскохозяйственной техники (комбайнов, тракторов, сеялок, плугов и пр.);
• типовая форма № М-17 «Акт об обнаруженных дефектах оборудования» (утверждена приказом Минстата от 21.06.96 г. № 193, далее – Приказ № 193). Данный акт составляют на дефекты, обнаруженные в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудовlния;
• Дефектный акт (приложение к письму Госкомитета по строительству и архитектуре и Госкомитета по вопросам жилищно-коммунального хозяйства от 24.02.05 г. № 7/8-134, № 4/3-260). Применяется при проведении ремонтов жилья, объектов социнфраструктуры и благоуст-ройства;
• форма 5 «Ведомость дефектов» (приложение к ГСН В.2.3-6-2002, утвержденным приказом Госстроя от 07.05.02 г. № 83). Используется для проведения ремонтов мостов и труб.

Конечно, ваше предприятие может использовать самостоятельно разработанную форму ведомости дефектов. Вышеуказанные формы – не универсальные.

После окончания работ составляется ведомость выполненных работ, где указываются вид и на-именование работ, услуг, инвентарный номер ОС, количество и цена использованных ТМЦ. Материалы, которые были использованы:

• при ремонте собственными силами предприятия – списываются на основании типовой формы № М-11 «Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов» или лимитно-заборной карточки типовых форм № М-8 или № М-9;
• при строительстве объектов – списываются на основании лимитно-заборных карточек типовых форм № М-28 и № М-28а.

Все вышеупомянутые типовые формы утверждены Приказом № 193.

Приемка объекта после окончания ремонта, реконструкции и модернизации оформляется типовой формой № ОЗ-2 «Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов» (утверждена приказом Минстата от 29.12.95 г. № 352). Образец заполнения акта типовой формы № ОЗ-2 на с. ?? спецвыпуска.

Акт составляется:

• в одном экземпляре – если ремонт осуществлялся силами самого предприятия;
• в двух экземплярах – если к ремонту, реконструкции или модернизации объекта ОС привлекалось стороннее предприятие.

В графе «Изменения в характеристике объекта, вызванные реконструкцией, модернизацией» приводятся, например, такие данные: изменение технологического назначения объекта (его отдельных частей), изменение предельных нагрузок на объект, появление новых качеств у объекта, повышение технико-экономических показателей объекта (его отдельных частей), увеличение срока полезного использования, улучшение качества выпускаемой продукции, замена морально устаревшего или физически изношенного оборудования новым, более производительным и т. д. Эти данные заносятся также в технический паспорт, инвентарные карточки, регистры аналитического учета объектов ОС.

Раздел «Сдал» типовой формы № ОЗ-2 заполняется и подписывается представителем цеха, ответственного за проведение работ, или представителем подрядной организации. Раздел «Принял» заполняется и подписывается представителем цеха, принимающего ОС после проведения работ.

Акт подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия.

Если ремонтом будет заниматься сторонняя организация, следует заключить договор подряда, на основании которого и будут проводиться ремонтные работы. По окончании ремонта подрядчик составляет примерные формы № КБ-3 «Справка о стоимости выполненных работ» и № КБ-2в «Акт приемки выполненных работ». Данные формы приведены в приложении Т к Национальному стандарту ДСТУ Б Д.1.1-1:2013, утвержденному приказом Минрегионстроя от 05.07.13 г. № 293. Отметим, что примерные формы № КБ-2в и № КБ-3 составляются для определения объемов подрядных работ и проведения расчетов за выполненные работы в строительстве. Эти документы составляются в двух экземплярах, их подписывают представители подрядчика и заказчика.

Работы по ремонту, выполненные сторонней организацией, не связанные со строительством объектов (например, ремонт оборудования, автомобиля), принимаются на основании акта выполненных работ.

При использовании материалов заказчика для ремонта подрядная организация составляет типовую форму № М-23 «Акт об израсходованных давальческих материалах» (утверждена Приказом № 193). На основании этой формы происходит списание материалов, переданных подрядной организации. В форме указывается перечень материалов с номенклатурными номерами.

Таким образом, вот вам краткая памятка по ремонтам:

• ремонты осуществляются согласно ведомости дефектов;
• отпуск материалов, необходимых для проведения ремонта (запчасти, строительные материалы), оформляется лимитно-заборными карточками;
• приемка отремонтированных объектов осуществляется на основании типовой формы № ОЗ-2;
• первичным документом, подтверждающим затраты на осуществление ремонта подрядной организацией, является акт выполненных работ. Его форма законодательно не утверждена, поэтому предприятия имеют право использовать самостоятельно разработанную форму, но с указанием в ней всех обязательных реквизитов, предусмотренных нормативными актами;

в строительной отрасли стоимость ремонта и факт его выполнения подтверждаются примерными формами № КБ-2в и № КБ-3.

АКТприймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів

По заказу №

Вантажопідіймальний кран

(найменування об'єкта)

знаходився в плановому/неплановому ремонті (реконструкції, модернізації)

Передбачені відомістю дефектів роботи по ремонту (реконструкції, модернізації) виконані повністю/не повністю

По закінченні ремонту (реконструкції, модернізації) об'єкт пройшов випробування та зданий в екс­плуатацію.

Дата 31.03.15 р.

Формат А5

Зворотна сторона форми № ОЗ-2

Зміни в характеристиці об'єкта, що визнані реконструкцією, модернізацією

Замінено вантажний канат, що не призвело до збільшення строку корисного використання

Здав Нач. цеху № 1 Головко Головко А. П.

(посада) (підпис) (прізвище, ім'я, по батькові)

Прийняв Нач. цеху № 2 Купріянов Купріянов О. О. (посада) (підпис) (прізвище, ім'я, по батькові)

ДОВІДКА

1. Кошторисна вартість фактично виконаного обсягу робіт: грн.

Керівник відділу Засадко О. М.

Головний бухгалтер Калина Е. О.