Быть или не быть доверенности на получение ТМЦ

Что изменилось с 2015 года

До 2015 года товарно-материальные ценности отпускались их получателям по доверенности, выданной покупателем. Форма и порядок выдачи таких доверенностей были приведены в Инструкции, утвержденной приказом Минфина от 16.05.96 г. № 99 (далее – Инструкция № 99).

Однако 1 января 2015 года вступил в силу приказ Минфина от 30.09.14 г. № 987, согласно которому Инструкция № 99 утратила силу, а в Положение, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88), были внесены дополнения.

Так, с 1 января 2015 года согласно п. 2.5 Положения № 88 полномочия лица, получающего в интересах предприятия или предпринимателя основные средства, запасы, нематериальные активы, денежные документы, ценные бумаги и другие товарно-материальные ценности согласно договору, должны подтверждаться в соответствии с законодательством. Такие полномочия могут быть подтверждены, в частности, письменным договором, доверенностью, актом органа юридического лица и т. п.

То есть теперь полномочия получателя могут быть подтверждены не только доверенностью, но и письменным договором, актом органа юридического лица и т. п.

Кому мешала Инструкция № 99 и что изменилось с ее отменой?

Бесспорно, тот механизм подтверждения полномочий, который был прописан в Инструкции № 99, оптимальный. Но в некоторых ситуациях он причинял лишние хлопоты. В частности, Инструкция № 99 разрешала выдавать доверенности исключительно работникам предприятия (кроме случая, предусмотренного п. 4 Инструкции № 99). Это иногда создавало неудобства (например, когда груз получал работник перевозчика). С отменой Инструкции № 99 эта проблема решена – теперь предприятие может выдавать доверенности на получение товаров не только своим работникам, но и другим лицам.

Кроме того, согласно Инструкции № 99, доверенность на получение ТМЦ могла выдаваться на срок не более 10 дней (по центрально-кольцевым перевозкам – на месяц). Теперь таких ограничений нет.

Можно ли в 2015 году пользоваться формой доверенности на получение ТМЦ, утвержденной Инструкцией № 99?

Конечно же, предприятия вправе и дальше выдавать доверенности, используя форму, которая была утверждена утратившей силу Инструкцией № 99. Аналогичное мнение высказал и НБУ в письме от 03.03.15 г. № 50-03020/13659.

Как правильно и с наименьшими рисками подтверждать полномочия получателя?

На практике в интересах юридического лица или предпринимателя приходится получать основные средства, запасы, нематериальные активы, денежные документы, ценные бумаги и другие товарно-материальные ценности. Понятно, что получатель должен иметь документ, подтверждающий его полномочия. Какой именно?

На первый взгляд может показаться, что теперь субъекты предпринимательской деятельности свободны в выборе формы документа, подтверждающего полномочия получателя. Однако это не так. Дальше мы рассмотрим, какой документ применим в каждом случае и когда без доверенности не обойтись.

Какие могут быть виды представительства?

Вопросы представительства регулируются гражданским законодательством, в частности ст. 237–250 Гражданского кодекса (далее – ГК). Под представительством понимаются правоотношения, при которых представитель обязан или имеет право совершить сделку от имени стороны, которую он представляет. Представительство возникает (ч. 3 ст. 237 ГК):

• из договора;
• закона;
• акта органа юридического лица;
• иных оснований, установленных гражданским законодательством.

Кто имеет право действовать от имени юрлица без доверенности?

В хозяйственных отношениях представителем юридического лица является его руководитель, который действует без доверенности (ч. 5 ст. 65 Хозяйственного кодекса, далее – ХК).

Кроме того, уполномоченный орган юридического лица (например, в ООО таким органом является общее собрание участников) вправе определить в уставе и/или в своем решении также иные должности, занятие которых позволяет действовать от имени юрлица без доверенности (ч. 2 ст. 19 Закона от 15.05.03 г. № 755-IV, далее – Закон № 755). Информация о таких уполномоченных лицах вносится в Единый государственный реестр юридических лиц и физических лиц – предпринимателей (далее – ЕГР) (ч. 2 ст. 17 Закона № 755).

Может ли действовать без доверенности руководитель филиала?

Нет, руководитель филиала или представительства юридического лица всегда действует на основании доверенности, выданной таким юрлицом (ч. 4 ст. 95 ГК).

