Бухгалтерська дискусія: чи обов’язково обліковувати робочий час за табелем

У лютому 2018 року в «Дискусійному клубі Полтава» за інформаційної підтримки громадської організації «Всеукраїнський бухгалтерський клуб» та групи компаній «Баланс» відбулася очна дискусія на тему: «Чи обов’язково обліковувати робочий час за табелем».

Дискусія проводилася за правилами «Дискусійного клубу Полтава» (організатор Клубу – Олександр Золотухін):

• у ній брали участь дві сторони – сторона стверджування, яку представляв Сергій Крижанівський (спеціаліст із маркетингу, дискусійне прізвище – Еволюціонер), і сторона заперечення, яку представляв Олександр Золотухін (консультант із бухгалтерського обліку та оподаткування, дискусійне прізвище – Кіхот);
• кожна зі сторін поперемінно навела три аргументи на користь позиції, яку захищала. Еволюціонер доводив, що робочий час обов’язково обліковувати за табелем. А Кіхот доказував необов’язковість табеля.

Тема на сьогодні є дуже актуальною. Адже ч. 2 ст. 30 Закону від 24.03.95 р. № 108/95-ВР «Про оплату праці» (далі – Закон № 108) установлено обов’язок власника або уповноваженого ним органу забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи, а також бухгалтерський облік витрат на оплату праці.

Разом з тим наказом Держкомстату від 05.12.08 р. № 489 (далі – Наказ № 489) затверджено типову форму № П-5 «Табель обліку використання робочого часу», в якій фактично й ведеться облік робочого часу. Про те, що табель є підставою для обліку робочого часу, також зазначено в низці інструкцій Держкомстату.

Ми навели базові підстави, відповідно до яких застосування табеля обліку робочого часу вважається на практиці обов’язковим. Дійсно, табель є дуже зручним для облікових цілей. Але ж обов’язковість його повсюдного застосування – сумнівна.

Це питання з’ясуємо за допомогою методу дискусії за правилами «Дискусійного клубу Полтава».

Відео дискусії можна переглянути на каналі «Дискусійного клубу Полтава» на Ютубі.

А нижче – текст аргументів сторін

Перший аргумент «за»

Еволюціонер: суд штрафує за відсутність табеля, і навіщо винаходити велосипед?

Згідно з ч. 2 ст. 30 Закону № 108 власник підприємства або вповноважена особа (підрозділ) має забезпечити достовірний облік роботи, виконаної працівниками, а також бухгалтерський облік витрат на оплату праці. Причому Наказом № 489 затверджено типову форму № П-5 «Табель обліку використання робочого часу».

Існує думка, що обов’язковим є облік виконаної працівником роботи, а не наявність табеля, і багато фахівців стверджують, що Наказ № 489 не є нормативним актом. Проте жодних інших офіційно затверджених аналогів цього документа просто немає. Журнал виходу працівників на роботу не може замінити табель обліку робочого часу.

У розгляді цього питання також слід згадати ще про одну важливу функцію табеля обліку робочого часу – цей документ використовують у складі первинного обліку підприємства в частині використання робочого часу як документ, необхідний для заповнення форм державних статистичних спостережень із праці. Тобто теоретично підприємство може використовувати й іншу форму табеля, але в ній обов’язково мають бути показники первинного обліку в частині обліку робочого часу. Так само під веденням табеля мається на увазі наявність обліку виконаної працівником роботи. Тож навіщо заново винаходити велосипед?

Незважаючи на суперечність, яка вбачається у трактуванні цього питання, ми доходимо висновку, що суди на законних підставах ухвалюють рішення про накладення штрафів на підприємства з тієї причини, що на них не ведуться табелі обліку використання робочого часу. У зв’язку з цим є немало судових прецедентів.

Наприклад, рішення Кіровоградського окружного адміністративного суду від 21.06.17 р. у справі № П/811/820/17. Ця справа цікава тим, що на підприємстві, яке стало об’єктом справи, офіційно не було найманих співробітників, тільки один директор, який, як вирішив суд, повинен був вести табель обліку робочого часу для себе особисто.

Перший аргумент «проти»

Кіхот: Закон говорить про обов’язковість обліку виконуваної працівником роботи, а не про обов’язковість ведення табеля.

Читаємо уважно ч. 2 ст. 30 Закону № 108. Там сказано, що роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку. Тобто сказано про виконувану роботу, а не про робочий час. Що ж це за виконувана робота?

