Як і коли складати бухгалтерську довідку

Рано чи пізно кожний бухгалтер стикається з необхідністю складання бухгалтерської довідки. Яке ж призначення цього документа – тільки для виправлення помилок чи її можна застосовувати і в інших ситуаціях? Про це і про правила складання бухгалтерської довідки ви дізнаєтеся з нашої консультації.

Призначення бухгалтерської довідки

Бухгалтерський облік базується на документуванні всіх господарських операцій підприємства та передбачає повне й безперервне їх фіксування на підставі первинних документів. Відповідно до правильно і своєчасно складених первинних документів вносяться записи до регістрів бухгалтерського обліку: книг, відомостей, журналів і т. п. (ст. 1, ч. 1 ст. 9 Закону № 996; п. 3, 6 Методрекомендацій № 356).

В облікових регістрах підчистки та необумовлені виправлення тексту і цифр не допускаються (п. 9 Методрекомендацій № 356).

Коли регістри ще велися на паперових носіях, помилки в них виправлялися тільки коректурним способом: неправильний запис закреслювали, робили напис «виправлено», здійснювали правильний запис, ставили дату виправлення і всі ці дії підтверджували підписами відповідальних осіб. Такі виправлення допускалися до перенесення підсумків у Головну книгу. Якщо записи в Головній книзі були виконані, то підставою для виправлення помилки служила бухгалтерська довідка. Цей спосіб виправлення помилок актуальний і зараз для тих підприємств, які ведуть регістри обліку тільки в паперовому вигляді (п. 9 Методрекомендацій № 356; п. 4.2, 4.3 Положення № 88).

При автоматизованому способі обліку виправити помилку коректурним способом неможливо. Для цього використовується бухгалтерська довідка. Крім того, без неї не обійтися і при виправленні помилок минулих років.

Для складання бухгалтерської довідки підприємство може застосувати типову форму, яку наведено в Методрекомендаціях № 356, або розробити власну.

Коли бухгалтерська довідка є первинним документом?

Будь-яка господарська операція – це дія або подія, яка викликає зміну в структурі активів, зобов'язань і власного капіталу підприємства (п. 2.1 Положення № 88). Факт учинення операції підтверджується первинним документом, на підставі якого вносяться записи до облікових регістрів.

Якщо бухгалтерська довідка складається для виправлення помилок в облікових регістрах і не приводить до зміни майна, капіталу або зобов'язань, то вона не є первинним документом. Зазначимо, що згідно з Методрекомендаціями № 356 бухгалтерська довідка – це обліковий регістр.

Якщо бухгалтерська довідка підтверджує факт учинення госпоперації і містить усі обов'язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону № 996, вона є первинним документом (див. лист Мінфіну від 05.08.2014 р. № 31-11410-08/23-2303/2333).

Порядок складання

При виправленні помилок в облікових регістрах у бухгалтерській довідці обов'язково заповнюються такі реквізити (п. 4.3 Положення № 88):

• назва документа;
• причина помилки, посилання на документи та облікові регістри, у яких допущено помилку;
• підпис відповідальної особи та головного бухгалтера.

Також у ній бажано вказати назву підприємства, в обліку якого допущено помилку, і дату складання документа.

Бухгалтерська довідка, яка фіксує і підтверджує господарські операції, повинна містити реквізити первинного документа. Такою довідкою оформляються:

• різного виду розрахунки, наприклад, резерву сумнівних боргів, резерву відпусткових, фінансового доходу при передачі об'єкта у фінансову оренду в орендодавця, відстрочених податкових активів або зобов'язань і т. д.;
• різні нарахування, наприклад, дивідендів, доходів або витрат майбутніх періодів, податкових зобов'язань і податкового кредиту з ПДВ і т. п.;
• списання з балансу безнадійної заборгованості.

По суті, бухгалтерську довідку можна використовувати для будь-яких операцій, що потребують пояснень і розрахунків. Але якщо підприємство вважатиме за необхідне, то факт учинення операцій, для яких не передбачені стандартні (типові) форми, можна підтвердити не бухгалтерською довідкою, а будь-яким іншим самостійно розробленим первинним документом. Основна вимога до такого документа – наявність обов'язкових реквізитів.

Наведемо приклади складання бухгалтерської довідки.

ПРИКЛАД 1
Підприємство ТОВ «Резерв» отримало від ПП «Фактор» акт виконаних робіт від 30.12.15 р. із сервісного обслуговування комп'ютерної техніки на суму 1 950 грн. (у т. ч. ПДВ 20 % – 325 грн.).
Акт проведено в грудні 2015 року в сумі 1 590 грн. і в цьому ж місяці оплачено в зазначеній у ньому сумі. При цьому в обліку підприємства були зроблені такі проведення:

• Дт 92 – Кт 631 – на суму 1 325 грн.;
• Дт 641 – Кт 631 – 265 грн.;
• Дт 631 – Кт 311 – 1 590 грн.;
• Дт 371 – Кт 311 – 360 грн.;
• Дт 641 – Кт 644 – 60 грн.

Помилку виявлено в червні 2016 року і виправлено на підставі бухгалтерської довідки (див. зразок 1).

ПРИКЛАД 2
У червні 2015 року ТОВ «Скай» (код ЄДРПОУ 12345678) придбало товар для використання в операціях, звільнених від оподаткування. Податкова накладна була отримана на загальну суму придбання – 300 000 грн. (крім того ПДВ – 60 000 грн.). Вартість одиниці товару – 300 грн. (крім того ПДВ – 60 грн.).
У серпні 2016 року було прийнято рішення продати частину товару, що залишився, у кількості 100 одиниць на загальну суму 30 000 грн. (100 од. х 300 грн.). Підприємство має право відновити вхідний ПДВ у складі податкового кредиту на підставі бухгалтерської довідки (див. зразок 2) (п. 36 підрозд. 2 розд. ХХ ПК).

Визначимо суму відновленого податкового кредиту на дату продажу товарів (15.08.16 р.):

30 000 грн. х 20 % = 6 000 грн.

У даній ситуації бухгалтерська довідка – первинний документ, складений у довільній формі.

ПРИКЛАД 3
При проведенні інвентаризації розрахунків із контрагентами головний бухгалтер ТОВ «Інферно» (код ЄДРПОУ 32323232) виявив наявність безнадійної дебіторської заборгованості за кількома контрагентами і прийняв рішення списати її з балансу за рахунок резерву сумнівних боргів. Дана операція оформлена бухгалтерською довідкою (див. зразок 3), яка є первинним документом.

Висновки

Типова форма бухгалтерської довідки використовується для виправлення помилок, допущених в облікових регістрах.

Якщо бухгалтерська довідка фіксує та підтверджує господарські операції, вона має статус первинного документа. Як первинний документ, бухгалтерська довідка може бути складена в довільній формі. Але при цьому вона повинна містити всі обов'язкові для первинного документа реквізити.