Бути чи не бути довіреності на отримання ТМЦ

Що змінилося з 2015 року

До 2015 року товарно-матеріальні цінності відпускалися їх отримувачам за довіреністю, виданою покупцем. Форму і порядок видачі такої довіреності було наведено в Інструкції, затвердженій наказом Мінфіну від 16.05.96 р. № 99 (далі – Інструкція № 99).

Проте 1 січня 2015 року набув чинності наказ Мінфіну від 30.09.14 р. № 987, згідно з яким Інструкція № 99 втратила чинність, а до Положення, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі – Положення № 88), було внесено доповнення.

Так, із 1 січня 2015 року згідно з п. 2.5 Положення № 88 повноваження особи, яка отримує на користь підприємства або підприємця основні засоби, запаси, нематеріальні активи, грошові документи, цінні папери та інші товарно-матеріальні цінності згідно з угодою, повинні підтверджуватися відповідно до законодавства. Такі повноваження можуть бути підтверджені, зокрема, письмовим договором, довіреністю, актом органу юридичної особи тощо.

Тобто тепер повноваження отримувача можуть бути підтверджені не тільки довіреністю, але й письмовим договором, актом органу юридичної особи тощо.

Кому заважала Інструкція № 99 і що змінилося з її скасуванням?

Безперечно, той механізм підтвердження повноважень, який був прописаний в Інструкції № 99, найбільш оптимальний. Але в деяких ситуаціях він завдавав зайвого клопоту. Зокрема, Інструкція № 99 дозволяла видавати довіреність виключно працівникам підприємства (крім випадку, передбаченого п. 4 Інструкції № 99). Це іноді створювало незручності (наприклад, коли вантаж отримував працівник перевізника). Зі скасуванням Інструкції № 99 ця проблема вирішена – тепер підприємство може видавати довіреність на отримання товарів не тільки своїм працівникам, але й іншим особам.

Крім того, згідно з Інструкцією № 99 довіреність на отримання ТМЦ могла видаватися на строк не більше 10 днів (за центрально-кільцевими перевезеннями – на місяць). Тепер таких обмежень немає.

Чи можна в 2015 році користуватися формою довіреності на отримання ТМЦ, затвердженою Інструкцією № 99?

Звичайно ж, підприємства мають право і далі видавати довіреність, використовуючи форму, яка була затверджена Інструкцією № 99, що втратила чинність. Аналогічну думку висловив і НБУ у листі від 03.03.15 р. № 50-03020/13659.

Як правильно і з найменшими ризиками підтверджувати повноваження отриму­вача?

На практиці на користь юридичної особи або підприємця доводиться отримувати основні засоби, запаси, нематеріальні активи, грошові документи, цінні папери та інші товарно-матеріальні цінності. Зрозуміло, що отримувач повинен мати документ, що підтверджує його повноваження. Який саме?

На перший погляд може здатися, що тепер суб'єкти підприємницької діяльності вільні у виборі форми документа, що підтверджує повноваження отримувача. Проте це не так. Далі ми розглянемо, який документ застосовний у кожному випадку і коли без довіреності не обійтися.

Які можуть бути види представництва?

Питання представництва регулюються цивільним законодавством, зокрема ст. 237–250 Цивільного кодексу (далі – ЦК). Під представництвом розуміються правовідносини, за яких представник зобов'язаний або має право здійснити правочин від імені сторони, яку він представляє. Представництво виникає (ч. 3 ст. 237 ЦК):

• з договору;
• закону;
• акта органу юридичної особи;
• за іншими підставами, установленими цивільним законодавством.

Хто має право діяти від імені юрособи без довіреності?

У господарських відносинах представником юридичної особи є її керівник, який діє без довіреності (ч. 5 ст. 65 Господарського кодексу, далі – ГК).

Крім того, уповноважений орган юридичної особи (наприклад, у ТОВ таким органом є загальні збори учасників) має право визначити у статуті та/або у своєму рішенні також інші посади, обіймання яких дозволяє діяти від імені юрособи без довіреності (ч. 2 ст. 19 Закону від 15.05.03 р. № 755-IV, далі – Закон № 755). Інформація про таких уповноважених осіб вноситься до Єдиного державного реєстру юридичних осіб і фізичних осіб – підприємців (далі – ЄДР) (ч. 2 ст. 17 Зако-ну № 755).

Чи може діяти без довіреності керівник філії?

Ні, керівник філії або представництва юридичної особи завжди діє на підставі довіреності, виданої такою юрособою (ч. 4 ст. 95 ЦК).