У ст. 97 КЗпП сказано, що оплата праці працівників здійснюється за погодинною, відрядною або іншими системами оплати праці. Оплата може провадитися за результатами індивідуальних і колективних робіт. А в ст. 90 КЗпП говориться про розцінки за відрядної оплати праці, які мають визначатися виходячи з установлених розрядів роботи, тарифних ставок (окладів) і норм виробітку (норм часу). Отже, в основі обліку виконуваної роботи в будь-якому разі лежать норми часу.

Тож робочий час таки слід обліковувати. Окрім того, ст. 50–65 розд. IV КЗпП передбачено різні обмеження використання працівниками часу на виконання робіт (так званого робочого часу). Наприклад, нормальна тривалість робочого часу працівників не може перевищувати 40 годин на тиждень (див. ст. 50 КЗпП) тощо. Добре, ми маємо обліковувати виконану роботу, елементом якої є й робочий час. Але як обліковувати?

Маємо типову форму № П-5 «Табель обліку використання робочого часу», затверджену Наказом № 489. Іншої форми документа, яким обліковується робочий час, нормативними документами не встановлено.

Разом з тим у примітці 2 до типової форми № П-5 сказано, що ця форма має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. За потреби форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку на підприємстві. Тобто ця форма не є обов’язковою.

Щодо цього аспекту в листі Держстату від 12.01.12 р. № 9/4-10/9 (далі – Лист № 9) сказано, що типова форма надається як рекомендована. Тому підприємство за потреби має право застосовувати й іншу форму табеля, водночас обов’язковим є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу.

Тобто мають десь бути відображені потрібні показники, а як це буде зроблено – у табелі чи іншим чином – це вже не має принципового значення.

Другий аргумент «за»

Еволюціонер: під час перевірок вимагають надати табель, і спробуй поясни, що ти не верблюд.

Табель обліку робочого часу є одним із документів первинної облікової документації. Багатофункціональність табеля стала причиною того, що рідко яка перевірка підприємства не проходить без його пред’явлення. Табель – це первинний документ із зарплати. З ним пов’язана не лише винагорода працівника, але й сплата податків і витрати підприємства.

Також із різних питань табель можуть вимагати представники органів внутрішніх справ. Якщо співробітник підприємства подає документи на отримання соціальної допомоги, то Соцзабез має право вимагати надати копію його табеля обліку робочого часу або виписку з нього.

У табелі можна показати перевіряючому, що співробітник відпрацював норму за КЗпП, а не працював цілодобово весь місяць без вихідних. Наприклад, нормативна тривалість робочого часу працівника не може перевищувати 40 годин на тиждень згідно зі ст. 50 КЗпП. Більше того, бажано, щоб працедавець ураховував також фактичні відхилення від норми робочого часу.

Також табель обліку робочого часу є необхідним у разі візиту на підприємство інспекторів із праці як незамінний документ щодо дотримання правил трудового законодавства. На сьогодні підставою для проведення позапланової перевірки може стати навіть скарга працівника, який вважає, що йому неправильно нараховують зарплату. Тож із чого почне перевірку інспектор із праці, відвідуючи підприємство? Звісно ж, із штатного розпису, наказів про прийняття на роботу і табеля обліку робочого часу.

Крім того, варто звернути увагу на те, що в деяких випадках підприємству може бути потрібен проміжний і додатковий вид табелів обліку робочого часу.

Проміжний табель – у разі звільнення працівника в середині місяця, адже бухгалтерові потрібно знати, скільки робочих днів (годин) він відпрацював, щоб виконати остаточні розрахунки.

Додатковий (уточнюючий) табель за попередні місяці – якщо виявилось, що в табелі обліку за минулі місяці були недостовірні дані (скажімо, працівник захворів у кінці місяця або взяв відпустку, а в табелі були проставлені робочі дні).

Ці документи також можуть бути незамінними в разі виникнення трудових спорів, якщо співробітник офіційно заявляє, що йому неправильно видали розрахунок при звільненні або неправильно нарахували заробітну плату.

Табель є необхідним і на сьогодні – незамінним. Інакше як можна убезпечити підприємство на випадок трудових спорів та інших судових розглядів?

Другий аргумент «проти»

Кіхот: правовий статус табеля – під питанням.

Почнемо з того, що типову форму табеля затверджено Держкомстатом. У преамбулі Наказу № 489 сказано, що він виданий відповідно до ст. 4, 14, 18 Закону від 17.09.92 р. № 2614-XII «Про державну статистику» (далі – Закон № 2614), ураховуючи, зокрема, ч. 8 ст. 19 Господарського кодексу (далі – ГК).

