Бухгалтерская дискуссия: обязательно ли учитывать рабочее время по табелю

В феврале 2018 года в Дискуссионном клубе «Полтава» при информационной поддержке общественной организации «Всеукраинский бухгалтерский клуб» и группы компаний «Баланс» состоялась очная дискуссия на тему: «Обязательно ли учитывать рабочее время по табелю».

Дискуссия проводилась по правилам Дискуссионного клуба «Полтава» (организатор Клуба – Александр Золотухин):

• в ней принимали участие две стороны – сторона утверждения, которую представлял Сергей Крижановский (специалист по маркетингу, дискуссионная фамилия – Эволюционер), и сторона возражения, которую представлял Александр Золотухин (консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению, дискуссионная фамилия – Кихот);
• каждая из сторон попеременно привела три аргумента в пользу защищаемой позиции. Эволюционер доказывал, что рабочее время обязательно нужно учитывать по табелю. А Кихот доказывал необязательность табеля.

Тема на сегодняшний день весьма актуальна. Ведь ч. 2 ст. 30 Закона от 24.03.95 г. № 108/95-ВР «Об оплате труда» (далее – Закон № 108) установлена обязанность собственника или уполномоченного им органа обеспечить достоверный учет выполняемой работником работы, а также бухгалтерский учет расходов на оплату труда.

Вместе с тем приказом Госкомстата от 05.12.08 г. № 489 (далее – Приказ № 489) утверждена типовая форма № П-5 «Табель учета использования рабочего времени», в которой фактически и ведется учет рабочего времени. О том, что табель является основанием для учета рабочего времени, также сказано в нескольких инструкциях Госкомстата.

Мы привели базовые основания, в соответствии с которыми применение табеля учета рабочего времени считается на практике обязательным. Действительно, табель очень удобен для учетных целей. Но обязательность его повсеместного применения – сомнительна.

Данный вопрос выясним с помощью метода дискуссии по правилам Дискуссионного клуба «Полтава».

Видео дискуссии можно просмотреть на канале Дискуссионного клуба «Полтава» на Ютубе.

А ниже – текст аргументов сторон

Первый аргумент «за»

Эволюционер: суд штрафует за отсутствие табеля, и зачем изобретать велосипед?

Согласно ч. 2 ст. 30 Закона № 108 собственник предприятия или уполномоченное лицо (подразделение) должен обеспечить достоверный учет работы, выполненной работниками, а также бухгалтерский учет расходов на оплату труда. Причем Приказом № 489 утверждена типовая форма № П-5 «Табель учета использования рабочего времени».

Существует мнение, что обязательным считается учет выполненной работником работы, а не наличие табеля, и многие специалисты утверждают, что Приказ № 489 не является нормативным актом. Тем не менее, никаких других официально утвержденных аналогов данного документа просто нет. Журнал выхода работников на работу не может заменить табель учета рабочего времени.

При рассмотрении данного вопроса также следует упомянуть еще об одной важной функции табеля учета рабочего времени – этот документ используют в составе первичного учета предприятия в части использования рабочего времени как документ, необходимый для заполнения форм государственных статистических наблюдений по труду. То есть теоретически предприятие может использовать и иную форму табеля, но в ней обязательно должны быть показатели первичного учета в части учета рабочего времени. Также под ведением табеля подразумевается наличие учета выполненной работником работы. Так зачем заново изобретать велосипед?

Несмотря на кажущуюся противоречивость в трактовке данного вопроса мы приходим к выводу, что суды на законных основаниях выносят решения о наложении штрафов на предприятия по той причине, что на них не ведутся табели учета использования рабочего времени. В этой связи есть немало судебных прецедентов.

Например, решение Кировоградского окружного административного суда от 21.06.17 г. по делу № П/811/820/17. Данное дело интересно тем, что на предприятии, ставшем объектом дела, официально не было наемных сотрудников, только один директор, который, как решил суд, должен был вести табель учета рабочего времени для себя лично.

Первый аргумент «против»

Кихот: Закон гласит об обязательности учета выполняемой работником работы, а не об обязательности ведения табеля.

Читаем внимательно ч. 2 ст. 30 Закона № 108. Там сказано, что работодатель обязан обеспечить достоверный учет выполняемой работником работы и бухгалтерский учет расходов на оплату труда в установленном порядке. То есть сказано о выполняемой работе, а не о рабочем времени. Что же это за выполняемая работа?

