Составляем приказ о проведении корпоратива

Новогодние подарки работникам и их детям: документирование и учет
Новогодние подарки и корпоратив: облагаем НДС и налогом на прибыль
Как правильно составить приказ о предоставлении новогодних подарков
Праздники и подарки к новому году: налогообложение доходов

Акценты этой статьи:

• какие праздники относятся к корпоративным;
• требования к содержанию приказа о проведении корпоративного мероприятия и его образец;
• какие документы следует подготовить после принятия приказа.

Основное о корпоративе

Корпоративный праздник на работе приятнее всего – накрывает стол компания, а работники должны только присутствовать и веселиться.

К корпоративным можно отнести:

• государственные праздники – Новый год, Рождество, 8 Марта, Пасху, День независимости и т. п.;
• личные праздники компании – ее день рождения, достижения, полученные отличия или награды и т. п.

Корпоративное мероприятие обычно проводится для сотрудников за счет работодателя. Такие расходы называют корпоративными. Сколько средств выделить, предприятие решает самостоятельно. Это зависит от финансовых возможностей и повода для празднования.

Чтобы бухгалтер мог легко справиться с такими расходами, нужно позаботиться о надлежащем оформлении документов для корпоративного празднования. Основным является внутренний распорядительный документ – приказ о проведении корпоративного мероприятия (далее – приказ).

Сейчас все готовятся к празднованию Нового года, так что об этом приказе и поговорим. Расскажем, как оформить приказ и для наглядности приведем его образец.

Требования к наполнению приказа

Требования к содержанию приказа частное предприятие может определять самостоятельно. Ведь частному сектору предоставляется право разработать собственные инструкции по делопроизводству, где устанавливается единый порядок создания документов и работы с ними на предприятии/ в учреждении/организации, требования к созданию внутренних документов, приказов.

В настоящее время действует Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти, утвержденная постановлением КМУ от 17.01.18 г. № 55 (далее – Типовая инструкция № 55). Однако соблюдать ее требования должны только органы исполнительной власти.

На основании Типовой инструкции № 55 сформулируем основные правила, которые следует соблюдать, подготавливая приказ.

Правило 1. Проект приказа подготавливается и подается структурным подразделением по поручению руководителя учреждения или по собственной инициативе (п. 81). Поэтому подготовить проект может кадровик, бухгалтер или собственно руководитель (если больше никому), а подписывать его будет руководитель. На обратной стороне листа приказа должны стоять визы (подписи) работника, создавшего документ, руководителя его структурного подразделения, руководителя службы делопроизводства и других задействованных лиц.

Правило 2. Приказ оформляется на бланке приказа (п. 87). То есть для приказов может быть разработан отдельный бланк. Впрочем, использование одного бланка предприятия для всех документов (писем, приказов и т. п.) не является ошибкой. Содержание приказа кратко излагается в заглавии, которое начинается с предлога «О» и составляется с помощью отглагольного существительного (например, «Об утверждении», «О вводе», «О создании») или существительного (например, «Об итогах», «О мерах»).

Правило 3. В преамбуле нужно указать цель (например, празднование Нового года, 10-летия компании). Обычно эта часть начинается со слов «Во исполнение», «В целях» и т. п. (п. 89). В конце приводится слово «приказываю» (если издается распоряжение, то «обязываю»), которое печатается жирным шрифтом и после которого ставится двоеточие.

Правило 4. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. По наполнению они должны указывать определенное действие или задачу со сроком выполнения и ответственными лицами (п. 90). Здесь, например, следует привести список лиц или структурное подразделение, которое отвечает за подготовку корпоратива, дату и место проведения мероприятия. В частности: «Отделу кадров поручается осуществить подготовку корпоратива СООО «Радуга» в честь празднования Нового года до 27.12.18 г. Дата празднования – 28.12.18 г. в ресторане «Уют».

Правило 5. Все причастные к исполнению данного приказа структурные подразделения и работники должны ознакомиться с ним под подпись. Для этого на первом экземпляре приказа или на специальном бланке проставляются подписи лиц с указанием даты ознакомления (п. 100).

Приведем образец приказа.

Таким образом, после издания приказа составляются:

• план (программа) проведения новогоднего мероприятия в произвольной форме, в котором приводится перечень запланированных мероприятий, дата и место проведения, ответственные лица;
• смета расходов;
• отчет о фактических расходах. После завершения мероприятия (в установленный приказом срок) ответственные лица должны отчитаться о фактически израсходованных средствах и подать в бухгалтерию первичные документы.

Выводы

Приказ о проведении корпоративного мероприятия является основным документом, который подтверждает расходы предприятия на празднование. Поэтому его нужно надлежащим образом оформлять. Приказ визируется работником, который его создал, руководителем его структурного подразделения, бухгалтером и, по необходимости, другими руководителями (подразделение по вопросам предотвращения и выявления коррупции, юридический отдел и т. п.). То есть все причастные к выполнению приказа работники должны быть ознакомлены с ним под подпись.

После издания приказа ответственные лица составляют план проведения мероприятия, смету расходов и отчет о фактических расходах.