Подтверждение полномочий доверенностью

Доверенностью является письменный документ, который выдается для представительства перед третьими лицами (ч. 3 ст. 244 ГК).

Доверенностью может подтверждаться полномочие, основанное на договоре либо на акте юридического лица (ч. 1–2 ст. 244 ГК). Уполномочить на основании акта юрлица можно либо работника предприятия, либо одного из его участников, а на основании договора – иное лицо, взаимоотношения которого с предприятием являются договорными.

Будет ли действительной доверенность, выданная представителю без издания приказа или без заключения с ним договора?

Да. Даже если выдача доверенности не основана на акте органа юридического лица или на договоре, такая доверенность все равно будет действительной (п. 22 информационного письма ВХСУ от 07.04.08 г. № 01-8/211).

Кто имеет право выдать доверенность от имени юрлица?

Доверенность от имени юридического лица выдается органом или лицом, уполномоченным на это учредительными документами (уставом) юрлица. Обычно это исполнительный орган в лице руководителя предприятия.

Обратите внимание! Доверенности, которые выдавались согласно Инструкции № 99, содержали подпись также и главного бухгалтера. Сейчас подпись главного бухгалтера на доверенности не является обязательной, но по желанию предприятия может присутствовать там.

Когда доверенность нужно заверять у нотариуса?

Форма доверенности должна соответствовать той форме, в которой по закону должна совершаться сама сделка (ч. 1 ст. 245 ГК). Большая часть договоров юридического лица заключаются в простой письменной форме. Значит, и доверенность на представительство по договору составляется в простой письменной форме.

Спорный вопрос – насчет доверенности, выданной к договору, который подлежит нотариальному удостоверению. Одни специалисты считают, что ее нужно заверять нотариально. Другие заявляют, что не обязательно, поскольку нотариальной формы договора не существует, а есть только письменная и устная (ч. 1 ст. 205 ГК). По нашему мнению, в случае нотариального удостоверения договора безопаснее доверенность также удостоверить нотариально. Доверенность, которая выдается в порядке передоверия (т. е. лицо, которое действует на основании доверенности, перепоручает выполнение задания другому лицу), должна быть заверена у нотариуса (ч. 2 ст. 245 ГК).

Какие сведения должны быть указаны в доверенности?

В тексте доверенности должны быть указаны:

• место и дата составления (подписания) доверенности;
• Ф. И. О. представителя (чтобы его можно было идентифицировать);
• наименование (или Ф. И. О.) лица, от имени которого действует представитель;
• дата выдачи доверенности (без этого реквизита доверенность является ничтожной – ч. 3 ст. 247 ГК).

Также доверенность должна содержать четкое описание действия, для выполнения которого выдана доверенность. Формулировка зависит от вида доверенности:

• если разовая – пишется, что доверенность выдана на разовое получение определенных ТМЦ;
• если многоразовая – на получение ТМЦ в течение определенного срока.

В интересах доверителя указать срок действия доверенности. Если он не указан, то доверенность является бессрочной, то есть будет действовать до ее прекращения доверителем (ч. 1 ст. 247 ГК). Срок действия доверенности указывается прописью и определяется годами, месяцами, неделями, днями. Срок не может быть определен наступлением какого-либо события (разъяснение Минюста от 22.01.14 г. «Особенности нотариального удостоверения доверенности»).

Доверитель в любой момент может отменить доверенность (за исключением безотзывной. В тексте такой доверенности прямо указано, что данная доверенность является безотзывной).

Должна ли стоять печать на доверен­ности?

С 2015 года печать на доверенности не является обязательным реквизитом. Это связано с тем, что печать применяется субъектами хозяйствования на добровольных началах (ч. 4 ст. 62 ХК). Однако если стороны в договоре указали, что печать юрлица на доверенности должна стоять, тогда доверенность без печати будет недействительной.

Стороны договора могут предусмотреть в нем форму и обязательные реквизиты доверенности (см. образцы).

Подтверждение полномочий договором

Каким договором можно подтвердить полномочия? Речь прежде всего идет о договоре поручения, когда поверенный обязуется совершить от имени и за счет доверителя определенные юридические действия (ч. 1 ст. 1000 ГК). При заключении договора поручения поверенному выдается доверенность либо ее текст должен содержаться в самом договоре поручения (ст. 1003 ГК).

