Чи мають бути у підприємця первинні документи?

Серія Бібліотека «Баланс» Спецтема «Первинні документи: вимоги до оформлення, зміни у реквізитах, судова практика»

Питання про наявність первинних документів у підприємців – особливо в тих, які є платниками єдиного податку – на практиці стоїть дуже гостро. Ми розглянемо з огляду на останні роз’яснення податківців, у яких випадках підприємці зобов’язані мати документи на товар та якими документами вони повинні підтверджувати отримані доходи.

Документи на придбання товару

Коли йдеться про підприємця на загальній системі, то питання щодо наявності документів на товар навіть не виникає. Адже для такого підприємця важливо мати документально підтверджені витрати (п. 177.2, 177.4 Податкового кодексу України, далі – ПКУ). Тому ми не будемо у цій статті розглядати питання про наявність первинних документів у таких підприємців.

Що ж стосується підприємців на єдиному податку (далі – ЄП), то для них необхідність мати документи, якими підтверджується придбання товарів, залежить від того, чи зобов’язаний такий підприємець вести облік товарних запасів.

Розглянемо докладніше.

Підприємці-єдинники, які ведуть облік товарних запасів

Нагадаємо, що відповідно до п. 12 ст. 3 Закону від 06.07.1995 № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі – Закон № 265), облік товарних запасів повинні вести:

• підприємці на загальній системі, а також платники ЄП третьої групи за ставкою 3 % з ПДВ – незалежно від виду товарів, які вони продають;
• платники ЄП другої, третьої груп за ставкою 5 % – у разі реалізації певних видів товарів, а саме: технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, а також лікарських засобів і виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння (далі – товари ризикової групи).

Що стосується платників ЄП першої групи, то роз’яснення ДПС щодо ведення товарного обліку такими підприємцями – неоднозначні.

Так, у ЗІР (категорія 109.02) податківці кажуть, що на підприємців першої групи не поширюється дія Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затвердженого наказом Мінфіну від 03.09.2021 № 496 (далі – Порядок № 496).

Але в іншому роз’ясненні в ЗІР (категорія 109.02) на питання: «У яких випадках ФОП – платники ЄП першої групи, які звільнені від застосування РРО та/або ПРРО, зобов’язані вести облік товарних запасів відповідно до вимог наказу МФУ від 03.09.2021 № 496?» податківці відповідають, що підприємці – платники ЄП першої групи, які звільнені від застосування РРО та/або ПРРО згідно з п. 296.10 ПКУ, зобов’язані вести облік товарних запасів лише у випадку реалізації технічно складних побутових товарів.

Які саме документи повинні бути у підприємця, який веде облік товарних запасів?

Що це за документи, конкретизовано у п. 2 Порядку № 496:

1. Опис залишку товарів на початок обліку.

Це перший документ, який підприємець повинен скласти до початку ведення обліку. Опис складається в довільної формі та має містити інформацію щодо: найменування товарів, що є в наявності; кількості таких товарів (із зазначенням одиниці виміру: штуки, кілограми тощо); вартості таких товарів, яку підприємець визначає самостійно.

А якщо на початок ведення товарного обліку у підприємця немає залишків товару?

Тоді опис не складається. Перший запис в опису буде зроблено на підставі приходного документа на товар.

2. Накладні, транспортні документи, митні декларації, акти закупки, фіскальні чеки, товарні чеки.

3. Інші документи, що містять реквізити, які дозволяють ідентифікувати постачальника й отримувача товару.

Це такі реквізити, як найменування суб’єкта господарювання, реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі – РНОКПП) або код згідно з ЄДРПОУ суб’єкта господарювання, серія та номер паспорта/номер ID-картки для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відповідну відмітку в паспорті), дата проведення операції, найменування, кількість та вартість товару.

Яку відповідальність передбачено за відсутність документів на товар у підприємців, що зобов’язані вести облік товарних запасів?

За невиконання вимог п. 12 ст. 3 Закону № 265 передбачено штраф (ст. 20 Закону № 265). До суб’єктів господарювання, що здійснюють реалізацію товарів, не облікованих у встановленому порядку, та/або не надали під час проведення перевірки документи, якими підтверджується облік товарів, що знаходяться у місці продажу, застосовується фінансова санкція у розмірі вартості необлікованих товарів за цінами їх реалізації, але не менше 10 НМДГ.

Перелік бойових територій та тимчасово окупованих територій наведений у Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затвердженому наказом Мінекономрозвітку від 28.02.2025 № 376.

Також за відсутність первинних документів п. 121.1 ПКУ передбачено штраф у розмірі 1 020 грн.

Підприємці-єдинники, які не ведуть облік товарних запасів

У підприємців, які не зобов’язані вести облік товарних запасів, немає й обов’язку зберігати документи на придбання товарів.

Останнім часом податківці у своїх роз’ясненнях цілком підтримують так позицію.

Так, у листі ДПС від 05.03.2025 № 211/2/99-00-07-03-01-02 (далі – Лист № 211) на питання: «Чи повинна фізособа-підприємець – платник ЄП першої, другої груп мати документи на товар, якщо цей товар не підлягає обов’язковому веденню товарного обліку?» вони відповідають, що не повинна, адже це питання врегульоване в межах п. 12 ст. 3 Закону № 265.

