Огляд постанови правління ПФУ № 8-3: нові правила подання відомостей з трудових книжок до ПФУ

Із 15 липня 2022 року набуває чинності постанова правління ПФУ від 01.06.2022 № 8-3 (далі – Постанова № 8-3). Цією постановою вносяться зміни до Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1 (далі – Порядок № 11-1).

Розглянемо основні нововведення, які діятимуть у зв’язку з набуттям чинності Постанови № 8-3.

1. Визначено черговість подання до ПФУ відомостей про трудову діяльність (п. 2 Постанови № 8-3). Такі відомості подаються в будь-який період протягом 5 років з дня набуття чинності Закону від 05.02.2021 № 1217-IX (цей закон набув чинності 10.06.2021, тобто п’ятирічний строк минає 10.06.2026). Проте тепер у Порядку № 11-1 зазначено, що в першу чергу слід подавати відомості стосовно:

трудової діяльності осіб, яким до настання права на пенсію за віком залишилося 2 роки і менше;

трудової діяльності осіб за період до 1 липня 2000 року.

2. Уточнено технічні вимоги до передачі відомостей про трудову діяльність. Так, відомості подаються у вигляді xml-файла, структура якого наведена в додатку до Порядку № 11-1. Нагадаємо, що в електронному вигляді відомості подаються через Портал електронних послуг ПФУ.

3. Подаються скан-копії тільки заповнених сторінок трудової книжки. Уточнено п. 5 Порядку № 11-1, зміст якого на практиці викликав чимало спорів. У ньому було зазначено, що подавати потрібно всі сторінки трудової книжки, а отже, довелося б сканувати і порожні сторінки.

4. Уточнили, хто та як може подавати відомості про трудову діяльність. Тепер це може зробити (п. 4 Порядку № 11-1):

• сам працівник особисто, з’явившись з документами до органу ПФУ (а раніше подати відомості працівник міг тільки в електронному вигляді через вебпортал);
• працівник, його страхувальник (роботодавець) або ж представник страхувальника, якому делегували такі повноваження, – в електронному вигляді. Раніше про представника в Порядку № 11-1 не йшлося.

5. Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово (п. 6 Порядку № 11-1). А повторно потрібно подати відомості про трудову діяльність тільки у випадку:

• виправлення записів у трудовій книжці – якщо були виявлені неправильні або неточні записи про періоди роботи після 01.07.2000;
• створення неправильного або неточного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ.

При повторному поданні відомостей про трудову діяльність потрібно подати титульну сторінку трудової книжки і сторінки зі змінами.

6. Подання відомостей, відсутніх у реєстрі застрахованих осіб (п. 8 Порядку № 11-1). У разі відсутності відомостей про прийняття на роботу, переміщення з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу, про звільнення, відновлення на роботі, припинення/відновлення дії трудового договору, а також про присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, про принесення присяги, стажування, навчання – такі відомості подаються страхувальником або уповноваженим ним представником шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника.

У цьому випадку йдеться про ті відомості, які не потрапили до реєстру або через неточне заповнення звітності роботодавцем, або ж через те, що форма звітності взагалі не передбачає наявності цих відомостей.

Як ясно з нової норми, подати ці відомості повинен страхувальник, але в які строки це потрібно зробити, у Порядку № 11-1 не зазначено. Уважаємо, що із цього питання незабаром будуть роз’яснення від ПФУ.