Оприбуткування готівкових коштів у разі використання РРО

Практична ситуація: ТОВ (автошкола) навчає фізосіб правилам дорожнього руху та водінню автомобілів з метою одержання ними прав водіїв (основний вид діяльності за КВЕД-2010 – 85.53 «Діяльність шкіл підготовки водіїв транспортних засобів»). Плата за послуги від учнів приймається ТОВ у готівковій формі. Спочатку вона проводиться через зареєстрований в установленому порядку РРО, а потім вся сума виручки за день відображається в касовій книзі. У фіскальних чеках РРО не зазначається ПІБ фізособ, які вносять кошти. Далі складається один прибутковий касовий ордер на виручку, яку вносить директор (оскільки посади касира на підприємстві немає). Вся готівка з каси в день її оприбуткування вноситься ТОВ самостійно на відкритий у банку поточний рахунок або ж за ці кошти виплачується заробітна плата. Чи правильно побудовано на підприємстві систему обліку готівки та оприбуткування надходжень?

Проаналізуємо зазначену схему більш детально. Насамперед з’ясуємо, чи в межах чинного законодавства здійснюються операції ТОВ, а також звернемо увагу на проблематику документального оформлення готівкових операцій за наведеним видом діяльності.

Чи обов’язково використовувати РРО?

Випадки, коли РРО чи ПРРО і розрахункові книжки (РК) не застосовуються, визначено у ст. 9 Закону від 06.07.95 р. № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі – Закон № 265).

З метою забезпечення реалізації ст. 10 цього Закону постановою КМУ від 23.08.2000 р. № 1336 затверджено Перелік окремих форм та умов проведення діяльності у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, яким дозволено проводити розрахункові операції без застосування реєстраторів розрахункових операцій та/або програмних реєстраторів розрахункових операцій з використанням розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій.

Ні у статті 9 Закону № 265, ні у зазначеному вище Переліку не передбачено послуг з підготовки водіїв транспортних засобів або ж умов надання таких послуг, притаманних ТОВ, які б давали право не використовувати РРО.

До того ж, за загальним правилом, наведеним у ст. 3 Закону № 265, суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій формі у сфері надання послуг, зобов’язані, зокрема, проводити такі операції на повну суму надання послуги через зареєстровані, опломбовані в установленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи РРО або через зареєстровані фіскальним сервером контролюючого органу ПРРО зі створенням у паперовій та (або) електронній формі відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій.

Цілком очевидним є висновок, що ТОВ, приймаючи готівку від учнів за місцем реалізації послуг, тобто здійснюючи розрахункові операції у визначенні Закону № 265, має застосовувати РРО.

Звертаємо увагу, що ТОВ, здійснюючи розрахункові операції в готівковій формі та керуючись п. 1 гл. 1 розд. II Порядку реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.16 р. № 547, зобов’язане зареєструвати в ДПС за основним місцем обліку книгу обліку розрахункових операцій (далі – КОРО) на свій РРО. Утім, це правило не стосується випадку, коли ТОВ прийняло рішення, затверджене власним розпорядчим документом, про те, що в разі виходу з ладу РРО або відключення електроенергії розрахункові операції не здійснюватимуться до моменту належного підключення резервного РРО або ж включення електроенергії.

Чи обов’язковим є реквізит «ПІБ» у фіскальному чеку?

Податківці, відповідаючи на запитання щодо обов’язкових реквізитів фіскального чеку на товари (послуги), відсилає (категорія 109.10 «ЗІР») суб’єктів господарювання до п. 2 розд. ІІ Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів, затвердженого наказом Мінфіну від 21.01.16 р. № 13. Обов’язку вносити до фіскального чеку «ПІБ» платника готівки цим пунктом не визначено, тому констатуємо, що ТОВ оформлює такі чеки відповідно до чинного законодавства.

Як оприбутковувати в касі виручку від надання послуг?

Сума оплати послуг у готівковій формі, що надходить у касу підприємства, має оприбутковуватися в день її одержання в повній сумі.

Як випливає із запитання, ТОВ проводить готівкові розрахунки із застосуванням РРО та з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги. Тому оприбуткуванням готівки в касі ТОВ, відповідно до п. 11 розд. II Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148 (далі – Положення № 148), вважатиметься здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів (далі – ПКО). Що і спостерігаємо в дійсності.

Також зауважимо, що ДПС (категорія 109.10 «ЗІР»), посилаючись на п. 44, 45 та 45¹ розд. IV Положення № 148, цілком слушно зазначає у своєму роз’ясненні про відсутність у законодавстві заборони на виконання функцій касира керівником приватного підприємства. У такому разі під час оформлення касових документів керівник має право підписувати касові документи окремо як касир та одночасно – як керівник підприємства.