Также стороны могут в любом договоре, который предусматривает передачу ТМЦ (поставка, купля-продажа и т. п.), указать уполномоченных на получение ТМЦ лиц.

Однако для того чтобы полномочия подтверждались исключительно договором, его условия должны содержать все данные уполномоченного лица и текст доверенности.

На практике такой раздел обычно оформляют в виде отдельного приложения к договору. Там приводят перечень уполномоченных лиц, их должности, паспортные данные, дают образцы подписей и печатей (штампов), которыми представители засвидетельствуют факт получения ТМЦ в первичных документах. В таком случае доверенность становится неотъемлемой частью конкретного договора и является либо разовой (если поставка по договору разовая), либо многоразовой (если поставки цикличны) (см. приложение 2 в конце консультации).

ОБРАЗЕЦ 1

Оговорка в тексте договора:

«Сторони дійшли згоди, що товар, який поставляється за цим договором, передається уповноваженій особі Покупця при наданні нею належним чином оформленої довіреності за формою, узгодженою сторонами в додатку 1 до цього договору. Довіреність повинна містити відтиск печатки Покупця».

Согласованная форма доверенности:

Додаток 1 до договору поставки від 25.01.15 г. № 31/71

Довіреність № _____

м. _________

Дата видачі __________________ 201_ р.

Товариство з обмеженою відповідальністю «Мир»

(код ЄДРПОУ ___________________,

місцезнаходження ____________________________________________ )

в особі_______________________________________________________

(посада, прізвище, ім'я, по батькові)

уповноважує____________________________________________________

(посада, прізвище, ім'я, по батькові)

Документ, що засвідчує особу ______________________ серія _______________ № _____ від __ __ ____ р.

Виданий______________________________________

(ким виданий документ)

На отримання від __________________________________________

(найменування організації постачальника, ідентифікаційний код)

цінностей за _____________________________________________

(№ і дата договору)

Перелік цінностей, які належить отримати:

Підпис засвідчую ___________________________________

(зразок підпису особи, що одержала довіреність)

Довіреність видана без права передоручення.

Довіреність є разовою та діє до .

Керівник підприємства

Місце печатки

ОБРАЗЕЦ 2

Додаток № 1до договору поставки № 24 від 05.01.15 р.

Довіреність

м. Енськ 05.01.15 р.

Товариство з обмеженою відповідальністю «Мир» (ідентифікаційний код 00343200, місцезнаходження м. Енськ, вул. Пряма, 4) в особі директора Петренка Василя Борисовича, який діє на підставі статуту, зареєстрованого Енською районною державною адміністрацією Енської області 20 грудня 2010 року, № запису 34567809 уповноважує наступних осіб отримувати від Товариства з обмеженою відповідальністю «Літо» (ідентифікаційний код 00005689, місцезнаходження м. Енськ, вул. Крива, 2) товари, що поставляються за Договором поставки від 05.01.15 р. № 24 та засвідчує зразки підписів цих осіб і зразки штампів (печаток), якими такі особи повинні завірити свій підпис на первинних документах про одержання товару:

Комірник Іваненко Сергій Васильович, паспорт серії АВ № 200000, виданий Енським РВ УМВС у м. Енську Енської області 24 липня 1996 року.

Зразок підпису _______________________ .

Зразок штампу (печатки) _______________________ .

Комірник Коваленко Олег Іванович, паспорт серії АВ № 000003, виданий Енським РВ УМВС у м. Енську Енської області 16 січня 1994 року.

Зразок підпису ____________________

Зразок штампу (печатки).

Довіреність видана без права передоручення.

Довіреність діє до .____________________________________________

(зазначається строк, який не може перевищувати строк дії договору)

Директор ТОВ «Мир» (підпис) В. Б. Петренко

МП

ВЫВОДЫ

1. Инструкция № 99 утратила силу, но при поставках товара использование доверенностей все равно является обязательным. Доверенности могут оформляться как и прежде, до отмены Инструкции № 99 (по ранее утвержденной ею форме).

2. Без доверенности товар может получать:

непосредственно руководитель предприятия;

иное лицо, уполномоченное действовать от имени предприятия без доверенности, информация о котором содержится в ЕГР.

3. В договор поставки можно включать условия о получении товара по доверенности. При этом текст доверенности можно оформить в виде отдельного приложения к договору либо согласовать форму доверенности в самом договоре (см. наши образцы).