Расходование средств работника на хознужды: оформление и возмещение

Из данной статьи вы узнаете:

• о правовых основах возмещения работнику собственных средств, израсходованных на хознужды предприятия;
• документальном обеспечении этого процесса;
• порядке и сроках отчетности работника об израсходованных на хознужды средствах;
• нормативных требованиях по возмещению работнику расходов, понесенных за свой счет.

Среди вопросов, поступающих в редакцию, неединичны и касающиеся порядка возмещения и бухучета расходов, осуществленных за счет собственных средств работника (собственника), в частности, в связи с командировкой, приобретением разнообразных товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и оплатой услуг в пользу предприятия. Дело в том, что отношения между сторонами (предприятием и работником) в таких хозяйственных операциях могут подпадать под регулирование как трудового, так и гражданского законодательства.

Как правильно оформляются такие правоотношения, каков предельный срок для погашения задолженности предприятия перед работником, какие ограничения следует учесть? Об этом поговорим далее.

Трудовые отношения между наемными работниками и работодателями регулируются КЗоТом. Данный нормативный документ содержит положения о гарантиях компенсаций для работников (гл. VIII): на время выполнения государственных и общественных обязанностей, при переезде на работу в другую местность, служебных командировках, направлении работников на повышение квалификации и др. И ни слова в нем – о возмещении работнику расходов на приобретение для предприятия за счет своих средств некоторых товаров (работ, услуг), хотя такая ситуация довольно распространена на практике и знакома многим фермерским хозяйствам. Ведь трудовое законодательство не предусматривает для работодателя возможности обязать работника осуществлять какие-либо расходы за свой счет. В то же время в круг трудовых обязанностей работника (по трудовому договору, должностной инструкции) может входить закупка товаров (работ, услуг) для предприятия.

В таких случаях следует обращаться к нормам гражданского законодательства (ч. 1 ст. 9 Гражданского кодекса, далее – ГК). Порядок возмещения предприятием расходов, понесенных работником в хозяйственных интересах, предусматривают нормы ГК. В частности: