Затверджуємо графік відпусток на новий рік

Завершуємо рік: головні справи бухгалтера

Акценти цієї статті:

• чи зобов’язаний роботодавець складати графік відпусток;
• які категорії працівників повинні бути включені до графіка відпусток;
• які правила треба дотримувати при складанні графіка відпусток.

Графік відпусток затверджується з метою забезпечення нормального виробничого процесу, адже в цьому документі фіксуються періоди виходу у відпустку працівників. Звичайно, у сучасних умовах не завжди вдається чітко дотримуватися графіка відпусток. За необхідності та з відома роботодавця співробітник може відхилитися від графіка і піти у відпустку в інший час, ніж це встановлено графіком. У консультації розповімо, як правильно скласти цей документ.

Запитання – відповіді

Чи обов’язково всім роботодавцям складати графік відпусток?

Так, його складають усі роботодавці (у т. ч. і підприємці). Цей обов’язок прямо закріплено в ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону від 15.11.96 р. № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон № 504). Згідно із цими нормами черговість надання відпусток працівникам визначається графіками, а конкретний час відпустки в межах строків, зазначених у графіку, узгоджується між працівником і роботодавцем.

Чи можуть покарати роботодавця за відсутність затвердженого графіка відпусток?

Так, можуть. Відсутність графіка відпусток може обернутися для роботодавців:

• притяганням до адміністративної відповідальності на підставі ч. 1 ст. 41 КУпАП у вигляді штрафу в розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн);
• накладенням фінансових санкцій за інші порушення трудового законодавства згідно з абзацом восьмим ст. 265 КЗпП у розмірі 1 мінімальної зарплати. Зараз це 5 000 грн.

Рішення про накладення штрафу за ст. 41 КУпАП приймає виключно суд. В органів Держпраці немає таких повноважень, вони тільки складають протокол за такими порушеннями (ст. 255 КУпАП).

Фінансові санкції за порушення, зазначені в ч. 2 ст. 265 КЗпП, накладають органи Держпраці. Вони можуть прийняти рішення про притягнення суб’єкта господарювання (тобто в цілому підприємство) до відповідальності за порушення трудового законодавства за результатами проведених перевірок (як планових, так і позапланових).

Які види відпусток включаються до графіка?

До графіка відпусток обов’язково включаються такі види щорічних відпусток (ст. 10 Закону № 504):

• основна;
• додаткова за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці;
• додаткова за особливі умови праці.

За бажанням роботодавця до графіка можуть бути включені й інші види відпусток (наприклад, соціальні).

Які категорії працівників включаються до графіка відпусток?

До графіка відпусток включаються всі працівники, з якими роботодавець уклав трудовий договір, як основні, так і сумісники, тимчасові працівники.

При складанні графіка важливо пам’ятати про пільгові категорії працівників, яким належить надавати щорічну відпустку у слушний для них час. До таких належать (ч. 12 ст. 10 Закону № 504):

• особи віком до 18 років;
• особи з інвалідністю;
• жінки перед відпусткою по вагітності та пологах або після неї;
• жінки, які мають дитину віком до 15 років або дитину-інваліда;
• одинокі мати (батько), які виховують дитину без батька (матері);
• опікуни, піклувальники або інші одинокі особи, які фактично виховують одного і більше дітей віком до 15 років, що не мають батьків;
• дружини (чоловіки) військовослужбовців;
• ветерани праці та особи, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
• ветерани війни, особи, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особи, на яких поширюється дія Закону від 22.12.93 р. № 3551-XII «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту»;
• батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу.

Крім того, роботодавець за власною ініціативою може надавати відпустку у слушний час і іншим категоріям працівників. Це необхідно відобразити в колдоговорі або іншому внутрішньому документі підприємства.

Чи треба працівникові подавати заяву на щорічну основну відпустку?

Ні, не треба. Повідомляти про відпустку працівника повинен роботодавець.