В ст. 97 КЗоТ сказано, что оплата труда работников осуществляется по повременной, сдельной или иным системам оплаты труда. Оплата может осуществляться по результатам индивидуальных и коллективных работ. А в ст. 90 КЗоТ говорится о расценках при сдельной оплате труда, которые должны определяться исходя из установленных разрядов работы, тарифных ставок (окладов) и норм выработки (норм времени). Следовательно, в основе учета выполняемой работы в любом случае лежат нормы времени.

Поэтому рабочее время таки следует учитывать. Кроме того, ст. 50–65 разд. IV КЗоТ предусмотрены различные ограничения использования работниками времени на выполнение работ (так называемого рабочего времени). Например, нормальная продолжительность рабочего времени работников не может превышать 40 часов в неделю (ст. 50 КЗоТ) и т. п. Ладно, мы должны учитывать выполненную работу, элементом которой является и рабочее время. Но как учитывать?

Имеем типовую форму № П-5 «Табель учета использования рабочего времени», утвержденную Приказом № 489. Иная форма документа, которым учитывается рабочее время, нормативными документами не установлена.

Вместе с тем в примечании 2 к типовой форме № П-5 сказано, что эта форма имеет рекомендованный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. При необходимости форма может быть дополнена другими показателями, необходимыми для учета на предприятии. То есть эта форма не обязательна.

По поводу этого аспекта в письме Госстата от 12.01.12 г. № 9/4-10/9 (далее – Письмо № 9) сказано, что типовая форма представляется как рекомендованная. Поэтому предприятие в случае необходимости имеет право применять и иную форму табеля, в то же время обязательно наличие первичного учета показателей по использованию рабочего времени.

То есть должны где-то быть отражены необходимые показатели, а как это будет сделано – в табеле или иным образом – это уже не имеет принципиального значения.

Второй аргумент «за»

Эволюционер: при проверках требуют предоставить табель, и попробуй объясни, что ты не верблюд.

Табель учета рабочего времени является одним из документов первичной учетной документации. Многофункциональность табеля стала причиной того, что редкая проверка предприятия не проходит без его предъявления. Табель – это первичный документ по зарплате. С ним связано не только вознаграждение работника, но и уплата налогов и расходы предприятия.

Также по различным вопросам табель могут истребовать представители органов внутренних дел. Если сотрудник предприятия подает документы на получение социальной помощи, то Собес имеет право требовать предоставить копию его табеля учета рабочего времени или выписку из него.

В табеле можно показать проверяющему, что сотрудник отработал норму по КЗоТу, а не работал круглосуточно весь месяц без выходных. Например, нормативная продолжительность рабочего времени работника не может превышать 40 часов в неделю согласно ст. 50 КЗоТ. Более того, желательно, чтобы работодатель учитывал также фактические отклонения от нормы рабочего времени.

Также табель учета рабочего времени необходим при визите на предприятие инспекторов по труду как незаменимый документ в отношении соблюдения правил трудового законодательства. На сегодняшний день основанием для проведения внеплановой проверки может стать даже жалоба работника, считающего, что ему неправильно начисляют зарплату. Так с чего же начнет проверку инспектор по труду при посещении предприятия? Конечно же, со штатного расписания, приказов о приеме на работу и табеля учета рабочего времени.

Кроме того, стоит обратить внимание, что в некоторых случаях предприятию может потребоваться промежуточный и дополнительный вид табелей учета рабочего времени.

Промежуточный табель – в случае увольнения работника в середине месяца, ведь бухгалтеру нужно знать, сколько рабочих дней (часов) он отработал, чтобы выполнить окончательные расчеты.

Дополнительный (уточняющий) табель за предыдущие месяцы – если оказалось, что в табеле учета за прошедшие месяцы были недостоверные данные (скажем, работник заболел в конце месяца или взял отпуск, а в табеле были проставлены рабочие дни).

Эти документы также могут быть незаменимы при возникновении трудовых споров, если сотрудник официально заявляет, что ему неправильно выдали расчет при увольнении или неправильно начислили заработную плату.

Табель необходим и на сегодняшний день – незаменим. Иначе как можно обезопасить предприятие на случай трудовых споров и прочих судебных разбирательств?

Второй аргумент «против»

Кихот: правовой статус табеля – под вопросом.

