Как и когда составлять бухгалтерскую справку

Рано или поздно каждый бухгалтер сталкивается с необходимостью составления бухгалтерской справки. Каково же назначение этого документа – только для исправления ошибок или ее можно применять и в других ситуациях? Об этом и о правилах составления бухгалтерской справки вы узнаете из нашей консультации.

Назначение бухгалтерской справки

Бухгалтерский учет базируется на документировании всех хозяйственных операций предприятия и предусматривает полное и непрерывное их фиксирование на основании первичных документов. В соответствии с правильно и своевременно составленными первичными документами вносятся записи в регистры бухгалтерского учета: книги, ведомости, журналы и т. п. (ст. 1, ч. 1 ст. 9 Закона № 996; п. 3, 6 Методрекомендаций № 356).

В учетных регистрах подчистки и необоснованные исправления текста и цифр не допускаются (п. 9 Методрекомендаций № 356).

Когда регистры еще велись на бумажных носителях, ошибки в них исправлялись только корректурным способом: неправильную запись зачеркивали, делали надпись «исправлено», производили правильную запись, ставили дату исправления и все эти действия подтверждали подписями ответственных лиц. Такие исправления допускались до переноса итогов в Главную книгу. Если записи в Главной книге были выполнены, то основанием для исправления ошибки служила бухгалтерская справка. Этот способ исправления ошибок актуален и сейчас для тех предприятий, которые ведут регистры учета только в бумажном виде (п. 9 Методрекомендаций № 356; п. 4.2, 4.3 Положения № 88).

При автоматизированном способе учета исправить ошибку корректурным способом невозможно. Для этого используется бухгалтерская справка. Кроме того, без нее не обойтись и при исправлении ошибок прошлых лет.

Для составления бухгалтерской справки предприятие может применить типовую форму, которая приведена в Методрекомендациях № 356, или разработать собственную.

Когда бухгалтерская справка является первичным документом?

Любая хозяйственная операция – это действие или событие, которое вызывает изменение в структуре активов, обязательств и собственного капитала предприятия (п. 2.1 Положения № 88). Факт совершения операции подтверждается первичным документом, на основании которого вносятся записи в учетные регистры.

Если бухгалтерская справка составляется для исправления ошибок в учетных регистрах и не приводит к изменению имущества, капитала или обязательств, то она не является первичным документом. Отметим, что согласно Методрекомендациям № 356 бухгалтерская справка – это учетный регистр.

Если бухгалтерская справка подтверждает факт совершения хозоперации и содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Закона № 996, она является первичным документом (см. письмо Минфину от 05.08.2014 г. № 31-11410-08/23-2303/2333).

Порядок составления

При исправлении ошибок в учетных регистрах в бухгалтерской справке обязательно заполняются следующие реквизиты (п. 4.3 Положения № 88):

• название документа;
• причина ошибки, ссылка на документы и учетные регистры, в которых допущена ошибка;
• подпись ответственного лица и главного бухгалтера.

Также в ней желательно указать название предприятия, в учете которого допущена ошибка, и дату составления документа.

Бухгалтерская справка, которая фиксирует и подтверждает хозяйственные операции, должна содержать реквизиты первичного документа. Такой справкой оформляются:

• различного вида расчеты, например резерва сомнительных долгов, резерва отпускных, финансового дохода при передаче объекта в финансовую аренду у арендодателя, отсроченных налоговых активов или обязательств и т. д.;
• разные начисления, например дивидендов, доходов или расходов будущих периодов, налоговых обязательств и налогового кредита по НДС и т. п.;
• списание с баланса безнадежной задолженности.

По сути, бухгалтерскую справку можно использовать для любых операций, требующих пояснений и расчетов. Но если предприятие посчитает необходимым, то факт совершения операций, для которых не предусмотрены стандартные (типовые) формы, можно подтвердить не бухгалтерской справкой, а любым другим самостоятельно разработанным первичным документом. Основное требование к такому документу – наличие обязательных реквизитов.

Приведем примеры составления бухгалтерской справки.

ПРИМЕР 1
Предприятие ООО «Резерв» получило от ЧП «Фактор» акт выполненных работ от 30.12.15 г. по сервисному обслуживанию компьютерной техники на сумму 1 950 грн. (в т. ч. НДС 20 % – 325 грн.).
Акт проведен в декабре 2015 года в сумме 1 590 грн. и в этом же месяце оплачен в указанной в нем сумме. При этом в учете предприятия были сделаны следующие проводки:

• Дт 92 – Кт 631 – на сумму 1 325 грн.;
• Дт 641 – Кт 631 – 265 грн.;
• Дт 631 – Кт 311 – 1 590 грн.;
• Дт 371 – Кт 311 – 360 грн.;
• Дт 641 – Кт 644 – 60 грн.

Ошибка выявлена в июне 2016 года и исправлена на основании бухгалтерской справки (см. образец 1).

ПРИМЕР 2
В июне 2015 года ООО «Скай» (код ЕГРПОУ 12345678) приобрело товар для использования в операциях, освобожденных от налогообложения. Налоговая накладная была получена на общую сумму приобретения – 300 000 грн. (кроме того НДС – 60 000 грн.). Стоимость единицы товара – 300 грн. (кроме того НДС – 60 грн.).
В августе 2016 года было принято решение продать часть оставшегося товара в количестве 100 единиц на общую сумму 30 000 грн. (100 ед. х 300 грн.). Предприятие имеет право восстановить входной НДС в составе налогового кредита на основании бухгалтерской справки (см. образец 2) (п. 36 подразд. 2 разд. ХХ НК).

Определим сумму восстановленного налогового кредита на дату продажи товаров (15.08.16 г.):

30 000 грн. х 20 % = 6 000 грн.

В данной ситуации бухгалтерская справка – первичный документ, составленный в произвольной форме.

ПРИМЕР 3
При проведении инвентаризации расчетов с контрагентами главный бухгалтер ООО «Инферно» (код ЕГРПОУ 32323232) выявил наличие безнадежной дебиторской задолженности по нескольким контрагентам и принял решение списать ее с баланса за счет резерва сомнительных долгов. Данная операция оформлена бухгалтерской справкой (см. образец 3), которая является первичным документом.

Выводы

Типовая форма бухгалтерской справки используется для исправления ошибок, допущенных в учетных регистрах.

Если бухгалтерская справка фиксирует и подтверждает хозяйственные операции, она имеет статус первичного документа. Как первичный документ бухгалтерская справка может быть составлена в произвольной форме. Но при этом она должна содержать все обязательные для первичного документа реквизиты.