Підтвердження повноважень довіреністю

Довіреністю є письмовий документ, який видається для представництва перед третіми особами (ч. 3 ст. 244 ЦК).

Довіреністю може підтверджуватися повноваження, засноване на договорі або на акті юридичної особи (ч. 1–2 ст. 244 ЦК). Уповноважити на підставі акта юрособи можна або працівника підприємства, або одного з його учасників, а на підставі договору – іншу особу, взаємовідносини якої з підприємством є договірними.

Чи буде дійсною довіреність, видана представникові без видання наказу або без укладення з ним договору?

Так. Навіть якщо видача довіреності не заснована на акті органу юридичної особи або на договорі, така довіреність усе одно буде дійсною (п. 22 інформаційного листа ВГСУ від 07.04.08 р. № 01-8/211).

Хто має право видати довіреність від імені юрособи?

Довіреність від імені юридичної особи видається органом або особою, уповноваженою на це установчими документами (статутом) юрособи. Звичайно це виконавчий орган в особі керівника підприємства.

Зверніть увагу! Довіреність, яка видавалася згідно з Інструкцією № 99, містила підпис також і головного бухгалтера. Зараз підпис головного бухгалтера на довіреності не є обов'язковим, але за бажанням підприємства може бути присутнім там.

Коли довіреність потрібно посвідчувати у нотаріуса?

Форма довіреності повинна відповідати тій формі, у якій згідно із законом має здійснюватися сам правочин (ч. 1 ст. 245 ЦК). Велика частина договорів юридичної особи укладається у простій письмовій формі. Отже, і довіреність на представництво за договором складається в простій письмовій формі.

Спірне питання – щодо довіреності, виданої до договору, який підлягає нотаріальному посвідченню. Одні фахівці вважають, що її потрібно посвідчувати нотаріально. Інші заявляють, що не обов'язково, оскільки нотаріальної форми договору не існує, а є тільки письмова та усна (ч. 1 ст. 205 ЦК). На нашу думку, у разі нотаріального посвідчення договору безпечніше довіреність також посвідчити нотаріально. Довіреність, яка видається в порядку передоручення (тобто особа, яка діє на підставі довіреності, передоручає виконання завдання іншій особі), повинна бути посвідчена у нотаріуса (ч. 2 ст. 245 ЦК).

Які відомості повинні бути зазначені в довіреності?

У тексті довіреності має бути зазначено:

• місце і дата складання (підписання) довіре­ності;
• П. І. Б. представника (щоб його можна було ідентифікувати);
• найменування (або П. І. Б.) особи, від імені якої діє представник;
• дата видачі довіреності (без цього реквізиту довіреність є нікчемною – ч. 3 ст. 247 ЦК).

Також довіреність повинна містити чіткий опис дії, для виконання якої видано довіреність. Формулювання залежить від виду довіреності:

• якщо разова – пишеться, що довіреність видана на разове отримання певних ТМЦ;
• якщо багаторазова – на отримання ТМЦ протягом певного строку.

На користь довірителя зазначити строк дії довіреності. Якщо він не зазначений, то довіреність є безстроковою, тобто діятиме до її припинення довірителем (ч. 1 ст. 247 ЦК). Строк дії довіреності зазначається словами і визначається роками, місяцями, тижнями, днями. Строк не може бути визначений настанням будь-якої події (роз'яснення Мін’юсту від 22.01.14 р. «Особливості нотаріального посвідчення довіреності»).

Довіритель у будь-який момент може скасувати довіреність (за винятком безвідкличної. У тексті такої довіреності прямо зазначено, що ця довіреність є безвідкличною).

Чи повинна стояти печатка на довіре­ності?

Із 2015 року печатка на довіреності не є обов'язковим реквізитом. Це пов'язано з тим, що печатка застосовується суб'єктами господарювання на добровільних засадах (ч. 4 ст. 62 ГК). Проте якщо сторони в договорі зазначили, що печатка юрособи на довіреності повинна стояти, тоді довіреність без печатки буде недійсною.

Сторони договору можуть передбачити в ньому форму та обов'язкові реквізити довіреності (див. зразки).

Підтвердження повноважень договором

Яким договором можна підтвердити повноваження? Перш за все йдеться про договір доручення, коли повірений зобов'язується зробити від імені та за рахунок довірителя певні юридичні дії (ч. 1 ст. 1000 ЦК). При укладенні договору доручення повіреному видається довіреність або її текст повинен міститися в самому договорі доручення (ст. 1003 ЦК).

