Оприходование наличности при использовании РРО

Практическая ситуация: ООО (автошкола) обучает физических лиц правилам дорожного движения и вождению автомобиля для получения ими прав водителей (основной вид деятельности по КВЭД-2010 – 85.53 «Деятельность школ подготовки водителей транспортных средств»). Плата за услуги от учеников принимается ООО в наличной форме. Сначала она проводится через зарегистрированный в установленном порядке РРО, а затем вся сумма выручки за день отражается в кассовой книге. В фискальных чеках РРО не указывается ФИО физлиц, вносящих деньги. Далее составляется один приходный кассовый ордер на выручку, которую вносит директор (должности кассира на предприятии нет). Вся наличность из кассы в день ее оприходования перечисляется ООО самостоятельно на открытый в банке текущий счет или же за счет этих денег выплачивается заработная плата. Правильно ли построена на предприятии система учета наличных денег и оприходования поступлений?

Проанализируем указанную схему более детально. Прежде всего, выясним, в рамках ли действующего законодательства осуществляются операции ООО, а также обратим внимание на проблематику документального оформления наличных операций по указанному виду деятельности.

Обязательно ли использовать РРО

Случаи, когда РРО или ПРРО и расчетные книги (РК) не применяются, определены в ст. 9 Закона от 06.07.95 г. № 265/95-ВР «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» (далее – Закон № 265).

В целях обеспечения реализации ст. 10 данного Закона постановлением КМУ от 23.08.2000 г. № 1336 утвержден Перечень отдельных форм и условий проведения деятельности в сфере торговли, общественного питания и услуг, которым разрешено проводить расчетные операции без применения регистраторов расчетных операций и/или программных регистраторов расчетных операций с использованием расчетных книг и книг учета расчетных операций.

Ни в статье 9 Закона № 265, ни в указанном выше Перечне не предусмотрены услуги по подготовке водителей транспортных средств или же условия предоставления таких услуг, присущих ООО, которые давали бы право не использовать РРО.

Более того, согласно общему правилу, предусмотренному ст. 3 Закона № 265, субъекты хозяйствования, осуществляющие расчетные операции в наличной форме в сфере предоставления услуг, обязаны, в частности, проводить такие операции на полную сумму предоставления услуги через зарегистрированные, опломбированные в установленном порядке и переведенные в фискальный режим работы РРО или через зарегистрированные фискальным сервером контролирующего органа ПРРО с созданием в бумажной и (или) электронной форме соответствующих расчетных документов, подтверждающих выполнение расчетных операций.

Вполне очевиден вывод, что ООО, принимая наличность от учеников по месту реализации услуг, то есть осуществляя расчетные операции в определении Закона № 265, должно применять РРО.

Обращаем внимание, что ООО при осуществлении расчетных операций в наличной форме, исходя из п. 1 гл. 1 разд. II Порядка регистрации и ведения расчетных книг, книг учета расчетных операций, утвержденного приказом Минфина от 14.06.16 г. № 547, обязано зарегистрировать в ГНС по основному месту учета книгу учета расчетных операций (далее – КОРО) на свой РРО. Впрочем, это правило не касается случая, когда ООО приняло решение, утвержденное собственным распорядительным документом, о том, что при выходе из строя РРО или отключении электроэнергии расчетные операции не будут проводиться до момента надлежащего подключения резервного РРО или же включения электроэнергии.

Обязателен ли реквизит «ФИО» в фискальном чеке?

Налоговики, отвечая на вопрос об обязательных реквизитах фискального чека на товары (услуги), отсылает (категория 109.10 «ОИР») субъектов хозяйствования к п. 2 разд. ІІ Положения о форме и содержании расчетных документов/электронных расчетных документов, утвержденного приказом Минфина от 21.01.16 г. № 13. Обязанность вносить в фискальный чек «ФИО» плательщика наличных денег этим пунктом не определена, поэтому констатируем, что ООО оформляет такие чеки в соответствии с действующим законодательством.

Как оприходовать в кассе выручку от предоставления услуг?

Сумма оплаты услуг в наличной форме, поступающая в кассу предприятия, должна оприходоваться в день ее получения в полной сумме.

Как следует из вопроса, ООО проводит наличные расчеты с применением РРО и с оформлением их кассовыми ордерами и ведением кассовой книги. Поэтому оприходованием наличных денег в кассе ООО в соответствии с п. 11 разд. II Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148 (далее – Положение № 148), будет считаться осуществление учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров (далее – ПКО). Что и наблюдаем в действительности.

Также заметим, что ГНС (категория 109.10 «ОИР»), ссылаясь на п. 44, 45 и 45¹ разд. IV Положения № 148, вполне правильно говорит в своем разъяснении об отсутствии в законодательстве запрета на выполнение функций кассира руководителем частного предприятия. В таком случае при оформлении кассовых документов руководитель имеет право подписывать их отдельно как кассир и одновременно – как руководитель предприятия.