Начнем с того, что типовая форма табеля утверждена Госкомстатом. Преамбула Приказа № 489 гласит, что он издан в соответствии со ст. 4, 14, 18 Закона от 17.09.92 г. № 2614-XII «О государственной статистике» (далее – Закон № 2614), учитывая, в частности, ч. 8 ст. 19 Хозяйственного кодекса (далее – ХК).

В ст. 4 Закона № 2614 сказано, что он распространяется на органы Госстата, на респондентов, включая юридических лиц и т. п., а в ст. 14 приведены обязанности органа Госстата. В них входят, в частности, организация и проведение статистических наблюдений.

Статистическое наблюдение – это процесс сбора статистической информации по специальной программе, разработанной на основе статистической методологии. Такая методология является совокупностью научно обоснованных способов, правил и методов статистического изучения статистической информации, которые устанавливают порядок ее сбора, обработки и анализа.

В ст. 18 Закона № 2614 приведены обязанности респондентов (в т. ч. юридических лиц), к которым относится, в том числе, представление органам госстатистики информации в полном объеме по форме, предусмотренной отчетной статистической документацией, и данных бухучета. Причем состав, объемы и методология расчета показателей, указанных в отчетно-статистической документации, обязательны для всех респондентов.

В ч. 8 ст. 19 ХК сказано, что субъекты хозяйствования и т. п. должны вести первичный (оперативный) учет результатов своей работы, составлять и представлять в соответствии с требованиями закона, в частности, статистическую информацию.

Из вышесказанного следует, что предприятие обязано собирать статистическую информацию таким образом, как ему это доведено нормативными документами. Но, во-первых, в первом аргументе Кихота уже было доказано, что форма табеля считается рекомендованной. То есть собирать статистическую информацию предприятие может и иным способом.

Во-вторых, табель – это элемент статистических наблюдений, поэтому непосредственного отношения к КЗоТу и Закона № 108 он не имеет. По этому поводу в Письме № 9 изложены следующие тезисы:

• табель необходим для проведения государственных статистических наблюдений, а именно для составления форм наблюдений по труду;
• он рекомендован для применения;
• на практике табель используется также для иных целей.

Причем срок хранения табелей использования рабочего времени – всего-навсего один год, о чем сказано в п. 408 Перечня, утвержденного приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее – Перечень № 578/5). И это свидетельствует о небольшой ценности данного документа. Правда, если он составляется на работников, задействованных на работах с вредными условиями труда, а также на граждан, пострадавших в результате Чернобыльской катастрофы, то срок его хранения – 75 лет (п. 445, 685 Перечня № 578/5).

Третий аргумент «за»

Эволюционер: табель отлично выполняет свою функцию учета рабочего времени.

Как показали предыдущие аргументы, табель учета использования рабочего времени не идеален, тем не менее он достаточно удобен и функционален. Причем не только как отчетный документ, но и как документ, фиксирующий данные, необходимые для самого предприятия.

Первичный документ может быть разработан предприятием, но каким образом вы подсчитаете часы, отработанные за месяц? Зачем что-то придумывать, если уже есть готовая форма?

В документе по начислению зарплаты вы можете поставить, что отработали 168 часов. Но как эти часы были распределены по дням? Даже если вы работали трое суток подряд. Конечно, если на предприятии один сотрудник и он же – директор, то все это формальность, необходимая для отчетности.

Но если на предприятии работает много сотрудников, то табель – это уже незаменимый инструмент контроля. Ведь контроль соответствия нормативных и фактических часов необходим.

Зарплата начисляется на основании табеля. Его можно назвать как угодно, но его форма удобна и ясна. Даже если на предприятии работает один человек, то отправной точкой для начисления зарплаты должен быть документ, в котором показаны отработанные дни и часы.

Табель нужен как первостепенный документ, на основании которого начисляется зарплата. Ведь не у всех по умолчанию рабочий день с 9.00 до 18.00, а суббота и воскресенье – выходной. У кого-то он может составлять 4 часа в день, у кого-то суббота – рабочая. А нормы рабочего времени также видны в табеле: если превышение, то начисляют по двойному тарифу. И короткие дни перед праздничными днями также по табелю видны – нужно, чтобы стояло 7 часов, а не 8. Любой учет ведется на основании неких правил и логики, которые отражены и в данной форме. Табель учета рабочего времени позволит избежать лишних ошибок и перерасчетов.

