Електронна касова книга: що врахувати при оформленні

Електронний документообіг та звітність

Порядок ведення касових операцій

Підприємство може вести касову книгу в електронній формі, що значно спрощує роботу касира та бухгалтера. Але детальної інструкції щодо заповнення електронної касової книги немає, а її оформлення має свої особливості. Тому на практиці часто виникають запитання, відповіді на які ви знайдете в цій консультації.

Запитання – відповіді

Хто повинен вести касову книгу?

Касова книга – це документ установленої форми, який застосовують для ведення первинного обліку готівки в касі (пп. 9 п. 3 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148, далі – Положення № 148). Її типову форму № КО-4 наведено в додатку 5 до Положення № 148.

Коли можна вести касову книгу в електронній формі?

Право вести касову книгу в електронній формі передбачено п. 41 Положення № 148. Щоб скористатися цим правом, необхідно виконати такі умови:

• підприємство повинне забезпечити належне зберігання касових документів;
• програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, забезпечує візуальне відображення та роздрукування кожної із двох частин аркуша касової книги («Вкладного аркуша касової книги» і «Звіту касира»), які за формою та змістом повинні відтворювати форму та зміст касової книги в паперовому вигляді.

Як часто треба роздруковувати касову книгу?

Вкладний аркуш касової книги можна роздрукувати в кінці місяця або в кінці року. Таку періодичність установлено в п. 6 пояснень щодо заповнення додатка 5 до Положення № 148.

Який період вибрати, підприємство визначає самостійно. Вибір рекомендуємо закріпити в Положенні про організацію бухгалтерського обліку.

Касир після роздрукування вкладного аркуша касової книги та звіту касира перевіряє правильність їх складання, підписує їх та передає звіт касира разом із касовими документами до бухгалтерії під підпис у вкладному аркуші касової книги.

Однак на практиці такий тривалий період роздрукування аркушів касової книги має свої мінуси. Це великий обсяг роботи як для бухгалтера, так і для касира (треба перевірити та підписати касову книгу за весь період). Крім того, касир, який проводив операції протягом періоду, може звільнитися. Тому ми рекомендуємо роздруковувати аркуші касової книги щодня. До того ж такий порядок не суперечить нормам Положення № 148.

Як нумерувати сторінки в електронній касовій книзі?

За загальним правилом, установленим п. 39 Положення № 148, аркуші касової книги потрібно нумерувати. Нумерація сторінок із початку року повинна починатися з «1» (див. ЗІР, категорія 109.15). Інтервали, коли касова книга не заповнювалася через відсутність касових операцій, не впливають на порядок нумерації.

Чи треба прошивати сторінки касової книги та засвідчувати її печаткою?

Після закінчення календарного року (або за необхідності) касир формує вкладний аркуш касової книги в підшивки в хронологічному порядку. Загальну кількість аркушів за рік засвідчують підписами керівника та головного бухгалтера на титульній сторінці книги. Такі підшивки формують у книгу.

Форма титульного аркуша касової книги передбачає засвідчення печаткою підприємства кількості пронумерованих і прошнурованих сторінок. Однак засвідчувати підписи печаткою підприємство може тільки за її наявності (п. 39 Положення № 148).

Після закінчення календарного року касову книгу на електронних носіях передають на зберігання згідно з вимогами законодавства. Строк зберігання – 3 роки за умови завершення податкової перевірки (ст. 352 п. 4.2 гл. 4 розд. I Переліку типових документів, які створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5).

Як виправити помилки в касовій книзі?

Згідно з п. 39 Положення № 148 у касовій книзі виправлення не допускаються. Однак у цьому ж пункті сказано, що внесені виправлення засвідчуються підписом касира та головного бухгалтера (або особою, яка його замінює). Значить, виправляти помилки все-таки можна.

Це загальна вимога щодо ведення касової книги. Ніяких вказівок щодо виправлення помилок в електронній касовій книзі Положення № 148 не містить. Немає відповіді на це запитання і в Законі від 22.05.03 р. № 851-IV, який регулює електронний документообіг.

На практиці застосовують такий порядок. Якщо помилки виявлено після роздрукування аркушів касової книги, то виправлення здійснюються так само, як і в паперовій касовій книзі, тобто коректурним способом. Для цього неправильний текст (цифри) закреслюється, вище вписується правильний текст (цифри). Поруч із виправленням робиться напис «Виправлено», ставляться підписи касира та головного бухгалтера.