Порядок передачи дел в случае смены бухгалтера

Бухгалтер на предприятии

На сегодня законодательство не содержит норм относительно необходимости передачи дел и порядка действий в случае освобождения от должности главбуха. Вместо этого относительно бюджетной сферы действует постановление КМУ от 26.01.11 г. № 59 «Об утверждении Типового положения о бухгалтерской службе бюджетного учреждения». Поэтому его положения можно применять вне бюджетной сферы как ориентир для дальнейших действий.

Причиной передачи дел может быть не только увольнение, а и выход на пенсию или смена должности, например переход на должность финансового консультанта, аудитора или финансового директора.

Предлагаем такой алгоритм действий относительно передачи дел главбухом.

1. Инвентаризация

Напомним, что инвентаризация на предприятии регулируется Положением об инвентаризации активов и обязательств, утвержденным приказом Минфина от 02.09.14 г. № 879 (далее – Положение № 879). Ее проведение инициирует руководитель предприятия, который определяет ее объект, периодичность и сроки проведения, кроме случаев обязательности ее проведения (п. 4 Положения № 879).

Перечень случаев обязательности проведения инвентаризации приведен в п. 7 Положения № 879. И смена главбуха там не фигурирует. Но для защиты как самого руководителя, так и преемников главбуха проведение инвентаризации желательно. Однако если главбух на предприятии является материально ответственным лицом, то проведение инвентаризации обязательно (абзац четвертый п. 7 Положения № 879).

Для начала руководитель издает приказ о проведении внеплановой инвентаризации (с указанием полной или выборочной), с определением сферы проверки, срока проведения и состава инвентаризационной комиссии.

Итак, порядок проведения инвентаризации следующий:

• создание инвентаризационной комиссии;
• выполнение подготовительных действий (завершение обработки документов, касающихся движения активов; определение остатков по состоянию на дату инвентаризации);
• формирование последних на момент инвентаризации реестров приходных и расходных документов или отчетов о движении активов;
• непосредственное проведение инвентаризации (наличие и состояние активов проверяется путем подсчета, взвешивания или обмера);
• подведение итогов инвентаризации (комиссия составляет протокол по результатам инвентаризации, который утверждается руководителем предприятия).

2. Документы: «Смирно!»

Принимая во внимание важность бухгалтерской документации, за которую отвечает и которую ведет главбух, необходимо упорядочить эти документы для удобной передачи: систематизировать, сшить, пронумеровать и т. п. Тогда новый главбух или лицо, которое принимает дела, легко сможет разобраться в них и не беспокоить бывшего главбуха во время поиска нужных бумаг. Это важно и для последнего этапа передачи – составление акта приемки-передачи дел. Согласитесь, что фразы типа «кипа зеленых папок – это отчетность за период...» или «левая гора бумаг – это накладные за период...» не могут быть в юридически грамотно составленном акте.

3. Комиссия по передаче дел

Единоличную передачу дел, как и передачу дел между предшественником и преемником главбуха, делать нецелесообразно и неправильно. Ведь для оформления без негативных последствий должен быть приказ руководителя о создании комиссии по передаче дел, ее составе и обязанностях и сроках передачи.

На практике комиссия состоит не менее чем из трех человек, но желательно больше. В нее входит бухгалтер, который передает дела, лицо, которое принимает дела, руководители структурного подразделения или сам руководитель предприятия. Кроме того, желательно включить еще нескольких работников, если такие есть на предприятии (юрист, финансовый или бухгалтерский консультант, аудитор, независимый эксперт и представитель трудового коллектива). Такие лица должны быть незаинтересованными и правильно оценить и подтвердить процесс передачи дел.

Созданная комиссия проверяет правильность оформления передаваемых документов, состояние бухгалтерского и налогового учета, достоверность данных, а также наличие и правильность оформления первичных документов.

Итак, после проведенной инвентаризации созданная комиссия по передаче бухгалтерских дел контролирует, проверяет и подтверждает данные, которые были получены после инвентаризации.

4. Акт приемки-передачи дел

После всесторонней проверки документов комиссиями (инвентаризационной, а потом – комиссией по передаче дел) составляется акт приемки-передачи дел. Такой акт должен содержать перечень всех дел и документов, которые передаются.

Отдельно может прилагаться перечень документов, которые содержатся в бухгалтерии, архиве предприятия (п. 6.2, 6.7 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88)) и других подразделениях, если они касаются сферы ответственности главбуха. Кроме того, в акте фиксируют перечень отсутствующих документов, документов с ошибками и с неправильными или отсутствующими атрибутами (подпись, печать и др.).

В случае выявления пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетности руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, и другим необходимым органам в 10-дневный срок (п. 6.10 Положения № 88).

На сегодня законодательством не установлены формы акта приемки-передачи дел. Итак, такой акт составляется в произвольной форме (см. образец). Однако, составляя его, не забываем об обязательных реквизитах документа (название предприятия, дата составления и др.), а еще – регистрацию акта в канцелярии.

Не лишней будет и фраза об отсутствии претензий, что в дальнейшем обезопасит стороны от претензий. Сам акт составляется в двух экземплярах, но их может быть и больше. Об этом отмечается в акте. Если кто-то из членов комиссии не согласен с актом, он может письменно прописать свои возражения с соответствующей отметкой на тыльной стороне акта или приложить отдельный лист с возражениями.

Итак, с момента подписания акта (даты акта) бухгалтер может быть уволен с должности, ведь уже передал все документы и исполнил свои обязанности.

Как осуществить передачу дел, если на предприятии работают только два работника – руководитель и бухгалтер?

Рассмотрим два варианта такой ситуации:

1. Уже есть на предприятии работник, который заменит бухгалтера. В таком случае дела принимает преемник, который проверяет их наличие и достоверность отраженных данных и начинает вникать в работу.

2. На предприятии еще не нашли замену бухгалтеру. В такой ситуации дела должен принять руководитель предприятия (ч. 3 ст. 8 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»), а после приема на работу нового бухгалтера он передает ему по соответствующему акту. В другом случае руководитель может назначить работника, который примет дела (см. письмо Минтруда и соцполитики от 23.10.09 г. № 251/06/186-09 «Относительно увольнения главного бухгалтера»).

В любом случае для перестраховки руководитель, который не разбирается в бухгалтерии, может воспользоваться частным консультантом или экспертом, который как независимое лицо может помочь в проверке и оценке правильности и наличия документов, которые передаются. Кроме того, руководитель может инициировать аудиторскую проверку, чтобы быть полностью спокойным за состояние дел, их правильность ведения и прозрачность бухгалтерии (ч. 5 ст. 363 Закона от 21.12.17 г. № 2258-VIII «Об аудите финансовой отчетности и аудиторской деятельности»).

Итоги

Передавать дела в случае смены бухгалтера нужно правильно, с соблюдением всех тонкостей, чтобы ни тот, кто передает, ни само предприятие в дальнейшем не имели проблем относительно переданных документов.

В случае смены главного бухгалтера на предприятии нужно провести внеплановую инвентаризацию (по решению руководителя – полную или выборочную), подготовить документы для передачи, составить комиссию по передаче дел и оформить акт приемки-передачи дел.

Правильное юридическое оформление всех этапов передачи дел защитит стороны и само предприятие от дальнейших претензий и проверок.