Каковы действия работодателя после окончания процесса оцифровки трудовых книжек?

Кадровая документация

Все сведения из трудовых книжек работников работодатель передал в Реестр застрахованных лиц на сайте ПФУ. Что дальше он должен сделать после завершения процесса оцифровки?

Напомним, что 10.06.2026 истекает период подачи сведений о трудовой деятельности через веб-портал ПФУ. Ведь Законом от 05.02.2021 № 1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины по учету трудовой деятельности работника в электронной форме» (далее – Закон № 1217), который вступил в силу с 10.06.2021, предусмотрен пятилетний переходный период для оцифровки бумажных трудовых книжек. И этот период истекает 10.06.2026 (п. 2 Заключительных и переходных положений Закона № 1217).

Заметим, что передать сведения из бумажной трудовой книжки может как работодатель, так и сами работники (застрахованные лица). Подробнее об оцифровке этих сведений см. в статье «Подача сведений о трудовой деятельности через веб-портал ПФУ: пошаговые действия».

Таким образом, после завершения оцифровки этих данных имеющиеся трудовые книжки выдаются работникам лично под подпись (абзац второй п. 2 Заключительных и переходных положений Закона № 1217). Однако Закон № 1217 не определяет, нужно ли и как учитывать оцифрованные бумажные трудовые книжки.

Но если у работодателя есть работники, оформленные на работу до 2021 года, то при хранении их бумажных трудовых книжек на предприятии он должен был вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Напомним, что типовая форма № П-10 «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним» утверждена приказом Минстата от 27.10.1995 № 277.

В этой Книге учитывались все трудовые книжки, которые работодатель получал от работников до 10.06.2021. В случае выдачи работнику бумажной трудовой книжки, которая хранилась на предприятии, он должен поставить подпись в Книге. Однако в типовой форме Книги учета трудовых книжек не учтена законодательная норма о выдаче работнику трудовой книжки после оцифровки, а предусмотрена только выдача при увольнении. В частности, в ней есть графа 12 «дата і підстава при звільненні працівника», в которой следует указать распорядительный документ, на основании которого выдается трудовая книжка на руки.

Таким образом, поскольку Законом № 1217 предусмотрена необходимость выдачи оцифрованных трудовых книжек под подпись, рекомендуем работодателю издать соответствующий приказ (см. образец). С данным приказом следует ознакомить работников под подпись. Это и будет еще одним подтверждением работодателя, что сведения о трудовой деятельности работников переданы в Реестр застрахованных лиц на сайт ПФУ, а бумажные трудовые книжки выданы работникам под подпись.

Образец. Приказ о передаче работникам трудовых книжек после оцифровки.