Утверждаем график отпусков на новый год

Завершаем год: главные дела бухгалтера

Акценты этой статьи:

• обязан ли работодатель составлять график отпусков;
• какие категории работников должны быть включены в график отпусков;
• какие правила надо соблюдать при составлении графика отпусков.

График отпусков утверждается в целях обеспечения нормального производственного процесса, ведь в этом документе фиксируются периоды ухода в отпуск работников. Конечно, в современных условиях не всегда удается четко придерживаться графика отпусков. При необходимости и с согласия работодателя сотрудник может отклониться от графика и пойти в отпуск в другое время, нежели это установлено графиком. В консультации расскажем, как правильно составить этот документ.

Вопросы – ответы

Обязательно ли всем работодателям составлять график отпусков?

Да, его составляют все работодатели (в т. ч. и предприниматели). Данная обязанность прямо закреплена в ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона от 15.11.96 г. № 504/96-ВР «Об отпусках» (далее – Закон № 504). Согласно этим нормам очередность предоставления отпусков работникам определяется графиками, а конкретное время отпуска в пределах сроков, указанных в графике, согласовывается между работником и работодателем.

Могут ли наказать работодателя за отсутствие утвержденного графика отпусков?

Да, могут. Отсутствие графика отпусков может обернуться для работодателей:

• привлечением к административной ответственности на основании ч. 1 ст. 41 КУоАП в виде штрафа в размере от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1 700 грн);
• наложением финансовых санкций за прочие нарушения трудового законодательства согласно абзацу восьмому ст. 265 КЗоТ в размере 1 минимальной зарплаты. Сейчас это 5 000 грн.

Решение о наложении штрафа по ст. 41 КУоАП принимает исключительно суд. У органов Гоструда нет таких полномочий, они только составляют протокол по таким нарушениям (ст. 255 КУоАП).

Финансовые санкции за нарушения, указанные в ч. 2 ст. 265 КЗоТ, налагают органы Гоструда. Они могут принять решение о привлечении субъекта хозяйствования (т. е. в целом предприятие) к ответственности за нарушение трудового законодательства по результатам проведенных проверок (как плановых, так и внеплановых).

Какие виды отпусков включаются в график?

В график отпусков обязательно включаются следующие виды ежегодных отпусков (ст. 10 Закона № 504):

• основной;
• дополнительный за работу с вредными и тяжелыми условиями труда;
• дополнительный за особые условия труда.

По желанию работодателя в график могут быть включены и другие виды отпусков (например, социальные).

Какие категории работников включаются в график отпусков?

В график отпусков включаются все работники, с которыми работодатель заключил трудовой договор, как основные, так и совместители, временные работники.

При составлении графика важно помнить о льготных категориях работников, которым положено предоставлять ежегодный отпуск в удобное для них время. К таковым относятся (ч. 12 ст. 10 Закона № 504):

• лица в возрасте до 18 лет;
• лица с инвалидностью;
• женщины перед отпуском по беременности и родам либо после него;
• женщины, имеющие ребенка в возрасте до 15 лет либо ребенка-инвалида;
• одинокие мать (отец), которые воспитывают ребенка без отца (матери);
• опекуны, попечители либо другие одинокие лица, которые фактически воспитывают одного и более детей в возрасте до 15 лет, не имеющих родителей;
• жены (мужья) военнослужащих;
• ветераны труда и лица, имеющие особые трудовые заслуги перед Родиной;
• ветераны войны, лица, имеющие особые заслуги перед Родиной, а также лица, на которых распространяется действие Закона от 22.12.93 г. № 3551-XII «О статусе ветеранов войны, гарантиях их социальной защиты»;;
• родители-воспитатели детских домов семейного типа.

Кроме того, работодатель по собственной инициативе может предоставлять отпуск в удобное время и другим категориям работников. Это необходимо отразить в колдоговоре или другом внутреннем документе предприятия.

Надо ли работнику подавать заявление на ежегодный основной отпуск?

Нет, не надо. Уведомлять об отпуске работника должен работодатель.

