Щорічна основна відпустка: право на отримання, тривалість, порядок оформлення

Для кого ця стаття: для роботодавців, які надають щорічні відпустки своїм працівникам.

Зі статті ви дізнаєтесь: якої тривалості має бути відпустка працівника, коли її слід надавати та як оформлювати.

Право на відпустку

Право на оплачувану щорічну відпустку кожному працівникові гарантує ст. 45 Конституції України. Умови, тривалість і порядок надання відпусток визначено КЗпП, Законом від 15.11.96 р. № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон № 504) та іншими законодавчими актами.

Право на відпустку мають громадяни, що перебувають у трудових відносинах із підприємствами, установами, організаціями незалежно від виду діяльності й галузевої приналежності, а також громадяни, що працюють за трудовим договором у фізособи (ч. 1 ст. 2 Закону № 504).

Тож сумісники, а також ті, хто працює в режимі неповного чи скороченого робочого часу, мають такі самі права на отримання щорічної відпустки, як і інші працівники. Натомість у громадян, що виконують роботи на підприємстві на підставі укладеного цивільно-правового договору, право на відпустку не виникає.

Тривалість відпустки

Тривалість щорічної основної відпустки становить не менш як 24 календарних дні (далі – к. д.) за відпрацьований робочий рік, відлік якого починається від дня укладення трудового договору (ст. 75 КЗпП, ст. 6 Закону № 504).

Чинним законодавством, зокрема ст. 6 Закону № 504, передбачено також установлення більшої тривалості щорічних відпусток для певних галузей та категорій працівників. Також ст. 7 і 8 Закону № 504 передбачено можливість надання працівникам щорічних додаткових відпусток (про додаткові відпустки читайте в наступних номерах). Загальна тривалість щорічних основної й додаткової відпусток не може перевищувати 59 к. д., а для працівників, зайнятих на підземних гірських роботах, – 69 к. д. (ч. 3 ст. 10 Закону № 504). Тривалість відпусток незалежно від режимів і графіків роботи обчислюється в календарних днях (ч. 1 ст. 5 Закону № 504).

Для визначення тривалості відпустки не враховують:

• дні тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої в установленому порядку, а також відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (ст. 78 КЗпП);
• святкові й неробочі дні (ст. 73 КЗпП), що припадають на відпустковий період (ст. 781 КЗпП). Відпустка автоматично продовжується на кількість таких святкових або неробочих днів (ч. 3 ст. 67 КЗпП).

Для розрахунку тривалості відпустки, яку слід надати працівникові, ураховується стаж роботи, що дає на неї право (див. таблицю):

Для того щоб визначити кількість календарних днів відпуски, на які має право працівник, слід обчислити:

• кількість днів щорічної відпустки, які припадають на 1 к. д. без урахування святкових і неробочих днів загалом за рік;
• стаж, що дає право на щорічну відпустку працівника (кількість календарних днів робочого періоду, за який працівник не отримував відпустку, без урахування святкових і неробочих днів);
• кількість днів відпустки, помноживши кількість днів щорічної відпустки, які припадають на 1 к. д., на стаж, що дає право на відпустку.

Приклад
Працівника прийнято на роботу 23 грудня 2016 року, а з 1 липня 2017 року він іде у відпустку. Тривалість щорічної основної відпустки – 24 к. д.

Розрахуємо кількість днів відпустки, що належать працівникові за час роботи на підприємстві.

1. Спочатку визначимо кількість днів щорічної відпустки, які припадають на 1 к. д. без урахування святкових і неробочих днів загалом за рік. Якщо тривалість щорічної відпустки працівника становить 24 к. д., то її слід поділити на кількість днів у році за винятком святкових та неробочих днів:

24 к. д. : (365 к. д. – 11 к. д.) = 0,0678 к. д.

2. Визначимо стаж, що дає право на щорічну відпустку працівника (без урахування святкових та неробочих днів):

9 к. д. + 29 к. д. + 28 к. д. +
+ 30 к. д. + 29 к. д. + 28 к. д. = 153 к. д.

3. Розрахуємо кількість днів відпустки, які заробив працівник:

153 к. д. х 0,0678 = 10,37 к. д.,
з округленням – 10 к. д.

Порядок надання відпустки

У перший рік працівник має право на відпустку повної тривалості лише після закінчення 6 місяців безперервної роботи. Але деякі категорії працівників можуть отримати відпустку повної тривалості до спливу 6 місяців (ч. 7 ст. 10 Закону № 504). Водночас трудовим договором можна передбачити надання відпустки до закінчення 6 місяців у перший рік роботи або одержання відпустки в будь-який зручний час.

