Получите доступ к более 2 миллионов готовых решений, публикаций и обзоров
Оформить
подписку

Электронная кассовая книга: что учесть при оформлении

12.11.2019 2990 0 2

Электронный документооборот и отчетность

Порядок ведения кассовых операций


Предприятие может вести кассовую книгу в электронной форме, что значительно упрощает работу кассира и бухгалтера. Но детальной инструкции по заполнению электронной кассовой книги нет, а ее оформление имеет свои особенности. Поэтому на практике часто возникают вопросы, ответы на которые вы найдете в этой консультации.


Вопросы – ответы

Кто должен вести кассовую книгу?

Кассовая книга – это документ установленной формы, который применяют для ведения первичного учета наличности в кассе (пп. 9 п. 3 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148, далее – Положение № 148). Ее типовая форма № КО-4 приведена в приложении 5 к Положению № 148.

Важно! Кассовую книгу должны вести все предприятия (в т. ч. и фермерские хозяйства – юрлица), у которых есть касса. Они ведут одну книгу для учета операций с наличными в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений) (п. 39 Положения № 148).

Когда можно вести кассовую книгу в электронной форме?

Право вести кассовую книгу в электронной форме предусмотрено п. 41 Положения № 148. Чтобы воспользоваться этим правом, необходимо выполнить следующие условия:

  • предприятие должно обеспечить надлежащее хранение кассовых документов;
  • программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, обеспечивает визуальное отражение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладного аркуша касової книги» и «Звіту касира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажном виде).

Для справки. Если кассовая книга ведется в электронной форме, заполняются и печатаются два одинаковых бланка по типовой форме № КО-4: один как вкладной лист кассовой книги, второй – как отчет кассира.

Как часто надо распечатывать кассовую книгу?

Вкладной лист кассовой книги можно распечатать в конце месяца или в конце года. Такая периодичность установлена в п. 6 пояснений по заполнению приложения 5 к Положению № 148.

Какой период выбрать, предприятие определяет самостоятельно. Выбор рекомендуем закрепить в Положении об организации бухгалтерского учета.

Кассир после распечатки вкладного листа кассовой книги и отчета кассира проверяет правильность их составления, подписывает их и передает отчет кассира вместе с кассовыми документами в бухгалтерию под подпись во вкладном листе кассовой книги.

Следует знать! В течение года кассир хранит вкладной лист кассовой книги отдельно за каждый месяц.

Однако на практике такой длительный период распечатки листов кассовой книги имеет свои минусы. Это большой объем работы как для бухгалтера, так и для кассира (надо проверить и подписать кассовую книгу за весь период). Кроме того, кассир, который проводил операции в течение периода, может уволиться. Поэтому мы рекомендуем распечатывать листы кассовой книге ежедневно. К тому же такой порядок не противоречит нормам Положения № 148.

Как нумеровать страницы в электронной кассовой книге?

По общему правилу, установленному п. 39 Положения № 148, листы кассовой книги нужно нумеровать. Нумерация страниц с начала года должна начинаться с «1» (см. ОИР, категория 109.15). Интервалы, когда кассовая книга не заполнялась из-за отсутствия кассовых операций, не влияют на порядок нумерации.

К сведению: если кассовая книга печатается раз в месяц, то автоматически должно распечатываться общее количество ее листов за этот месяц. При распечатке книги в конце года печатается общее количество листов за год.

Надо ли прошивать страницы кассовой книги и заверять ее печатью?

После окончания календарного года (или по необходимости) кассир формирует вкладной лист кассовой книги в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера на титульной странице книги. Такие подшивки формируют в книгу.

На заметку! На титульной странице указывается дата формирования книги.

Форма титульного листа кассовой книги предусматривает заверение печатью предприятия количества пронумерованных и прошнурованных страниц. Однако заверять подписи печатью предприятие может только при ее наличии (п. 39 Положения № 148).

После окончания календарного года кассовую книгу на электронных носителях передают на хранение согласно требованиям законодательства. Срок хранения – 3 года при условии завершения налоговой проверки (ст. 352 п. 4.2 гл. 4 разд. I Перечня типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5).

Как исправить ошибки в кассовой книге?

Согласно п. 39 Положения № 148 в кассовой книге исправления не допускаются. Однако в этом же пункте сказано, что внесенные исправления заверяются подписью кассира и главного бухгалтера (или лицом, которое его заменяет). Значит, исправлять ошибки все-таки можно.

Это общее требование по ведению кассовой книги. Никаких указаний по исправлению ошибок в электронной кассовой книге Положение № 148 не содержит. Нет ответа на этот вопрос и в Законе от 22.05.03 г. № 851-IV, который регулирует электронный документооборот.

На практике применяют следующий порядок. Если ошибки выявлены после распечатки листов кассовой книги, то исправления осуществляются так же, как и в бумажной кассовой книге, то есть корректурным способом. Для этого неправильный текст (цифры) зачеркивается, выше вписывается правильный текст (цифры). Рядом с исправлением делается надпись «Исправлено», ставятся подписи кассира и главного бухгалтера.

Комментарии к материалу

Оформить подписку на раздел «Агро»

Надежные решения по бухучету, налогам и праву

2936 грн. / год

Купить

Лучшие материалы