Также он необходим для правильности начисления ЕСВ на зарплату работающих неполное рабочее время или получающих зарплату в размере, меньше минимальной. Также он необходим для инспекторов по труду – в части проверки соблюдения трудового законодательства. Табель подтверждает факт начала работы новопринятых работников и дает возможность проверить правильность подачи работодателем Уведомления о приеме работника на работу в соответствии с постановлением КМУ от 17.06.15 г. № 413 «О порядке уведомления Государственной фискальной службы и ее территориальных органов о приеме работника на работу».

Третий аргумент «против»

Кихот: альтернативные системы учета рабочего времени.

В первых моих двух аргументах уже было установлено, что форма табеля является рекомендованной, а не обязательной. Причем смысл имеет получение соответствующей статистической и прочей (например, бухгалтерской) информации. А в какой форме это будет сделано, это уже дело второстепенное, подчиненное. Следовательно, мы можем собрать такую информацию и с помощью иной формы. И выполним требования как Закона № 108, так и нормативных документов в области статистики.

Например, предприятие может учитывать рабочее время по методу отклонений. То есть, если работники фактически отрабатывают норму рабочего времени, никакие записи не ведутся. В конце месяца в расчетные ведомости по начислению зарплаты вносится фактически отработанное количество времени, которое соответствует нормативным показателям. Если же есть какие-то отклонения, их документируют – месячным отчетом, актом, журналом, книгой и т. п. И вносят отклонение в расчетную ведомость.

Данный метод подобен инвентаризационному методу учета запасов, когда выбытие запасов отдельно не документируется, а только на конец периода проводится инвентаризация и определяются остатки запасов. Количество выбывших запасов определяется как остаток на начало плюс поступления за месяц минус остаток на конец. Такой метод уменьшает документооборот и облегчает учет.

То же и с учетом рабочего времени. Неиспользование табеля при определенных условиях значительно упрощает учет. Другой аналог упрощения – бухгалтерский учет субъектов малого предпринимательства в соответствии с П(С)БО 25 или упрощенная система налогообложения.

Поэтому бестабельный учет подойдет, прежде всего, предприятиям с небольшим количеством работников, когда все они – на виду. Например, один директор. Зачем директору самому на себя писать табель? И это при том, что время работы директора всегда не нормировано, да и никто его не отслеживает. Достаточно записать количество отработанного времени в расчетную ведомость. Такие данные и будут информацией об отработанном времени. Абсолютно так же, если работников несколько: все на виду, поэтому нет необходимости в дополнительной процедуре табелирования.

Выводы по результатам дискуссии

Эволюционер: итог аргументов в пользу того, что учитывать рабочее время по табелю – обязательно.

1. Суд штрафует за отсутствие табеля, и зачем изобретать велосипед?

2. При проверках требуют предоставить табель, и попробуй объясни, что ты не верблюд.

3. Табель отлично выполняет свою функцию учета рабочего времени.

Кихот: итог аргументов в пользу того, что учитывать рабочее время по табелю не обязательно.

1. Закон гласит об обязательности учета выполняемой работником работы, а не об обязательности ведения табеля.

2. Правовой статус табеля под вопросом.

3. Возможно использование альтернативных систем учета рабочего времени.

ОБЩИЙ ИТОГ ДИСКУССИИ

Первое, что нужно понять: обязательным считается учет выполняемой работниками работы, один из элементов которой – рабочее время. Поэтому субъект хозяйствования – работодатель должен учитывать рабочее время. Каким образом он это делает – это уже вопрос производный, второстепенный, неосновной.

С другой стороны, есть утвержденная типовая форма табеля учета использования рабочего времени. Эта форма, как сказано в приказе, которым она утверждена, является рекомендованной. Причем ее прямое назначение – для проведения статистических наблюдений. Конечно, на практике она применяется и для иных целей, например для начисления зарплаты, бухгалтерского учета, надзора за соблюдением норм трудового законодательства. Хотя обязательность применения табеля с этой целью действующее законодательство не устанавливает. Вместо табеля предприятие может учитывать рабочее время иным способом. Например, применять метод учета отклонений.

Все вышеизложенное означает, что субъекта хозяйствования не могут привлечь к ответственности за отсутствие табелей, если учет использования рабочего времени обеспечен иным способом. Но кто не желает иметь с этим хлопот, пусть ведет учет в табеле. Действительно, зачем изобретать велосипед, если он уже есть под рукой.