Водночас податківці наголошують, що працівник має право виконувати обов’язки касира на підставі письмового розпорядження (наказу) керівника підприємства та за умови оформлення з ним договору про повну матеріальну відповідальність, пов’язану з виконанням таких обов’язків.

Отже, оприбуткування готівки в касі ТОВ загалом здійснюється правильно. Викликає занепокоєння лише єдиний аспект: про можливість оприбуткування в касі за одним ПКО готівкової виручки за весь робочий день (на підставі декількох фіскальних чеків РРО) у Положенні № 148 прямо не йдеться. Утім, вважаємо, що таку можливість можна передбачити Порядком оприбуткування готівки в касі підприємства, затвердженим внутрішнім документом (розпорядженням, наказом) ТОВ, як цього вимагає п. 12 розд. II Положення № 148. Такий Порядок має максимально врахувати особливості роботи підприємства, відповідати вимогам Положення № 148 та не суперечити законодавству України.

До речі, відповідно до п. 32 розд. III Положення № 148 незаповнення реквізиту ПКО «Прийнято від» стосується лише випадку отримання готівки з банку за чеком. Отже, у разі оприбуткування в касі виручки, проведеної раніше через РРО, цей реквізит ПКО, як і решта його реквізитів, є обов’язковим до заповнення.

Що робити з оприбуткованою готівкою?

Тут усе просто. По-перше, ТОВ, скоріш за все, розташоване в населеному пункті, де є банки, адже має змогу щодня здавати готівкову виручку (у день надходження її в касу) для зарахування на власний поточний рахунок. Такі дії підприємства повністю відповідають вимогам пп. 1 п. 48 розд. V Положення № 148. І завдяки цьому воно може не встановлювати ліміту каси (у касі ТОВ на кінець робочого дня не обліковується готівка, а отже, немає понадлімітних сум).

По-друге, ТОВ має право також зберігати в касі готівку для виплат, які належать до фонду оплати праці та здійснюються за рахунок готівкової виручки (п.18 розд. II Положення № 148). Водночас слід пам’ятати, що готівкову виручку можна зберігати понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів з дня настання строків виплати зарплати та в сумі, зазначеній у переданих до каси відомостях на виплату готівки (тобто видаткових відомостях).

Проблеми документального оформлення

Усе було б добре, якби не одне «але»: в обліку не враховано специфіки діяльності автошколи. Іспит в автошколі складає конкретна фізособа за укладеним договором про надання послуг з підготовки водіїв транспортних засобів чи іншим подібним договором. А документом, що засвідчує підготовку фізособи як водія транспортних засобів, є свідоцтво встановленої форми, що вноситься закладом в електронному вигляді до Єдиного державного реєстру МВС (п. 16 Положення про порядок видачі посвідчень водія та допуску громадян до керування транспортними засобами, затвердженого постановою КМУ від 08.05.93 р. № 340, у редакції постанови КМУ від 20.05.09 р. № 511) та містить «ПІБ» громадянина.

Отже, саме цього громадянина, який є учнем автошколи та оплачує своє навчання самостійно, і потрібно ідентифікувати. Інакше надалі виникають труднощі з проведенням операції з оплати в бухгалтерському і, відповідно, податковому обліку. А все тому, що саме первинні документи є підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку (ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»). А будь-який «список учнів, що оплатили (частково або повністю) за навчання до дати внутрішніх іспитів в автошколі», зрозуміло, не є первинним документом, і з ПКО бухгалтеру видно лише те, що виручку вніс до каси директор (він же касир), без ідентифікації «ПІБ» конкретних платників за день.

Ураховуючи наведене та виходячи з вимог Положення № 148 (зокрема, п. 25 розд. III), вважаємо за потрібне виписувати на суму готівки, що фактично надійшла в касу ТОВ як оплата навчання від конкретного учня за один раз, окремий ПКО (з попереднім проведенням суми готівки через РРО). Відповідно, реквізит такого ПКО «Прийнято від» міститиме «ПІБ» фізособи, що оплатила своє навчання. А потім на підставі цього ПКО директор, який виконує функції касира, у день надходження готівки здійснить запис у касовій книзі (п. 40 розд. IV Положення № 148). Такі правила оформлення оплати в касі потрібно додатково зафіксувати в локальному Порядку оприбуткування готівки в касі підприємства, що затверджується ТОВ внутрішнім документом (наприклад, наказом).

Звісно, касових операцій побільшає, але про правильність відображення цих операцій в обліку та про підтвердження достовірності сум заборгованості учнів ітися вже не буде. Альтернативний варіант – запропонувати учням оплачувати своє навчання в безготівковій формі за відповідним рахунком, отриманим від ТОВ, через касу банку або в інший доступний спосіб (платіжною карткою із зазначенням «ПІБ» платника, тощо). Ці два варіанти оплати (готівкова і безготівкова форма) можна поєднати в договорі про надання послуг з підготовки водіїв транспортних засобів. Вибір залишимо за автошколою.