Вимоги до первинних документів

№ з/п

Вимога

Зміст

Чим
регламентовано

1

2

3

4

1

Вимога
підтвердження даних

Платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування, на підставі первинних документів. Формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, заборонено

Ст. 44 ПКУ

2

Вид

Можна складати або в паперовій, або в електронній формі. До електронної форми первинних документів застосовуються вимоги законодавства про електронні документи та електронний документообіг

Ч. 2 ст. 9 Закону № 996;
п. 2.2, 2.11 Положення № 88

3

Форма

Складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом держвлади.

Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

У випадках, установлених законодавством, а також відповідними органами державної влади України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Бланки суворої звітності друкуються за зразками типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної фінансової політики, із обов’язковим друкуванням на бланках квитанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості. Всі бланки суворої звітності підлягають нумерації, спосіб нанесення якої (нумератором, типографським способом) встановлюють відповідні органи державної влади

П. 2.6, п. 2.8 Положення № 88;
лист Мінфіну від 15.01.2015
№ 31-11410-08-10/871

4

Мова

Оформлюються українською мовою.

Якщо первинні документи складено іноземною мовою (наприклад, у разі відрядження працівника за кордон), то потрібен автентичний переклад українською мовою

П. 1.4 Положення № 88,
лист Мінфіну від 05.04.2013
№ 31-08410-07-27/10841,
лист ДФС від 25.12.2015
№ 27700/6/99-95-42-03-15

5

Спосіб
заповнення

Записи в паперових первинних документах повинні здійснюватися тільки в темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок. Записи у первинних документах, створених в електронній формі, здійснюються за допомогою електронних засобів оброблення інформації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

Вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокреслюванню

П. 2.9–2.10
Положення № 88

6

Обов’язкові
реквізити

Назва документа (форми);

дата складання;

назва підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг госпоперації, одиниця виміру госпоперації (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках);

посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення госпоперації та правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації.

За певних умов та винятків первинні документи щодо послуг, робіт, оренди, найму можуть не містити посади, підпису і прізвища особи зі сторони замовника.

Через відсутність обов’язкового реквізиту (наприклад, дати складання) документ можуть не визнати первинним, і тоді можливий судовий спір із контролюючим органом. Водночас дрібні помилки в реквізитах, які не заважають ідентифікувати операцію, не повинні призводити до таких наслідків. У таких випадках суди, як правило, вирішують спір на користь підприємства

Ч. 2 ст. 9 Закону № 996,
п. 2.3 Положення № 88,
ухвала ВАСУ від 19.07.2016
№ К/800/50811/15

7

Додаткові
реквізити

Залежно від характеру операції та технології оброблення даних до первинних документів можуть бути включені також: печатка, ідентифікаційний код підприємства, установи з Держреєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо

П. 2.3
Положення № 88

8

Хто має
право
підписувати

Підписувати первинні документи має право лише особа, уповноважена здійснювати цю госпоперацію. Перелік таких осіб затверджується керівником підприємства у відповідному наказі (наприклад, окремим наказом, в додатках до наказу про облікову політику підприємства).

Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається в порядку, установленому законом, іншими актами цивільного законодавства

П. 2.4 Положення № 88, лист Мінфіну від 14.09.2016
№ 31-11420-07-10/26261, 
лист Міндоходів від 01.04.2014
№ 414/3/99-99-10-04-02-10

9

Печатка

Печатка не є обов’язковим реквізитом первинного документа. Водночас нею можна скріпити підпис. Засвідчувати підпис на прибуткових та видаткових накладних печаткою (за її наявності в підприємства) не обов’язково

П. 2.4 Положення № 88,
лист Мін’юсту від 11.04.2014
№ 2011-0-4-14/8.2,
ІПК ДПС від 11.06.2019
№ 2658/6-99-99-15-02-02-15/ІПК

10

Перевірка

Первинні документи підлягають обов’язковій перевірці (у межах компетенції) працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов’язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству у сфері бухгалтерського обліку, логічна ув’язка окремих показників.

У разі виявлення невідповідності первинного документа вимогам законодавства у сфері бухгалтерського обліку такі документи з письмовим обґрунтуванням передаються керівнику підприємства, установи. До окремого письмового рішення керівника такі документи не приймаються до виконання

П. 2.14, 2.15 Положення № 88

11

Виправлення
помилок

За загальним правилом, у тексті та цифрових даних підчистки та необумовлені виправлення не допускаються.

Помилки в документах, створених вручну, виправляються способом «червоного сторно», додаткових бухгалтерських проведень або коректурним способом, відповідно до якого неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.

Виправлення помилки в паперових первинних документах має бути обумовлено надписом «виправлено» та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.

У документах, якими оформлено касові й банківські операції та операції із цінними паперами, виправлення не допускається.

Виправлення помилок у документах і регістрах, створених у формі електронного документа здійснюється методом «сторно» або додаткових бухгалтерських проведень. Метод «сторно» передбачає здійснення зворотного запису на величину помилки та одночасне зазначення правильної суми. Під час виправлення помилок має бути збережена інформація, яка виправляється, також мають міститися відомості про дату виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які склали виправлений електронний документ

П. 4.1–4.11
Положення № 88