Якщо відпустка надається раніше, до настання 6-місячного строку, то її тривалість розраховується пропорційно до відпрацьованого часу (див. приклад).

Щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи надаються в будь-який час робочого року відповідно до затверджених графіків. Але деяким категоріям працівників щорічні відпустки повинні надаватися у зручний для них час. Тобто така відпустка може бути надана раніше, ніж працівником відпрацьовано робочий рік.

Щорічні відпустки, як правило, надаються працівникові з таким розрахунком, щоб вони були використані до закінчення робочого року.

Забороняється ненадання щорічних основних відпусток повної тривалості протягом 2 років підряд, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до 18 років (ч. 5 ст. 80 КЗпП, ч. 5 ст. 11 Закону № 504).

Порушення зазначених норм може призвести до фінансових санкцій за порушення вимог трудового законодавства в розмірі мінімальної заробітної плати (ст. 265 КЗпП) та накладання адміністративного штрафу на посадових осіб підприємств, установ та організацій, незалежно від форми власності та громадян – суб’єктів підприємницької діяльності в розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн.) (ч. 1 ст. 41 КУпАП).

Порядок оформлення відпустки

Відповідно до ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону № 504 черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або вповноваженим ним органом за погодженням із виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводяться до відома всіх працівників. Графіки складаються з урахуванням інтересів виробництва, особистих інтересів працівників та можливості для їх відпочинку. Також слід урахувати, що окремі категорії працівників за переліком, наведеним у ч. 13 ст. 10 Закону № 504, мають право на відпустку у зручний для них час за їхнім бажанням.

Конкретні строки складання та порядок оформлення графіків відпусток українським законодавством не встановлено. Тож підприємство може самостійно узгодити порядок складання графіка відпусток у довільній формі своїми внутрішніми документами: колективним договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку, розпорядженням, наказом тощо.

Згідно з п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.84 р. № 213, графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року. Але пізніша дата складання графіка не буде порушенням, якщо її зазначено в обліковій політиці підприємства.

Чинними нормами законодавства також не встановлено конкретної форми графіка надання відпусток. Тому роботодавець може розробити її самостійно. Про це, зокрема, ідеться в листі Мінпраці та соцполітики від 13.05.10 р. № 140/13/116-10.

Графіки відпусток мають доводитися до відома всіх працівників. Але конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом (ч. 11 ст. 10 Закону № 504).

Власник (уповноважений ним орган) зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну. Форму такого повідомлення законодавчо не встановлено, тому воно оформлюється в довільному вигляді (див. зразок 1). Уважається також, що працівника письмово повідомлено про відпустку, якщо він поставив підпис у наказі про відпустку.

Якщо працівник іде у відпустку в обумовлений графіком термін, то заява на відпустку може не подаватися. Якщо ж працівник не погоджується з термінами відпустки, установленими графіком, то він подає відповідну заяву про розподіл чи перенесення відпустки на ім’я керівника підприємства.

На підставі ч. 2 ст. 11 Закону № 504 роботодавець має перенести щорічну відпустку за заявою працівника на інший період або продовжити:

• у разі тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої в установленому порядку;
• виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням зарплати; настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
• збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням.

Крім того, взяти відпустку за заявою в будь-який зручний час мають право громадяни, визначені ч. 13 ст. 10 Закону № 504. В інших випадках перенесення відпустки здійснюється за погодженням із роботодавцем. У заяві працівник зазначає дату початку щорічної відпустки та її тривалість.

Надання щорічних відпусток оформлюється наказом. Для цього може бути використана типова форма № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затверджена наказом Держкомстату від 05.12.08 р. № 489 (далі – Наказ № 489). Ця форма має рекомендаційний характер, тому роботодавець може скласти наказ про відпустку в довільній формі (див. зразок 2).

У табелі обліку використання робочого часу за типовою формою № П-5, затвердженою Наказом № 489, проставляється відмітка про відпустку: щорічні основні відпустки позначаються буквеним кодом «В» або цифровим – «08», а щорічні додаткові відпустки – буквеним кодом «Д» або цифровим – «09».

Якщо щорічна оплачувана відпустка збігається зі звичайними вихідними, то доцільно їх кодувати шифрами щорічної відпустки, адже для оплати щорічної відпустки вихідні дні також ураховуються. А от святкові та неробочі дні, перелічені у ст. 73 КЗпП, для оплати щорічної основної та додаткової відпустки не враховуються, тому кодувати їх слід шифром неробочих днів «IН».

Висновки

Роботодавець має дотримуватися встановленого порядку надання відпусток. Недотримання такого порядку тягне за собою фінансову та адміністративну відповідальність за порушення трудового законодавства.