Також сторони можуть в будь-якому договорі, який передбачає передачу ТМЦ (поставка, купівля-продаж тощо), зазначити уповноважених на отримання ТМЦ осіб.

Проте для того, щоб повноваження підтверджувалися виключно договором, його умови повин-ні містити всі дані уповноваженої особи та текст довіреності.

На практиці такий розділ зазвичай оформляють у вигляді окремого додатку до договору. Там наводять перелік уповноважених осіб, їх посади, паспортні дані, дають зразки підписів і печатки (штампів), якою представники засвідчать факт отримання ТМЦ у первинних документах. У такому разі довіреність стає невід'ємною частиною конкретного договору та є або разовою (якщо поставка за договором разова), або багаторазовою (якщо поставки циклічні) (див. додаток 2 у кінці консультації).

ЗРАЗОК 1

Застереження в тексті договору:

«Сторони дійшли згоди, що товар, який поставляється за цим договором, передається уповноваженій особі Покупця при наданні нею належним чином оформленої довіреності за формою, узгодженою сторонами в додатку 1 до цього договору. Довіреність повинна містити відбиток печатки Покупця».

Узгоджена форма довіреності:

Додаток 1 до договору поставки від 25.01.15 г. № 31/71

Довіреність № _____

м. _________

Дата видачі __________________ 201_ р.

Товариство з обмеженою відповідальністю «Мир»

(код ЄДРПОУ ___________________,

місцезнаходження ___________________________________________ )

в особі _____________________________________________________

(посада, прізвище, ім'я, по батькові)

уповноважує ______________________________________________

(посада, прізвище, ім'я, по батькові)

Документ, що засвідчує особу _____________________

серія ______________№____ від __ __ ____ р.

Виданий__________________________________________________ (ким виданий документ)

На отримання від_________________________________________________

(найменування організації постачальника, ідентифікаційний код)

цінностей за______________________________________________________

(№ і дата договору)

Перелік цінностей, які належить отримати:

Підпис засвідчую ___________________________________________________

(зразок підпису особи, що одержала довіреність)

Довіреність видана без права передоручення.

Довіреність є разовою та діє до .

Керівник підприємства

Місце печатки

ЗРАЗОК 2

Додаток № 1до договору поставки № 24 від 05.01.15 р.

Довіреність

м. Енськ 05.01.15 р.

Товариство з обмеженою відповідальністю «Мир» (ідентифікаційний код 00343200, місцезнаходження м. Енськ, вул. Пряма, 4) в особі директора Петренка Василя Борисовича, який діє на підставі статуту, зареєстрованого Енською районною державною адміністрацією Енської області 20 грудня 2010 року, № запису 34567809, уповноважує наступних осіб отримувати від Товариства з обмеженою відповідальністю «Літо» (ідентифікаційний код 00005689, місцезнаходження м. Енськ, вул. Крива, 2) товари, що поставляються за Договором поставки від 05.01.15 р. № 24 та засвідчує зразки підписів цих осіб і зразки штампів (печаток), якими такі особи повинні завірити свій підпис на первинних документах про одержання товару:

Комірник Іваненко Сергій Васильович, паспорт серії АВ № 200000, виданий Енським РВ УМВС у м. Енську Енської області 24 липня 1996 року.

Зразок підпису _______________________ .

Зразок штампу (печатки) _______________________ .

Комірник Коваленко Олег Іванович, паспорт серії АВ № 000003, виданий Енським РВ УМВС у м. Енську Енської області 16 січня 1994 року.

Зразок підпису ____________________

Зразок штампу (печатки).

Довіреність видана без права передоручення.

Довіреність діє до .

(зазначається строк, який не може перевищувати строк дії договору)

Директор ТОВ «Мир» (підпис) В. Б. Петренко

МП

Висновки

1. Інструкція № 99 втратила чинність, але при постачаннях товару використання довіреності все одно є обов'язковим. Довіреність може оформлятися як і раніше, до скасування Інструкції № 99 (за формою, що раніше затверджена нею).

2. Без довіреності товар може отримувати:

безпосередньо керівник підприємства;

інша особа, уповноважена діяти від імені підприємства без довіреності, інформація про яке міститься в ЄДР.

3. До договору поставки можна включати умови про отримання товару за дорученням. При цьому текст довіреності можна оформити у вигляді окремого додатка до договору або узгодити форму довіреності в самому договорі (див. наші зразки