Витрата коштів працівника на госппотреби: оформлення та відшкодування

Із цієї статті ви дізнаєтеся про:

• правові основи відшкодування працівнику власних коштів, витрачених на госппотреби підприємства;
• документальне забезпечення цього процесу;
• порядок та строки звітування працівника за витрачені на госппотреби кошти;
• нормативні вимоги щодо відшкодування працівнику витрат, понесених власним коштом.

Серед питань, що надходять до редакції, непоодинокими є й ті, що стосуються порядку відшкодування та бухобліку витрат, здійснених за рахунок власних коштів працівника (власника), зокрема, на відрядні потреби, придбання різноманітних товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) і оплату послуг в інтересах підприємства. Річ у тім, що відносини між сторонами (підприємством та працівником) у таких господарських операціях можуть підпадати під регулювання як трудового, так і цивільного законодавства.

Як правильно оформлюються такі правовідносини, який граничний строк для погашення заборгованості підприємства перед працівником, які обмеження слід урахувати? Про це йтиметься далі.

Трудові відносини між найманими працівниками та роботодавцями регулюються КЗпП. Цей нормативний документ містить положення щодо гарантій компенсацій для працівників (гл. VIII): на час виконання державних та громадських обов’язків, у разі переїзду на роботу в іншу місцевість, службових відряджень, направлення працівників на підвищення кваліфікації та ін. І ні слова в ньому – про відшкодування працівнику витрат на придбання для підприємства за власний кошт деяких товарів (робіт, послуг), хоча така ситуація є досить поширеною на практиці і знайома багатьом фермерським господарствам. Адже трудове законодавство не передбачає для роботодавця можливості зобов’язати працівника здійснювати будь-які витрати за свій рахунок. Водночас до кола трудових обов’язків працівника (за трудовим договором, посадовою інструкцією) може входити закупівля товарів (робіт, послуг) для підприємства.

У таких випадках слід звертатися до норм цивільного законодавства (ч. 1 ст. 9 Цивільного кодексу, далі – ЦК). Порядок відшкодування підприємством витрат, понесених працівником у господарських інтересах, передбачають норми ЦК. Зокрема: