Чи має право керівник підприємства виконувати функції касира за наявності бухгалтера?

Штатним розписом фермерського господарства не передбачено посади головного бухгалтера та касира. Хто в такому разі має виконувати обов’язки касира: директор чи бухгалтер? Чи має право директор виконувати такі функції та підписувати одноосібно касові документи?

Для відповіді на це запитання перш за все звернемося до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637 (далі – Положення № 637). Як зазначено в абзаці четвертому п. 4.8 цього документа, якщо штатним розписом підприємства не передбачено посади касира, виконання його обов’язків можуть покласти згідно з розпорядженням керівника на бухгалтера чи іншого працівника. І з таким працівником укладають договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. У цьому договорі зазначають посаду працівника (наприклад, «бухгалтер») і найменування виконуваної ним роботи – «обов’язки касира». Аналогічну думку із цього питання висловлює НБУ в листах від 26.09.05 р. № 11-113/3262-9602 і від 14.02.12 р. № 11-117/708-1645.

Водночас Положення № 637 та й інша касова нормативка не містять жодних обмежень щодо того, працівникові якої посади буде доручено виконувати обов’язки касира. Тому можна зробити такий висновок: якщо обсяги діяльності підприємства не дозволяють йому мати окрему штатну одиницю касира, то його функції може виконувати як бухгалтер, так і директор.

Проте слід прийняти до уваги і позицію Мінфіну, за якою ведення бухгалтерського обліку власником чи керівником підприємства в разі, якщо штат підприємства включає посаду бухгалтера, є неправомірним (див. лист Мінфіну від 28.03.13 р. № 31-08410-07/23-1343/1310). Із зазначеного випливає, що сама лише наявність у штаті посади бухгалтера робить неправомірним підписання касових документів керівником підприємства одноосібно.

Отже, у ситуації, що розглядається, з метою попередження порушень чинного законодавства радимо покласти обов’язок виконання функцій касира на наявного бухгалтера. Для цього слід:

• видати письмове розпорядження про покладання обов’язків касира на бухгалтера;
• унести зміни до посадової інструкції бухгалтера, доповнивши її обов’язками касира;
• укласти з бухгалтером договір про повну матеріальну відповідальність як касира щодо приймання, зберігання та видачі готівки й цінностей;
• розглянути питання про зміну окладу бухгалтера у зв’язку з покладенням на нього обов’язків касира чи встановлення доплати.