Требования к первичным документам

№ п/п

Требование

Содержание

Чем
регламентировано

1

2

3

4

1

Требование
подтверждения данных

Налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения, на основании первичных документов. Формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, запрещено

Ст. 44 НКУ

2

Вид

Можно составлять или в бумажной, или в электронной форме. К электронной форме первичных документов применяются требования законодательства об электронных документах и электронном документообороте

Ч. 2 ст. 9 Закона № 996;
п. 2.2, 2.11 Положения № 88

3

Форма

Составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом госвласти.

Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм.

В случаях, установленных законодательством, а также соответствующими органами государственной власти Украины, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности. Бланки строгой отчетности печатаются по образцам типовых или специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти по согласованию с центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование государственной финансовой политики, с обязательным печатанием на бланках квитанций, билетов, талонов, абонементов и т. п. их номинальной стоимости. Все бланки строгой отчетности подлежат нумерации, способ нанесения которой (нумератором, типографским способом) устанавливают соответствующие органы государственной власти

П. 2.6, п. 2.8 Положения № 88,
письмо Минфина от 15.01.2015
№ 31-11410-08-10/871

4

Язык

Оформляются на украинском языке.

Если первичные документы составлены на иностранном языке (например, в случае командировки работника за границу), то нужен аутентичный перевод на украинском языке

П. 1.4 Положения № 88,
письмо Минфина от 05.04.2013
№ 31-08410-07-27/10841, письмо ГФС от 25.12.2015
№ 27700/6/99-95-42-03-15

5

Способ
заполнения

Записи в бумажных первичных документах должны осуществляться только в темном цвете чернилами, пастой шариковых ручек. Записи в первичных документах, созданных в электронной форме, производятся с помощью электронных средств обработки информации и другими средствами, которые бы обеспечили сохранение этих записей в течение установленного срока хранения документов и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений.

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочеркиванию

П. 2.9–2.10
Положения № 88

6

Обязательные
реквизиты

Название документа (формы);

дата составления; название предприятия, от имени которого составлен документ;

содержание и объем хозоперации, единица измерения хозоперации (в денежном и по возможности в натуральных измерителях);

должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозоперации и правильность ее оформления;

личная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозоперации.

Из-за отсутствия обязательного реквизита (например, даты составления) документ могут не признать первичным, и тогда возможен судебный спор с контролирующим органом. Вместе с тем мелкие ошибки в реквизитах, не мешающие идентифицировать операцию, не должны приводить к таким последствиям. В таких случаях суды, как правило, решают спор в пользу предприятия

Ч. 2 ст. 9 Закона № 996,
п. 2.3 Положения № 88,
определение ВАСУ
от 19.07.2016
№ К/800/50811/15

7

Дополнительные
реквизиты

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены также: печать, идентификационный код предприятия, учреждения из Госреестра, номер документа, основание для осуществления операций, данные о документе, который удостоверяет лицо-получателя и т. п.

П. 2.3
Положения № 88

8

Кто имеет
право
подписывать

Подписывать первичные документы имеет право только лицо, уполномоченное осуществлять эту хозоперацию. Перечень таких лиц утверждается руководителем предприятия в соответствующем приказе (например, отдельным приказом в приложениях к приказу об учетной политике предприятия).

Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства

П. 2.4 Положения № 88,
письмо Минфина от 14.09.2016 № 31-11420-07-10/26261,
письмо Миндоходов от 01.04.2014 № 414/3/99-99-10-04-02-10

9

Печать

Печать не является обязательным реквизитом первичного документа. Вместе с тем ею можно скрепить подпись. Заверять подпись на приходных и расходных накладных печатью (при ее наличии у предприятия) не обязательно

П. 2.4 Положения № 88,
письмо Минюста от 11.04.2014
№ 2011-0-4-14/8.2,
ИНК ГНС от 11.06.2019
№ 2658/6-99-99-15-02-02-15/ІПК

10

Проверка

Первичные документы подлежат обязательной проверке (в пределах компетенции) работниками, ведущими бухгалтерский учет, по форме и содержанию, т. е. проверяется наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству в сфере бухгалтерского учета, логическая увязка отдельных показателей.

При выявлении несоответствия первичного документа требованиям законодательства в сфере бухгалтерского учета такие документы с письменным обоснованием передаются руководителю предприятия, учреждения. До отдельного письменного решения руководителя такие документы не принимаются к исполнению

П. 2.14, 2.15 Положенния № 88

11

Исправление
ошибок

По общему правил, в тексте и цифровых данных подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Ошибки в документах, созданных вручную, исправляются способом «красного сторно», дополнительных бухгалтерских проводок или корректурным способом, согласно которому неправильный текст или цифры зачеркиваются и над зачеркнутым надписывается правильный текст или цифры. Зачеркивание осуществляется одной черточкой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

Исправление ошибки в бумажных первичных документах должно быть обусловлено надписью «виправлено» и подтверждено подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты исправления.

В документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции и операции с ценными бумагами, исправление не допускается.

Исправление ошибок в документах и регистрах, созданных в форме электронного документа, осуществляется методом «сторно» или дополнительных бухгалтерских проводок. Метод «сторно» предусматривает осуществление обратной записи на величину ошибки и одновременное указание правильной суммы. При исправлении ошибок должна быть сохранена исправляемая информация, также должны содержаться сведения о дате исправления, должностях и фамилиях лиц, личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лиц, составивших исправленный электронный документ

П. 4.1–4.11
Положения № 88