У ст. 4 Закону № 2614 сказано, що він поширюється на органи Держстату, на респондентів, включаючи юридичних осіб тощо, а в ст. 14 наведено обов’язки органу Держстату. До них включаються, зокрема, організація, проведення статистичних спостережень.

Статистичне спостереження – це процес збирання статистичної інформації за спеціальною програмою, розробленою на основі статистичної методології. Така методологія є сукупністю науково обґрунтованих способів, правил і методів статистичного вивчення статистичної інформації, які встановлюють порядок її збирання, опрацювання та аналізу.

У ст. 18 Закону № 2614 наведено обов’язки респондентів (у т. ч. юридичних осіб), до яких належить, у тому числі, подання органам держстатистики інформації в повному обсязі за формою, передбаченою звітно-статистичною документацією, і дані бухобліку. Причому склад, обсяги та методологія розрахунку показників, зазначені у звітно-статистичній документації, є обов’язковими для всіх респондентів.

У ч. 8 ст. 19 ГК сказано, що суб’єкти господарювання тощо повинні вести первинний (оперативний) облік результатів своєї роботи, складати та подавати відповідно до вимог закону, зокрема, статистичну інформацію.

З наведеного випливає, що підприємство зобов’язане збирати статистичну інформацію таким чином, як йому це доведено нормативними документами. Але ж, по-перше, у першому аргументі Кіхота вже було доведено, що форма табеля є рекомендованою. Тобто збирати статистичну інформацію підприємство може й іншим спо­собом.

По-друге, табель – це елемент статистичних спостережень, тож безпосереднього стосунку до КЗпП і Закону № 108 він не має. З цього приводу в Листі № 9 висловлено такі тези:

• табель є необхідним для проведення державних статистичних спостережень, а саме для складання форм спостережень із праці;
• він рекомендований для застосування;
• на практиці табель використовується також для інших цілей.

Причому строк зберігання табелів використання робочого часу – всього-на-всього один рік, про що зазначено в п. 408 Переліку, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 (далі – Перелік № 578/5). І це свідчить про невисоку цінність цього документа. Щоправда, якщо він складається на працівників, задіяних на роботах із шкідливими умовами праці, а також на громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, то строк його зберігання – 75 років (п. 445, 685 Переліку № 578/5).

Третій аргумент «за»

Еволюціонер: табель на відмінно виконує свою функцію обліку робочого часу.

Як показали попередні аргументи, табель обліку використання робочого часу не є ідеальним, проте він достатньо зручний та функціональний. Причому не лише як звітний документ, але і як документ, що фіксує дані, необхідні для самого підприємства.

Первинний документ може бути розроблено підприємством, але як ви обчислите години, відпрацьовані за місяць? Навіщо щось придумувати, якщо вже є готова форма?

У документі з нарахування зарплати ви можете поставити, що відпрацювали 168 годин. Але як ці години було розподілено по днях? Навіть якщо ви працювали три доби поспіль. Звісно, якщо на підприємстві один співробітник і він же – директор, то все це формальність, потрібна для звітності.

Але якщо на підприємстві працює багато співробітників, то табель – це вже незамінний інструмент контролю. Адже контроль відповідності нормативних та фактичних годин є необхідним.

Зарплата нараховується на підставі табеля. Його можна назвати як завгодно, але його форма є зручною та зрозумілою. Навіть якщо на підприємстві працює одна людина, то відправним пунктом для нарахування зарплати повинен бути документ, в якому показані відпрацьовані дні і години.

Табель потрібний як першорядний документ, на підставі якого нараховується зарплата. Адже не в усіх за замовчуванням робочий день з 9.00 до 18.00, а субота та неділя – вихідні. У когось він може становити 4 години на день, у когось субота – робоча. А норми робочого часу також видно в табелі: якщо перевищення, то нараховують за подвійним тарифом. І короткі дні перед святковими днями також у табелі видно – потрібно, щоб стояло 7 годин, а не 8. Будь-який облік ведеться на підставі якихось правил та логіки, які відображено і в цій формі. Табель обліку робочого часу дозволить уникнути зайвих помилок і перерахунків.