Згідно із ч. 1 ст. 11 Закону № 504 роботодавець зобов’язаний повідомити працівника про початок відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленої у графіку дати. Інакше працівник має право вимагати перенесення відпустки. Оскільки порядок повідомлення працівника законодавчо не встановлено, зробити це можна шляхом видання наказу про надання відпустки, з яким працівника ознайомлюють під підпис.

Такий наказ складається або в довільній формі, або за типовою формою № П-3, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.08 р. № 489. Дані про наказ заносяться до журналу реєстрації наказів за особовим складом, а відомості про відпустку – у розд. V особової картки працівника типової форми № П-2, затвердженої наказом Держкомстату від 25.12.09 р. № 495/656.

Важливо: якщо працівник вирішив піти у відпустку в інший час, ніж установлено графіком, тоді йому треба узгоджувати це з роботодавцем. У такому разі працівник подає заяву роботодавцеві.

У які строки затверджується графік відпусток?

Строки затвердження графіка відпусток офіційно не встановлено. У цьому питанні можна орієнтуватися на Типові правила, затверджені постановою Держкомітету з праці та соціальних питань СРСР від 20.06.84 р. № 213 (далі – Типові правила № 213). Але, оскільки вони носять рекомендаційний характер, зазначену в них дату можна взяти за основу. Проте кожне підприємство має право самостійно визначити для себе граничний строк складання цього документа.

Відповідно до п. 20 Типових правил № 213 графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року. Протягом року до нього можуть вноситися зміни у зв’язку з перенесенням відпусток.

Які основні правила необхідно дотримувати при складанні графіка?

При роботі над графіком треба виконувати ряд правил, установлених Законом № 504. Назвемо основні.

1. Щорічну відпустку, тривалість якої 24 календарних дні (далі – к. д.), можна брати частинами, але її основна безперервна частина повинна складати не менше 14 к. д. (ст. 12).
2. Святкові або неробочі дні не враховуються при визначенні тривалості щорічної відпустки (ст. 5).
3. Загальна тривалість щорічних основної та додаткової відпусток не може перевищувати 59 к. д., а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, – 69 к. д. (ст. 10).
4. Стаж, що дає право на відпустку, обчислюється на підставі ст. 9.
5. Щорічні основна та додаткова відпустки повної тривалості в перший рік роботи можуть бути надані працівникові після закінчення 6 місяців безперервної роботи на даному підприємстві (ст. 10). Виняток: неповнолітні особи; особи з інвалідністю; жінки перед або після декретної відпустки; жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років. Узяти відпустку авансом, тобто до закінчення 6 місяців, можуть і інші працівники, але її тривалість розраховується пропорційно до відпрацьованого часу.
6. Заборонено не надавати щорічну відпустку більше двох років поспіль (ч. 5 ст. 11).
7. Сумісники мають право на відпустку, як і основні працівники.

У якій формі складається графік відпусток?

Типова форма графіка відпусток не встановлена, тому кожний роботодавець може самостійно розробити його форму (лист Мінсоцполітики від 29.07.15 р. № 191/10/136-15). При цьому графік повинен містити:

• П. І. Б., посади всіх працівників, яким належить відпустка, і відділи, у яких вони працюють;
• період надання відпустки;
• місце для підпису співробітника при ознайомленні з наказом;
• підпис уповноваженої особи підприємства (фізосіб-підприємців).

Графік затверджується власником або уповноваженим ним органом (наприклад, директором підприємства), узгоджується із профспілкою або іншим уповноваженим трудовим колективом органом (за наявності) і доводиться до відома всіх працівників під підпис.

Як правило, графіки відпусток спочатку складаються в кожному структурному підрозділі, а потім зводяться в єдиний графік підприємства, який і затверджується його керівником (див. зразок).

Зразок

Висновки

1. Графік відпусток обов’язково складається на кожний календарний рік. Конкретний період відпустки в межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем.
2. Графік відпусток складається в довільній формі, типова форма графіка не встановлена. Графік затверджується не пізніше 5 січня поточного робочого року. На практиці графік відпусток наступного року затверджують у грудні попереднього року.
3. Працівників слід ознайомити з графіком відпусток під підпис.