Які дії роботодавця після завершення процесу оцифрування трудових книжок?

Кадрова документація

Усі відомості із трудових книжок працівників роботодавець передав у Реєстр застрахованих осіб на сайті ПФУ. Що далі він має зробити після завершення процесу оцифрування?

Нагадаємо, що 10.06.2026 закінчується період подання відомостей про трудову діяльність через вебпортал ПФУ. Адже Законом від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі – Закон № 1217), який набув чинності з 10.06.2021, передбачено п’ятирічний перехідний період для оцифрування паперових трудових книжок. І цей період закінчується 10.06.2026 (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону № 1217).

Зауважимо, що передати відомості з паперової трудової книжки може як роботодавець, так і самі працівники (застраховані особи). Детальніше про оцифрування цих відомостей див. у статті «Подання відомостей про трудову діяльність через вебпортал ПФУ: покрокові дії».

Отже, після завершення оцифрування цих даних наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис (абзац другий п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону № 1217). Проте Закон № 1217 не визначає, чи треба та як обліковувати оцифровані паперові трудові книжки.

Але якщо в роботодавця є працівники, оформлені на роботу до 2021 року, то, зберігаючи їхні паперові трудові книжки на підприємстві, він повинен був вести Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Нагадаємо, що типову форму № П-10 «Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них» затверджено наказом Мінстату від 27.10.1995 № 277.

У цій Книзі обліковувалися всі трудові книжки, які роботодавець отримував від працівників до 10.06.2021. У разі видачі працівникові паперової трудової книжки, яка зберігалася на підприємстві, він має поставити підпис у Книзі. Проте в типовій формі Книги обліку трудових книжок не враховано законодавчої норми щодо видачі працівникові трудової книжки після оцифрування, а передбачено лише видачу в разі звільнення. Зокрема, у ній є графа 12 «дата і підстава при звільненні працівника», в якій слід зазначити розпорядчий документ, на підставі якого видається трудова книжка на руки.

Отже, оскільки Законом № 1217 передбачено необхідність видачі оцифрованих трудових книжок під підпис, рекомендуємо роботодавцю видати відповідний наказ (див. зразок). З цим наказом слід ознайомити працівників під підпис. Це і буде ще одним підтвердженням роботодавця, що відомості про трудову діяльність працівників передано до Реєстру застрахованих осіб на сайт ПФУ, а паперові трудові книжки видано працівникам під підпис.

Зразок. Наказ про передання працівникам трудових книжок після оцифрування.