Согласно ч. 1 ст. 11 Закона № 504 работодатель обязан уведомить работника о начале отпуска не позднее чем за две недели до установленной в графике даты. В противном случае работник имеет право требовать переноса отпуска. Поскольку порядок уведомления работника законодательно не установлен, сделать это можно путем издания приказа о предоставлении отпуска, с которым работника знакомят под подпись.

Такой приказ составляется либо в произвольной форме, либо по типовой форме № П-3, утвержденной приказом Госкомстата от 05.12.08 г. № 489. Данные о приказе заносятся в журнал регистрации приказов по личному составу, а сведения об отпуске – в разд. V личной карточки работника типовой формы № П-2, утвержденной приказом Госкомстата от 25.12.09 г. № 495/656.

Важно: если работник решил пойти в отпуск в другое время, нежели установлено графиком, тогда ему надо согласовать это с работодателем. В таком случае работник подает заявление работодателю.

В какие сроки утверждается график отпусков?

Сроки утверждения графика отпусков официально не установлены. В этом вопросе можно ориентироваться на Типовые правила, утвержденные постановлением Госкомитета по труду и социальным вопросам СССР от 20.06.84 г. № 213 (далее – Типовые правила № 213). Но, поскольку они носят рекомендательный характер, указанную в них дату можно взять за основу. Тем не менее каждое предприятие вправе самостоятельно определить для себя предельный срок составления этого документа.

В соответствии с п. 20 Типовых правил № 213 график отпусков составляется на каждый календарный год не позднее 5 января текущего года. В течение года в него могут вноситься изменения в связи с переносом отпусков.

Какие основные правила необходимо соблюдать при составлении графика?

При работе над графиком надо выполнять ряд правил, установленных Законом № 504. Назовем основные.

1. Ежегодный отпуск, продолжительность которого 24 календарных дня (далее – к. д.), можно брать частями, но его основная непрерывная часть должна составлять не менее 14 к. д. (ст. 12).
2. Праздничные или нерабочие дни не учитываются при определении продолжительности ежегодного отпуска (ст. 5).
3. Общая продолжительность ежегодных основного и дополнительного отпусков не может превышать 59 к. д., а для работников, занятых на подземных горных работах, – 69 к. д. (ст. 10).
4. Стаж, дающий право на отпуск, исчисляется на основании ст. 9.
5. Ежегодные основной и дополнительный отпуска полной продолжительности в первый год работы могут быть предоставлены работнику по истечении 6 месяцев непрерывной работы на данном предприятии (ст. 10). Исключение: несовершеннолетние лица; лица с инвалидностью; женщины перед или после декретного отпуска; женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 15 лет. Взять отпуск авансом, то есть до истечения 6 месяцев, могут и другие работники, но его продолжительность рассчитывается пропорционально отработанному времени.
6. Запрещено не предоставлять ежегодный отпуск более двух лет подряд (ч. 5 ст. 11).
7. Совместители имеют право на отпуск, как и основные работники.

В какой форме составляется график отпусков?

Типовая форма графика отпусков не установлена, поэтому каждый работодатель может самостоятельно разработать его форму (письмо Минсоцполитики от 29.07.15 г. № 191/10/136-15). При этом график должен содержать:

• Ф. И. О., должности всех работников, которым положен отпуск, и отделы, в которых они работают;
• период предоставления отпуска;
• место для подписи сотрудника при ознакомлении с приказом;
• подпись уполномоченного лица предприятия (физлица-предпринимателя).

График утверждается собственником или уполномоченным им органом (например, директором предприятия), согласовывается с профсоюзом или другим уполномоченным трудовым коллективом органом (при наличии) и доводится до сведения всех работников под подпись.

Как правило, графики отпусков сначала составляются в каждом структурном подразделении, а потом сводятся в единый график предприятия, который и утверждается его руководителем (см. образец).

Образец

Выводы

1. График отпусков обязательно составляется на каждый календарный год. Конкретный период отпуска в пределах, установленных графиком, согласовывается между работником и работодателем.
2. График отпусков составляется в произвольной форме, типовая форма графика не установлена. График утверждается не позднее 5 января текущего рабочего года. На практике график отпусков на следующий год утверждают в декабре предыдущего года.
3. Работников следует ознакомить с графиком отпусков под подпись.