У листі ДПС від 09.05.2025 № 500/2/99-00-07-03-01-02 (далі – Лист № 500) зазначено, що позиція ДПС полягає в тому, що підприємці – платники ЄП, які не є платниками ПДВ і не продають товари ризикової групи, не зобов’язані мати у місці продажу документи, що підтверджують облік та походження товарних запасів.

Чи є ризик для підприємця, який не веде облік товарних запасів і не зберігає документи на придбання товару, що під час перевірки податківці будуть вважати такі товари безоплатно отриманими?

Раніше при перевірках з боку ДПС були такі випадки, і відповідно у підприємців виникають певні побоювання.

Тепер у Листі № 500 податківці дали відповідь на це запитання, щоправда не дуже зрозумілу. Так, вони послалися на п. 44.1 ПКУ і зазначили, що платники ЄП також мають дотримуватися вимог і заповнювати декларацію на підставі первинних документів, які ДПС має право перевіряти під час проведення перевірок. Але платники ЄП, що не є платниками ПДВ, ведуть облік доходів у довільній формі, також декларація платника ЄП не містить інформацію про витрати.

Тобто на підставі цієї відповіді можна дійти висновку, що для ведення форми обліку і подання звітності платникам ЄП не потрібно мати документи на товари.

Що стосується безоплатно отриманих товарів, вартість яких вважається доходом підприємця, то такими товарами є товари (роботи, послуги), надані платнику ЄП згідно з письмовими договорами дарування та іншими письмовими договорами, укладеними згідно із законодавством, за якими не передбачено грошової або іншої компенсації вартості таких товарів (робіт, послуг) чи їх повернення, а також товари, передані платнику ЄП на відповідальне зберігання і використані таким платником (п. 292.3 ПКУ).

Тобто в разі відсутності названих у п. 292.3 ПКУ документів товари не можна вважати безоплатно отриманими.

Також у такій ситуації виникає запитання:

Чи може ДПС у разі відсутності документів на товар вважати, що такі товари було придбано у фізосіб і підприємець як податковий агент має обов’язок утримати та сплатити до бюджету ПДФО та військовий збір?

Таке роз’яснення з боку ДПС було (ЗІР, категорія 107.04). Податківці зазначали, що при відсутності первинних документів на товари (роботи, послуги), придбані платником ЄП, у разі виявлення факту щодо неутримання ПДФО при виплаті доходу громадянам до платника податків застосовуються штрафні санкції як до податкового агента, передбачені п. 127.1 ПКУ, та на суму грошового зобов’язання, визначеного контролюючим органом за результатами податкової перевірки, нараховується пеня згідно з пп. 129.1.1 ПКУ.

Але це роз’яснення переведено до не чинних з 01.01.2021, і подалі податківці у роз’ясненнях, принаймні в ЗІР, до цього питання не повертались. Також у свіжих Листах № 211 та № 500 про це не йдеться.

Якщо підприємець не продає ризикову групу товарів і не є платником ПДВ, чи можуть його оштрафувати за незберігання документів на товар?

На це питання податківці дали відповідь у Листі № 211. Так, штрафи, передбачені п. 121.1 ПКУ за незберігання первинних документів, якими підтверджуються витрати на придбання товарів/послуг, не застосовуються до підприємців – платників ЄП першої i другої груп та платників ЄП третьої групи, які не е платниками ПДВ.

Документи для підтвердження доходу

Платники ЄП, що не є платниками ПДВ, мають вести облік доходів. Це прямо передбачено п. 296.1 ПКУ.

Відповідно до п. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Також платникам податків забороняється формувати показники податкової звітності на підставі даних, не підтверджених первинними документами.

Отже, платники ЄП для підтвердження своїх доходів повинні мати первинні документи. І за відсутність таких документів п. 44.1 ПКУ передбачено штраф у розмірі 1020 грн, про що говорять і податківці (Листи № 211, № 500).

Чи вважається первинним документом виписка банка і чи потрібно оформлювати ще якийсь документ при продажу товарів?

Відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мінюсту від 12.04.2012 № 578/5, до первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах є, зокрема, виписки банків (ст. 336, таблиця 1).

Водночас відповідно до ч. 11 ст. 8 Закону від 12.05.1991 № 1023-XII «Про захист прав споживачів», під час продажу товару продавець зобов’язаний видати споживачеві розрахунковий документ встановленої форми, що засвідчує факт купівлі.

Як зазначено у ст. 2 Закону № 265, розрахунковий документ – це документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, видатковий чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг.

Тобто підприємець має оформити фіскальний чек, товарний чек або видаткову накладну, якщо продаж товарів здійснюється без оформлення чека, наприклад, відповідно до п. 2 ст. 9 Закону № 265.

Чи потрібно підприємцю оформлювати акт наданих послуг, у тому числі якщо підприємець видає покупцю фіскальний чек?

Вважаємо, що в разі оформлення фіскального чека акт наданих послуг замовнику-фізособі можна не оформлювати. Адже підприємець видає покупцю розрахунковий документ, що підтверджує факт надання послуги, її назву та вартість. Такий чек є підтвердженням також і отримання доходу підприємцем.

Якщо підприємець не оформлює фіскальні чеки при отриманні плати за послуги (зокрема, на підставі п. 14 ст. 9 Закону № 265), тоді він має оформити акт наданих послуг.