Порядок передавання справ у разі зміни бухгалтера

Бухгалтер на підприємстві

На сьогодні законодавство не містить норм щодо необхідності передання справ та порядку дій у разі звільнення з посади головбуха. Натомість щодо бюджетної сфери діє постанова КМУ від 26.01.11 р. № 59 «Про затвердження Типового положення про бухгалтерську службу бюджетної установи». Тож її положення можна застосовувати поза бюджетною сферою як орієнтир для подальших дій.

Причиною передання справ може бути не тільки звільнення, а й вихід на пенсію або зміна посади, наприклад перехід на посаду фінансового консультанта, аудитора чи фінансового директора.

Пропонуємо такий алгоритм дій щодо передання справ головбухом.

1. Інвентаризація

Нагадаємо, що інвентаризація на підприємстві регулюється Положенням про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженим наказом Мінфіну від 02.09.14 р. № 879 (далі – Положення № 879). Її проведення ініціює керівник підприємства, який визначає її об’єкт, періодичність та строки проведення, крім випадків обов’язковості її проведення (п. 4 Положення № 879).

Перелік випадків обов’язковості проведення інвентаризації наведено в п. 7 Положення № 879. І зміна головбуха там не фігурує. Але для убезпечення як самого керівника, так і наступників головбуха проведення інвентаризації є бажаним. Однак якщо головбух на підприємстві є матеріально відповідальною особою, то проведення інвентаризації є обов’язковим (абзац четвертий п. 7 Положення № 879).

Для початку керівник видає наказ про проведення позапланової інвентаризації (із зазначенням повної або вибіркової), з визначенням сфери перевірки, строку проведення та складу інвентаризаційної комісії.

Отже, порядок проведення інвентаризації такий:

• створення інвентаризаційної комісії;
• виконання підготовчих дій (завершення обробки документів, що стосуються руху активів; визначення залишків станом на дату інвентаризації);
• формування останніх на момент інвентаризації реєстрів прибуткових і видаткових документів або звітів про рух активів;
• безпосереднє проведення інвентаризації (наявність і стан активів перевіряється шляхом підрахунку, зважування або обмірювання);
• підбиття підсумків інвентаризації (комісія складає протокол за результатами інвентаризації, який затверджується керівником підприємства).

2. Документи: «Струнко!»

Зважаючи на важливість бухгалтерської документації, за яку відповідає та яку веде головбух, необхідно впорядкувати ці документи для зручного передання: систематизувати, зшити, пронумерувати тощо. Тоді новий головбух чи особа, яка приймає справи, легко зможе розібратися в них та не турбувати колишнього головбуха, шукаючи потрібні папери. Це важливо і для останнього етапу передання – складання акта приймання-передання справ. Погодьтеся, що фрази на кшталт «кипа зелених папок – це звітність за період...» чи «ліва гора паперів – це накладні за період...» не можуть бути в юридично грамотно складеному акті.

3. Комісія з передавання справ

Одноосібне передавання справ, як і передавання справ між попередником та наступником головбуха, робити недоцільно та неправильно. Адже для оформлення без негативних наслідків має бути наказ керівника про створення комісії з передання справ, її склад та обов’язки і строки передання.

На практиці комісія складається не менш як із трьох осіб, але бажано більше. До неї входить бухгалтер, який передає справи, особа, яка приймає справи, керівники структурного підрозділу або сам керівник підприємства. Крім того, бажано включити ще декількох працівників, якщо такі є на підприємстві (юрист, фінансовий чи бухгалтерський консультант, аудитор, незалежний експерт та представник трудового колективу). Такі особи мають бути незацікавленими та правильно оцінити й підтвердити процес передавання справ.

Створена комісія перевіряє правильність оформлення документів, що передаються, стан бухгалтерського та податкового обліку, достовірність даних, а також наявність і правильність оформлення первинних документів.

Отже, після проведеної інвентаризації створена комісія з передання бухгалтерських справ контролює, перевіряє та підтверджує дані, які було отримано після інвентаризації.

4. Акт приймання-передання справ

Після всебічної перевірки документів комісіями (інвентаризаційною, а потім – комісією з передання справ) складається акт приймання-передання справ. Такий акт має містити перелік усіх справ і документів, які передаються.

Окремо може додаватися перелік документів, які містяться в бухгалтерії, архіві підприємства (п. 6.2, 6.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі – Положення № 88)) та інших підрозділах, якщо вони стосуються сфери відповідальності головбуха. Окрім того, в акті фіксують перелік відсутніх документів, документів із помилками та з неправильними чи відсутніми атрибутами (підпис, печатка та ін.).

У разі виявлення пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітності керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, у сфері управління якого перебуває підприємство, та іншим необхідним органам у 10-денний строк (п. 6.10 Положення № 88).

На сьогодні законодавством не встановлено форми акта приймання-передання справ. Отже, такий акт складається в довільній формі (див. зразок). Проте, складаючи його, не забуваймо про обов’язкові реквізити документа (назва підприємства, дата складання та ін.), а ще – реєстрацію акта в канцелярії.

Не зайвою буде і фраза про відсутність претензій, що в подальшому убезпечить сторони від претензій. Сам акт складається у двох примірниках, але їх може бути й більше. Про це зазначається в акті. Якщо хтось із членів комісії не згоден з актом, він може письмово прописати свої заперечення з відповідною позначкою на зворотному боці акта або додати окремий аркуш із запереченнями.

Отже, з моменту підписання акта (дати акта) бухгалтер може бути звільнений із посади, адже вже передав усі документи та виконав свої обов’язки.

Як здійснити передачу справ, якщо на підприємстві працюють лише два працівни-ки – керівник та бухгалтер?

Розглянемо два варіанти такої ситуації:

1. Уже є на підприємстві працівник, який замінить бухгалтера. У такому разі справи приймає наступник, який перевіряє їх наявність та достовірність відображених даних і починає вникати в роботу.

2. На підприємстві ще не знайшли заміну бухгалтеру. У такій ситуації справи повинен прийняти керівник підприємства (ч. 3 ст. 8 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»), а після прийняття на роботу нового бухгалтера він передає йому за відповідним актом. В іншому разі керівник може назначити працівника, який прийме справи (див. лист Мінпраці та соцполітики від 23.10.09 р. № 251/06/186-09 «Щодо звільнення головного бухгалтера»).

У будь-якому разі для перестраховки керівник, який не розбирається в бухгалтерії, може скористатися приватним консультантом чи експертом, який як незалежна особа може допомогти в перевірці та оцінці правильності та наявності документів, що передаються. Окрім того, керівник може ініціювати аудиторську перевірку, щоб бути повністю спокійним за стан справ, правильність їх ведення та прозорість бухгалтерії (ч. 5 ст. 363 Закону від 21.12.17 р. № 2258-VIII «Про аудит фінансової звітності та аудиторську діяльність»).

Підсумки

Передавати справи в разі зміни бухгалтера потрібно правильно, із дотриманням усіх тонкощів, щоб ні той, хто передає, ні саме підприємство в подальшому не мали проблем щодо переданих документів.

У разі зміни головного бухгалтера на підприємстві потрібно провести позапланову інвентаризацію (за рішенням керівника – повну чи вибіркову), підготувати документи для передавання, створити комісію з передання справ та оформити акт приймання-передання справ.

Правильне юридичне оформлення всіх етапів передання справ захистить сторони і саме підприємство від подальших претензій та перевірок.