Також він потрібен для правильності нарахування ЄСВ на зарплату тих, хто працює неповний робочий час або одержує зарплату в розмірі, меншому за мінімальну. Також він потрібен для інспекторів із праці – у частині перевірки дотримання трудового законодавства. Табель підтверджує факт початку роботи новоприйнятих працівників і надає можливість перевірити правильність подання працедавцем Повідомлення про прийняття працівника на роботу відповідно до постанови КМУ від 17.06.15 р. № 413 «Про порядок повідомлення Державної фіскальної служби та її територіальних органів про прийняття працівника на роботу».

Третій аргумент «проти»

Кіхот: альтернативні системи обліку робочого часу.

У перших моїх двох аргументах уже було встановлено, що форма табеля є рекомендованою, а не обов’язковою. Причому сенс має отримання відповідної статистичної та іншої (наприклад, бухгалтерської) інформації. А в якій формі це буде зроблено, це вже справа другорядна, підпорядкована. Отже, ми можемо зібрати таку інформацію і з допомогою іншої форми. І виконаємо вимоги як Закону № 108, так і нормативних документів у галузі статистики.

Наприклад, підприємство може обліковувати робочий час за методом відхилень. Тобто, якщо працівники фактично відпрацьовують норму робочого часу, ніяких записів не ведеться. У кінці місяця до розрахункових відомостей з нарахування зарплати заноситься фактично відпрацьована кількість часу, яка відповідає нормативним показникам. Якщо ж є якісь відхилення, їх документують – місячним звітом, актом, журналом, книгою тощо. І заносять відхилення до розрахункової відомості.

Цей метод подібний до інвентаризаційного методу обліку запасів, коли вибуття запасів окремо не документується, а тільки на кінець періоду проводиться інвентаризація й визначаються залишки запасів. Кількість запасів, що вибули, визначається як залишок на початок плюс надходження за місяць мінус залишок на кінець. Такий метод зменшує документообіг і полегшує облік.

Те саме і з обліком робочого часу. Невикористання табеля за певних умов значно спрощує облік. Інший аналог спрощення – бухгалтерський облік суб’єктів малого підприємництва відповідно до П(С)БО 25 або спрощена система оподаткування.

Тому безтабельний облік підійде насамперед підприємствам з невеликою кількістю працівників, коли всі вони – на виду. Наприклад, один директор. Навіщо директору самому на себе писати табель? І це при тому, що час роботи директора завжди ненормований, та й його ніхто не відслідкує. Досить записати кількість відпрацьованого часу в розрахункову відомість. Такі дані й будуть інформацією про відпрацьований час. Абсолютно так само, якщо працівників декілька: усі на виду, тож немає потреби в додатковій процедурі табелювання.

Висновки за результатами дискусії

Еволюціонер: підсумок аргументів на користь того, що облік робочого часу за табелем є обов’язковим.

1. Суд штрафує за відсутність табеля, і навіщо винаходити велосипед.

2. Під час перевірок вимагають надати табель, і спробуй поясни, що ти не верблюд.

3. Табель на відмінно виконує свою функцію обліку робочого часу.

Кіхот: підсумок аргументів на користь того, що обліковувати робочий час за табелем не обов’язково.

1. Закон каже про обов’язковість обліку виконуваної працівником роботи, а не про обов’язковість ведення табеля.

2. Правовий статус табеля під питанням.

3. Можливе використання альтернативних систем обліку робочого часу.

ЗАГАЛЬНИЙ ПІДСУМОК ДИСКУСІЇ

Перше, що потрібно зрозуміти: обов’язковим є облік виконуваної працівниками роботи, одним із елементів якої є робочий час. Тому суб’єкт господарювання – роботодавець має обліковувати робочий час. Яким чином він це робить – це вже питання похідне, другорядне, підпорядковане.

З іншого боку, є затверджена типова форма табеля обліку використання робочого часу. Ця форма, як зазначено в наказі, яким її затверджено, є рекомендованою. Причому її пряме призначення – для здійснення статистичних спостережень. Звісно, що на практиці вона застосовується і для інших цілей, наприклад для нарахування зарплати, бухгалтерського обліку, спостереження за дотриманням норм трудового законодавства. Хоча обов’язковість застосування табеля з цією метою чинне законодавство не встановлює. Замість табеля підприємство може обліковувати робочий час інакше. Приміром, застосувати метод обліку відхилень.

Усе наведене вище означає, що суб’єкта господарювання не можуть притягти до відповідальності за відсутність табелів, якщо забезпечено облік використання робочого часу в інший спосіб. Але хто не хоче мати з цим клопоту, нехай веде облік у табелі. Дійсно, навіщо винаходити велосипед, якщо він уже є під рукою.