Электронная кассовая книга: что учесть при оформлении

Электронный документооборот и отчетность

Порядок ведения кассовых операций

Предприятие может вести кассовую книгу в электронной форме, что значительно упрощает работу кассира и бухгалтера. Но детальной инструкции по заполнению электронной кассовой книги нет, а ее оформление имеет свои особенности. Поэтому на практике часто возникают вопросы, ответы на которые вы найдете в этой консультации.

Вопросы – ответы

Кто должен вести кассовую книгу?

Кассовая книга – это документ установленной формы, который применяют для ведения первичного учета наличности в кассе (пп. 9 п. 3 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148, далее – Положение № 148). Ее типовая форма № КО-4 приведена в приложении 5 к Положению № 148.

Когда можно вести кассовую книгу в электронной форме?

Право вести кассовую книгу в электронной форме предусмотрено п. 41 Положения № 148. Чтобы воспользоваться этим правом, необходимо выполнить следующие условия:

• предприятие должно обеспечить надлежащее хранение кассовых документов;
• программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, обеспечивает визуальное отражение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладного аркуша касової книги» и «Звіту касира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажном виде).

Как часто надо распечатывать кассовую книгу?

Вкладной лист кассовой книги можно распечатать в конце месяца или в конце года. Такая периодичность установлена в п. 6 пояснений по заполнению приложения 5 к Положению № 148.

Какой период выбрать, предприятие определяет самостоятельно. Выбор рекомендуем закрепить в Положении об организации бухгалтерского учета.

Кассир после распечатки вкладного листа кассовой книги и отчета кассира проверяет правильность их составления, подписывает их и передает отчет кассира вместе с кассовыми документами в бухгалтерию под подпись во вкладном листе кассовой книги.

Однако на практике такой длительный период распечатки листов кассовой книги имеет свои минусы. Это большой объем работы как для бухгалтера, так и для кассира (надо проверить и подписать кассовую книгу за весь период). Кроме того, кассир, который проводил операции в течение периода, может уволиться. Поэтому мы рекомендуем распечатывать листы кассовой книге ежедневно. К тому же такой порядок не противоречит нормам Положения № 148.

Как нумеровать страницы в электронной кассовой книге?

По общему правилу, установленному п. 39 Положения № 148, листы кассовой книги нужно нумеровать. Нумерация страниц с начала года должна начинаться с «1» (см. ОИР, категория 109.15). Интервалы, когда кассовая книга не заполнялась из-за отсутствия кассовых операций, не влияют на порядок нумерации.

Надо ли прошивать страницы кассовой книги и заверять ее печатью?

После окончания календарного года (или по необходимости) кассир формирует вкладной лист кассовой книги в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера на титульной странице книги. Такие подшивки формируют в книгу.

Форма титульного листа кассовой книги предусматривает заверение печатью предприятия количества пронумерованных и прошнурованных страниц. Однако заверять подписи печатью предприятие может только при ее наличии (п. 39 Положения № 148).

После окончания календарного года кассовую книгу на электронных носителях передают на хранение согласно требованиям законодательства. Срок хранения – 3 года при условии завершения налоговой проверки (ст. 352 п. 4.2 гл. 4 разд. I Перечня типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5).

Как исправить ошибки в кассовой книге?

Согласно п. 39 Положения № 148 в кассовой книге исправления не допускаются. Однако в этом же пункте сказано, что внесенные исправления заверяются подписью кассира и главного бухгалтера (или лицом, которое его заменяет). Значит, исправлять ошибки все-таки можно.

Это общее требование по ведению кассовой книги. Никаких указаний по исправлению ошибок в электронной кассовой книге Положение № 148 не содержит. Нет ответа на этот вопрос и в Законе от 22.05.03 г. № 851-IV, который регулирует электронный документооборот.

На практике применяют следующий порядок. Если ошибки выявлены после распечатки листов кассовой книги, то исправления осуществляются так же, как и в бумажной кассовой книге, то есть корректурным способом. Для этого неправильный текст (цифры) зачеркивается, выше вписывается правильный текст (цифры). Рядом с исправлением делается надпись «Исправлено», ставятся подписи кассира и главного бухгалтера.