В то же время, налоговики считают, что работник имеет право исполнять обязанности кассира на основании письменного распоряжения (приказа) руководителя предприятия и при условии оформления с ним договора о полной материальной ответственности, связанной с исполнением таких обязанностей.

Таким образом, оприходование наличных денег в кассе ООО в целом осуществляется правильно. Вызывает обеспокоенность только единственный аспект: о возможности оприходования в кассе по одному ПКО наличной выручки за весь рабочий день (на основании нескольких фискальных чеков РРО) в Положении №148 прямо не говорится. Впрочем, считаем, что такую возможность можно предусмотреть Порядком оприходования наличности в кассе предприятия, утвержденным внутренним документом (распоряжением, приказом) ООО, как того требует п. 12 разд. II Положения № 148. Такой Порядок должен максимально учитывать особенности работы предприятия, соответствовать требованиям Положения № 148 и не противоречить законодательству Украины.

Кстати, в соответствии с п. 32 разд. III Положения № 148 незаполнение реквизита ПКО «Принято от» касается только получения наличных денег в банке по чеку. Следовательно, при оприходовании в кассе выручки, проведенной ранее через РРО, этот реквизит ПКО, как и остальные его реквизиты, обязателен к заполнению.

Что делать с оприходованными наличными деньгами?

Здесь все просто. Во-первых, ООО, скорее всего, находится в населенном пункте, где есть банки, так как имеет возможность ежедневно сдавать наличную выручку (в день поступления ее в кассу) для зачисления на свой текущий счет. Такие действия предприятия вполне отвечают требованиям пп. 1 п. 48 разд. V Положения № 148. И благодаря этому оно может не устанавливать лимит кассы (в кассе ООО на конец рабочего дня не учитываются наличные деньги, и поэтому нет сверхлимитных сумм).

Во-вторых, ООО имеет право также хранить в кассе наличные деньги для выплат, которые относятся к фонду оплаты труда и осуществляются за счет наличной выручки (п. 18 разд. II Положения № 148). В то же время, следует помнить, что наличную выручку можно хранить сверх установленного лимита кассы в течение трех рабочих дней со дня наступления сроков выплаты зарплаты и в сумме, указанной в переданных в кассу ведомостях на выплату наличных денег (т. е. расходных ведомостях).

Проблемы документального оформления

Все было бы хорошо, если бы не одно «но»: в учете не принята во внимание специфика деятельности автошколы. Экзамен в автошколе сдает конкретное физическое лицо по заключенному договору о предоставлении услуг по подготовке водителей транспортных средств или иному подобному договору. А документом, удостоверяющим подготовку физлица как водителя транспортных средств, является свидетельство установленной формы, которое вносится заведением в электронном виде в Единый государственный реестр МВД (п. 16 Положения о порядке выдачи удостоверений водителя и допуска граждан к управлению транспортными средствами, утвержденного постановлением КМУ от 08.05.93 г. № 340, в редакции постановления КМУ от 20.05.09 г. № 511) и содержит «ФИО» гражданина.

Таким образом, именно этого гражданина, который является учеником автошколы и оплачивает свое обучение самостоятельно, и нужно идентифицировать. Иначе в дальнейшем возникнут трудности с проведением операции по оплате в бухгалтерском и, соответственно, налоговом учете. А все потому, что именно первичные документы служат основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете (ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»). И никакой «список учеников, оплативших (частично или полностью) обучение до даты внутренних экзаменов в автошколе», понятно, не является первичным документом, и из ПКО бухгалтеру видно только то, что выручку внес в кассу директор (он же кассир), без идентификации «ФИО» конкретных плательщиков за день.

Учитывая изложенное и исходя из требований Положения № 148 (в частности, п. 25 разд. III), считаем нужным выписывать на сумму наличных денег, которые фактически поступили в кассу ООО как оплата обучения от конкретного ученика за один раз, отдельный ПКО (с предварительным проведением суммы наличных денег через РРО). Соответственно, реквизит такого ПКО «Принят от» будет содержать «ФИО» физического лица, оплатившего свое обучение. А затем на основании этого ПКО директор, выполняющий функции кассира, в день поступления наличных денег сделает запись в кассовой книге (п. 40 разд. IV Положения № 148). Такие правила оформления оплаты в кассе нужно дополнительно зафиксировать в локальном Порядке оприходования наличных денег в кассе предприятия, который утверждается ООО внутренним документом (например, приказом).

Конечно, кассовых операций станет больше, но о правильности отражения этих операций в учете и о подтверждении достоверности сумм задолженности учеников речь идти уже не будет. Альтернативный вариант – предложить ученикам оплачивать свое обучение в безналичной форме по соответствующему счету, полученному от ООО, через кассу банка или иным доступным способом (платежной картой с указанием «ФИО» плательщика и т. п.). Эти два варианта оплаты (наличная и безналичная) можно совместить в договоре о предоставлении услуг по подготовке водителей транспортных средств. Выбор оставим за автошколой.